Uporabite histograme za sledenje pogostosti na nadzornih ploščah Excel

Histogram je graf, ki porazdelitev parcele frekvenca v vašem Excel nadzorne plošče in poročila. A distribucija frekvence prikazuje, kako pogosto se zgodi nek dogodek ali kategorije podatkov. S histogramom lahko vizualno vidite splošno porazdelitev določenega atributa.

Ustvarite lahko histogram na podlagi formule, ki omogoča raven avtomatizacije in interaktivnosti, kar pride prav pri posodabljanju nadzornih plošč vsak mesec.

1 Preden ustvarite histogram, potrebujete tabelo, ki vsebuje vaše neobdelane podatke, in ustvarite tabelo za smeti.

Neobdelani podatki bi morali v idealnem primeru vsebovati zapise, ki predstavljajo edinstveno število za podatke, ki jih želite združiti. Na primer, tabela neobdelanih podatkov na tej sliki vsebuje edinstvene prodajne zastopnike in število prodanih enot.

Tabela bin narekuje parametre združevanja, ki se uporabljajo za razdelitev neobdelanih podatkov v skupine frekvenc. Tabela bin pove Excelu, naj vse prodajne zastopnike, ki prodajajo manj kot 5 enot, združi v prvo frekvenčno skupino, vse prodajne zastopnike, ki prodajajo od 5 do 14 enot, v drugo frekvenčno skupino itd.

Ko sestavljate tabelo bin, lahko prosto nastavite svoje lastne parametre združevanja. Vendar pa je na splošno dobro, da so vaši parametri čim bolj enakomerno razporejeni. Običajno želite svoje tabele bin končati z največjim številom v naboru podatkov. To vam omogoča, da imate čiste skupine, ki se končajo s končnim številom – ne z odprto oznako, ki je večje od.

2 V tabeli bin ustvarite nov stolpec, v katerem bodo zapisane frekvenčne formule. Poimenujte nov stolpec Frequency Formules, kot je prikazano na tej sliki.

Excelova funkcija Frekvenca šteje, kako pogosto se vrednosti pojavljajo v razponih, ki jih podate v tabeli bin.

3Izberite celice v novo ustvarjenem stolpcu in nato vnesite formulo za frekvenco, ki jo vidite na prejšnji sliki, in pritisnite Ctrl+Shift+Enter na tipkovnici.

Funkcija Frekvenca ima posebnost, ki pogosto zmede uporabnike, ki prvič uporabljajo. Funkcija Frekvenca je formula matrike — formula, ki vrne več vrednosti naenkrat. Da bi ta formula delovala pravilno, morate po vnosu formule pritisniti Ctrl+Shift+Enter na tipkovnici. Če samo pritisnete tipko Enter, ne boste dobili rezultatov, ki jih potrebujete.

Na tej točki bi morali imeti tabelo, ki prikazuje število prodajnih predstavnikov, ki sodijo v vsak vaš koš. To tabelo bi lahko začrtali, vendar bi bile oznake podatkov napačne. Za najboljše rezultate sestavite preprosto tabelo podajalnika grafikonov, ki ustvari ustrezne oznake za vsak koš. To storite v naslednjem koraku.

4Ustvarite novo tabelo, ki napaja grafikone nekoliko bolj jasno, kot je prikazano na naslednji sliki. Uporabite preprosto formulo, ki posode poveže v ustrezne nalepke. Uporabite drugo formulo, da vnesete rezultate svojih izračunov frekvence.

Na tej sliki so vidne formule v prvem zapisu tabele podajalnika grafikona. Te formule so v bistvu kopirane, da ustvarijo tabelo, primerno za grafikone.

5Uporabite novo ustvarjeno tabelo podajalnika grafikonov, da izrišete podatke v stolpčni grafikon.

Ta slika ponazarja nastali grafikon. Začetni stolpčni grafikon lahko zelo dobro uporabite kot histogram.

Če želite, da imajo histogrami presledke med podatkovnimi točkami, ste končali. Če vam je všeč neprekinjen, blokiran videz, ki ga dobite brez vrzeli med podatkovnimi točkami, sledite naslednjim korakom.

6 Z desno tipko miške kliknite kateri koli stolpec v grafikonu in izberite Oblikuj podatkovno serijo.

Prikaže se pogovorno okno Format Data Series.

7 Lastnost Gap Width prilagodite na 0%, kot je prikazano na tej sliki.

Presledki med stolpci bodo odstranjeni.