Urejanje vaše e-pošte v Outlooku 2003

Nihče več ne dobi niti malo e-pošte. Če prejmete eno sporočilo, jih dobite na tono. Na srečo vam Outlook ponuja cel kup različnih načinov, kako urediti to zmešnjavo sporočil, tako da imate možnost, da ugotovite, kaj je pomembno in kaj lahko počaka.

Ko je Outlook nastavljen za prikaz podokna za branje na desni strani zaslona, ​​boste na vrhu seznama sporočil videli dva gumba. Skrajni levi gumb ima oznako, ki pravi nekaj takega kot »Urejeno po: datumu«. Gumb Urejeno opisuje sistem, ki ga Outlook uporablja za organiziranje vaših sporočil. Desno od gumba Urejeno je še en gumb z oznako, ki ponuja nekaj podrobnosti o ureditvi, ki jo Outlook trenutno uporablja. (Na primer, če so vaša sporočila trenutno razvrščena po datumu, bo gumb na desni pisal bodisi »Najnovejše na vrhu« ali »Najstarejše na vrhu.«)

Če želite spremeniti način, kako Outlook razporeja vaša sporočila, preprosto kliknite gumb Urejeno, da odprete meni bližnjic z vsemi ureditvami, ki jih lahko uporabite. To so dogovori, ki jih Outlook ponuja:

• Datum: najpogostejši način organiziranja sporočil je po datumu. Ko prvič nastavite Outlook, bodo vaša sporočila urejena tako. Kliknite gumb na desni, da preklapljate med najnovejšimi sporočili na vrhu in najstarejšimi na vrhu.

• Pogovor: Ta ureditev združuje sporočila iste teme. Če ste z nekom izmenjali vrsto sporočil o določenem projektu ali ideji, lahko izberete razporeditev pogovora, da sledite niti pogovora.

• Od: kot morda ugibate, ta ureditev organizira vašo zbirko sporočil glede na osebo, od katere je bilo sporočilo poslano. Izbira razporeda From je nekoliko hitrejša kot nastavitev iskalne mape, vendar je včasih iskalna mapa še vedno najboljši način za sledenje sporočil določenih pomembnih oseb.

• Za: večina sporočil, ki jih prejmete, je naslovljenih na vas, vendar ne vedno. Včasih prejmete sporočila, naslovljena na seznam oseb, zato vaše ime ni prikazano v vrstici Za v sporočilu. Ta razporeditev ločuje vaša sporočila glede na to, ali je vaše ime v vrstici Za vsakega sporočila.

• Mapa: ko si ogledujete sporočila v iskalni mapi, se lahko sporočila, ki si jih ogledujete, dejansko nahajajo v različnih mapah. Če želite natančno vedeti, v kateri mapi je posamezno sporočilo, uporabite razporeditev map. Ko si ogledujete mapo Prejeto, razporeditev map ni na voljo; to je samo za iskalne mape.

• Velikost: Vsi vedo, da velikost ni pomembna; je čustvo tisto, ki šteje. No, v redu, ne vedno. Velikost je za nekatere sistemske skrbnike pomembna – in ni vedno osebna težava. Nekatera e-poštna sporočila vključujejo fotografije, glasbo in vse vrste težkih datotek, ki lahko resnično zamašijo e-poštne strežnike vašega podjetja. Ko vas skrbnik sistema pozove, da zmanjšate svojo mapo »Prejeto«, uporabite to funkcijo: prepoznajte in izbrišite sporočila, ki imajo največjo težo.

• Zadeva: Ta ureditev je podobna ureditvi pogovora, le da ne sledi niti pogovora, ampak samo združuje sporočila z isto zadevo.

• Vrsta: ni vsak predmet, ki prispe v vaš nabiralnik, preprosto sporočilo; lahko prejmete tudi vabila na sestanke, zahteve za opravila in vse vrste drugih predmetov. Ko želite ločiti sporočila od zahtev za sestanek, preklopite na razporeditev vrste, tako da se najbolj zanimiva sporočila dvignejo na vrh seznama.

• Označi: Ko označite sporočilo, se verjetno nameravate vrniti nanj. Ta ureditev postavi označena sporočila na vrh seznama in neoznačena na dno. Če uporabljate več različnih barv zastave, se ta razporeditev razvrsti tudi glede na barvo zastave.

• Priloga: Ko greste v mapo Prejeto, morda ne iščete sporočila, morda iščete prilogo. Razporeditev sporočil po prilogah vam omogoča, da najprej pregledate verjetne osumljence.

• E-poštni računi: Outlook lahko nastavite tako, da zbira e-pošto z več različnih e-poštnih naslovov. Včasih želite vedeti, s katerega od teh naslovov je prišlo sporočilo, ali samo pogledati sporočila, poslana na enega od teh naslovov. Če želite videti samo sporočila, poslana na en naslov, izberite ureditev E-poštnih računov in nato kliknite minus (–) poleg imen računov, ki jih ne želite videti. S to ureditvijo vam Outlook prikaže samo sporočila iz računov, ki vas zanimajo.

• Pomembnost: Najprej je treba najprej - poznate pregovor. Ko morate najprej videti sporočila, označena z veliko pomembnostjo, je to ureditev, ki jo želite uporabiti.

• Kategorije: kateremu koli sporočilu, ki ga pošljete, lahko dodelite kategorije, včasih pa lahko drugi ljudje dodelijo kategorije sporočilom, ki vam jih pošljejo. Če želite videti, katero sporočilo spada v katero kategorijo, uporabite razporeditev Kategorije.

Gumb Razporedi se prikaže na vrhu seznama sporočil samo, če je podokno za branje nastavljeno tako, da se prikaže na desni strani zaslona. Podokno za branje lahko vklopite tako, da izberete Pogled –> Podokno za branje –> Desno. Če želite razporediti sporočila, ko je podokno za branje izklopljeno, izberite Pogled –> Razporedi po, da si ogledate seznam ureditev in nato izberite želeno.