Urejanje vaših sporočil Outlook 2007

Nihče več ne dobi niti malo e-pošte. Če prejmete eno sporočilo, jih dobite na tono. Na srečo vam Outlook 2007 ponuja cel kup različnih načinov, kako urediti to zmešnjavo sporočil, tako da imate možnost, da ugotovite, kaj je pomembno in kaj lahko počaka.

Ko je Outlook nastavljen tako, da prikaže podokno za branje na desni strani zaslona (izberite Pogled –> Podokno za branje –> Desno), na vrhu seznama sporočil vidite dva gumba:

• Gumb Urejeno po: ta skrajni levi gumb opisuje sistem, ki ga Outlook uporablja za organiziranje vaših sporočil.

• Gumb Podrobnosti: na desni strani gumba Urejeno je še en gumb z oznako, ki ponuja nekaj podrobnosti o ureditvi, ki jo Outlook trenutno uporablja. (Na primer, če so vaša sporočila trenutno razvrščena po datumu, gumb na desni pravi Najnovejše na vrhu ali Najstarejše na vrhu.)

Če želite spremeniti način, kako Outlook razporedi vaša sporočila, preprosto kliknite gumb Urejeno, da odprete meni bližnjic z vsemi ureditvami, ki jih lahko uporabite.

To so dogovori, ki jih Outlook ponuja:

• Datum: najpogostejši način organiziranja sporočil je po datumu. Ko prvič nastavite Outlook, bodo vaša sporočila urejena tako. Kliknite gumb na desni, da preklapljate med najnovejšimi sporočili na vrhu in najstarejšimi na vrhu.

• Pogovor: Ta ureditev združuje sporočila iste teme. Če ste z nekom izmenjali vrsto sporočil o določenem projektu ali ideji, lahko izberete razporeditev pogovora, da sledite niti pogovora.

• Od: kot morda ugibate, ta ureditev organizira vašo zbirko sporočil glede na osebo, od katere je bilo sporočilo poslano.

• Za: večina sporočil, ki jih prejmete, je naslovljenih na vas, vendar ne vedno. Včasih prejmete sporočila, naslovljena na seznam oseb, zato vaše ime ni prikazano v vrstici Za v sporočilu. Ta razporeditev ločuje vaša sporočila glede na to, ali je vaše ime v vrstici Za vsakega sporočila.

• Mapa: ko si ogledujete sporočila v mapi Iskanja, se sporočila, ki si jih ogledujete, morda dejansko nahajajo v različnih mapah. Če želite natančno vedeti, v kateri mapi je posamezno sporočilo, uporabite razporeditev map.

• Ko si ogledujete mapo Prejeto, razporeditev map ni na voljo; to je samo za iskalne mape.

• Velikost: nekatera e-poštna sporočila vključujejo fotografije, glasbo in vse vrste težkih datotek, ki lahko res zamašijo e-poštne strežnike vašega podjetja. Ko vas skrbnik sistema pozove, da zmanjšate svojo mapo »Prejeto«, uporabite to funkcijo, da prepoznate in izbrišete sporočila, ki imajo največjo težo.

• Zadeva: Ta razporeditev združuje sporočila z isto zadevo.

• Vrsta: ni vsak predmet, ki prispe v vaš nabiralnik, preprosto sporočilo; lahko prejmete tudi vabila na sestanke, zahteve za opravila in vse vrste drugih predmetov. Ko želite ločiti sporočila od zahtev za sestanek, preklopite na razporeditev vrste.

• Priloga: Ko greste v mapo Prejeto, morda ne iščete sporočila, morda iščete prilogo. Razporeditev sporočil po prilogah vam omogoča, da najprej pregledate najverjetnejše osumljence.

• E-poštni računi: včasih želite vedeti, katero sporočilo je prišlo s katerega naslova ali katera sporočila ste poslali na določen naslov. S to ureditvijo vam Outlook prikaže samo sporočila iz računov, ki vas zanimajo.

• Če želite videti samo sporočila, poslana na en naslov, izberite ureditev E-poštnih računov in nato kliknite znak minus (–) poleg imen računov, ki jih ne želite videti.

• Pomen: Ko morate najprej videti sporočila, označena z veliko pomembnostjo, uporabite to ureditev.

• Kategorije: Kateremu sporočilu, ki ga pošljete, lahko dodelite kategorije, včasih pa lahko drugi ljudje dodelijo kategorije sporočilom, ki vam jih pošljejo. Če želite videti, katero sporočilo spada v katero kategorijo, uporabite razporeditev Kategorije.

• Razpoložljivost: nastavitev Razpoložljivost je za ljudi, ki uporabljajo prenosni računalnik v omrežju podjetja z Microsoft Exchange. Exchange lahko nastavite tako, da pošlje samo zadevo, datum in ime pošiljatelja za vsako e-poštno sporočilo, ne pa glavnega telesa sporočila. Dokler dejansko ne kliknete sporočila, da ga preberete, ostane preostanek sporočila nazaj v glavnem računalniku v domači pisarni. Sporočila, do katerih lahko dostopate v celoti, se štejejo za razpoložljiva.