Upoštevanje postavitve in oblikovanja vašega Excelovega finančnega modela

Problem, ki ga je treba rešiti, in zahtevani rezultati pogosto vplivajo na postavitev in zasnovo finančnega modela. Zato ni slaba ideja, da nekaj časa premislite o postavitvi, preden začnete. Ne samo, da se postavitev in struktura modela nanašata na logiko in funkcionalnost, ampak lahko vplivata tudi na videz in občutek vmesnika modela ter na to, kako se uporabniki pomikajo po modelu.

Ko prvič sestavljate model, boste morda imeli težave pri zavedanju, kje začeti. Ključni elementi finančnega modela so

• Vhodi ali izvorni podatki
• Dokumentacija o predpostavkah
• Izračuni
• Izhodi

Ko začnete graditi svoj model, začnite s postavitvijo vsakega od teh elementov v štiri ločene zavihke in razmislite, kaj bo v vsakem razdelku. Vsak od teh elementov jasno ločite. Čeprav bi moral vsak model vsebovati te elemente, ni vsak finančni model strukturiran na enak način. Razen če je model zelo majhen, mora biti za vsako glavno komponento modela poseben zavihek.

Strukturiranje vašega finančnega modela: kaj gre kam

Pri oblikovanju postavitve modela večina izkušenih modelarjev upošteva naslednja pravila:

• Ločite vnose, izračune in rezultate, kjer je mogoče. Jasno označite, kateri odseki modela vsebujejo vhodne podatke, izračune in rezultate. Lahko jih postavite na ločene delovne liste ali ločena mesta na en delovni list, vendar se prepričajte, da uporabnik natančno ve, čemu je vsak odsek namenjen. Barvno kodiranje lahko pomaga zagotoviti, da je vsak odsek jasno opredeljen.
• Vsak stolpec uporabite za isti namen. To je še posebej pomembno pri modelih, ki vključujejo časovne vrste. Na primer, v modelu časovne serije, če veste, da so oznake v stolpcu B, podatki enote v stolpcu C, konstantne vrednosti v stolpcu D in izračuni v stolpcu E, je pri ročnem urejanju formule veliko lažje.
• Uporabite eno formulo na vrstico ali stolpec. To je osnova načela najboljše prakse, pri katerem so formule dosledne z uporabo absolutnega, relativnega in mešanega sklicevanja. Naj bodo formule dosledne, ko so v bloku podatkov, in nikoli ne spreminjajte formule na polovici.
• Glejte levo in zgoraj. Model bi moral brati logično, kot knjiga, kar pomeni, da ga je treba brati od leve proti desni in od zgoraj navzdol. Izračuni, vhodi in izhodi naj tečejo logično, da se izognemo krožnemu sklicevanju. Zavedajte se, da lahko včasih pretok podatkov od leve proti desni ali od zgoraj navzdol nekoliko nasprotuje enostavnosti uporabe in predstavitve, zato pri načrtovanju postavitve upoštevajte zdrav razum. Če sledite tej praksi, se lahko izognete povezavam izračunov po celem listu, kar otežuje preverjanje in posodabljanje. Excel bo tudi hitreje izračunal, če boste formule zgradili na ta način, ker izračuna od leve proti desni in od zgoraj navzdol, zato ne le, da bo vašemu modelu lažje slediti, ampak bo izračunal tudi učinkoviteje.
• Uporabite več delovnih listov. Izogibajte se skušnjavi, da bi vse dali na en list. Še posebej, če so bloki izračunov enaki, uporabite ločene liste za tiste, ki jih je treba ponoviti, da se izognete potrebi po pomikanju po zaslonu.
• Vključite liste dokumentacije. Dokumentacijski list, kjer so predpostavke in izvorni podatki jasno navedeni, je kritični del vsakega finančnega modela. Naslovnega lista ne smete zamenjati z listom predpostavk. Model nikoli ne more imeti preveč dokumentacije!

Definiranje vhodnih, izračunov in izhodnih blokov za vaš finančni model

Modelarji običajno delajo od zadaj naprej, ko sestavljajo svoje modele. Izhod, ali pa del hočejo gledalec ali uporabniku, da vidi, je na sprednji strani, izračuni so na sredini, in vir podatkov in predpostavke so na hrbtni strani. Tako kot povzetek, tabla ali drugo poročilo bi moralo prvih nekaj strani vsebovati tisto, kar morajo naključni gledalci videti na prvi pogled. Če potrebujejo dodatne informacije, se lahko poglobijo v model.

Tukaj je nekaj smernic o tem, kaj bi lahko bilo vključeno na vsakem zavihku v vašem modelu:

• Naslovnica: Čeprav ni vedno priložena, naslovnica vsebuje veliko podrobnosti o modelu. Seveda naslovnica ni veliko uporabna, če jo ne posodabljate. Če se odločite vključiti naslovnico, lahko dodate podrobnosti, kot so naslednje:
  • Dnevnik sprememb in posodobitev modela z datumom, avtorjem, podrobnostmi spremembe in njihovim vplivom na izhod modela, kar lahko pomaga pri nadzoru različic
  • Namen modela in način njegove uporabe v prihodnje
  • Kdo je prvotno napisal model in na koga se obrniti z vprašanji
  • Kazalo
  • Navodila za uporabo modela
  • Zavrnitev odgovornosti glede omejitev modela, pravne odgovornosti in opozoril
  • Globalne ali ključne predpostavke, ki so sestavni del uporabe modela

    Naslovnice in strani z navodili se redko uporabljajo. Če se odločite, da ne boste vključili naslovnice, se prepričajte, da model vsebuje izrecna navodila glede delovanja, namena, predpostavk, izvornih podatkov in zavrnitve odgovornosti.

• Vnosni list: To je edino mesto, kamor je treba vnesti trdo kodirane podatke. Če je podatkov veliko, je lahko en ali več vhodnih listov, vendar je treba vhodne podatke razporediti v logične bloke.
• Listi rezultatov, povzetkov in scenarijev: ti predstavljajo končne rezultate. Lahko vsebujejo tudi spustna polja scenarijev ali polja za vnos uporabnika, ki uporabnikom modela omogočajo ustvarjanje lastnih rezultatov. Ta razdelek lahko vsebuje tudi nadzorno ploščo.
• Računski ali delovni listi: logično razdelite računske liste in jih nato znotraj vsakega lista dosledno nastavite. Če izračuni postanejo dolgi in zmedeni, jih je smiselno razdeliti na logične dele. Na primer, lahko jih razdelimo glede na vrsto storitve, stranke, finančne tabele, geografsko lokacijo ali poslovne segmente. Če so računski listi razdeljeni, poskrbite, da sta postavitev in oblikovanje čim bolj skladna na vseh listih.
• Preglednica napak: Ta list vsebuje povezave do vseh preverjanj napak v modelu. Preverjanje napak je treba izvesti v razdelku za izračun, vendar povzetek vseh preverjanj napak na eni lokaciji pomeni, da lahko modelarji, ko je model v uporabi, hitro preverijo, ali se je sprožilo katero od preverjanj napak.