Upravljajte vsebino z nabori dokumentov SharePoint Online

V SharePoint Online, enem od naborov izdelkov Microsoft Office 365, vam nabor dokumentov omogoča združevanje dokumentov v skupine na podlagi nekaterih meril in nato delo s skupino dokumentov kot eno entiteto.

Na primer, morda imate projekt, na katerem delate za trženje, in projekt, na katerem delate za računovodstvo. Svoje tržne dokumente lahko združite skupaj in združite svoje računovodske dokumente. Nato lahko z računovodskimi ali tržnimi dokumenti sodelujete kot ena skupina in ne posamezno.

Z uporabo naborov dokumentov lahko hkrati pošljete vse svoje trženjske dokumente skozi potek dela v paketu ali pa si ogledate različice za vse dokumente kot nabor v določenem trenutku.

Če želite začeti uporabljati nabore dokumentov, morate najprej aktivirati funkcijo za svojo zbirko spletnih mest. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

Kliknite gumb Dejanja spletnega mesta in nato Nastavitve spletnega mesta.

Prikaže se stran z nastavitvami spletnega mesta, ki prikazuje vse nastavitve za to določeno SharePointovo spletno mesto.

Pojdite na skupino Skrbništvo zbirke mest in kliknite povezavo Funkcije zbirke mest.

Prikaže se stran s funkcijami za to posebno zbirko mest.

Kliknite gumb Aktiviraj poleg funkcije Nabori dokumentov.

Ko je funkcija Nabori dokumentov aktivirana, lahko dodate funkcionalnost v katero koli knjižnico. Nabor dokumentov ima obliko vrste vsebine v SharePointu. Vrsta vsebine je združevanje polj metapodatkov v eno skupino. Morda imate na primer recept, ki ima vrsto vsebine, ki vključuje metapodatke, kot so sestavine, čas kuhanja in zahtevane začimbe.

Vrsta vsebine nabora dokumentov SharePoint vključuje vse funkcije, potrebne za združevanje več dokumentov v eno entiteto.

Pogosta knjižnica dokumentov v SharePointu je knjižnica dokumentov v skupni rabi. Funkcijo nabora dokumentov lahko dodate v knjižnico dokumentov v skupni rabi, tako da sledite tem korakom:

Pomaknite se do knjižnice, v katero želite dodati funkcionalnost naborov dokumentov.

Kliknite gumb Nastavitve knjižnice, ki se nahaja na zavihku Knjižnica.

Če želite tej knjižnici dodati vrsto vsebine, morate najprej omogočiti urejanje.

Na strani Nastavitve knjižnice kliknite povezavo Napredne nastavitve.

Prikaže se stran Napredne nastavitve, kjer lahko izvedete napredno konfiguracijo te knjižnice.

V razdelku Vrsta vsebine izberite Da, da omogočite urejanje vrst vsebine.

Kliknite V redu, da se vrnete na stran z nastavitvami knjižnice.

Upoštevajte, da se na strani, ki se zdaj imenuje Vrste vsebine, pojavi nov razdelek.

Kliknite povezavo Dodaj iz obstoječih vrst vsebine spletnega mesta, da dodate obstoječo vrsto vsebine spletnega mesta.

Izberite vrsto vsebine Nabora dokumentov, kliknite gumb Dodaj in nato kliknite V redu.

Zdaj, ko je funkcija nabora dokumentov dodana v knjižnico, lahko ustvarite nov nabor dokumentov. Če želite ustvariti nov nabor dokumentov, kliknite zavihek Dokumenti na traku in nato v spustnem meniju Nov dokument izberite Nabor dokumentov.

Nabor dokumentov se prikaže v knjižnici dokumentov v skupni rabi tako kot drug dokument. Z naborom dokumentov lahko komunicirate tako kot z enim dokumentom v knjižnici. Razlika pa je v tem, da ko kliknete na nabor dokumentov, odprete skupino dokumentov in ne en sam dokument.

Ko se odpre Nabor dokumentov, se na traku prikaže nov zavihek Nabor dokumentov. Ta zavihek vam omogoča upravljanje nabora dokumentov s funkcijami, kot so urejanje lastnosti, spreminjanje varnostnih dovoljenj, skupna raba dokumentov, zajemanje različic ali potiskanje vseh dokumentov skozi delovni tok v paketu.