Uporaba Outlooka 2003 za sledenje zgodovine strank

Nekateri prodajalci niso vedno organizirani in včasih porabijo veliko časa za iskanje predloga ali si zapomnijo datum in predmet zadnjega telefonskega klica. Z upraviteljem poslovnih stikov (BCM) lahko vsa svoja dejanja povežete z določeno stranko in dostopate do vseh informacij iz zapisa stika. (BCM različica 2.0 je brezplačen dodatek za Outlook 2003 v izdajah Office Professional in Small Business.)

Stran Dejavnosti stikov v Outlooku vam lahko prikaže vsa dejanja, povezana s stikom. S svojimi strankami lahko povežete kateri koli dokument, nalogo, sestanek ali telefonski dnevnik sestanka in jih preberete z enim klikom. Takole:

1. Ko je kontakt s stranko odprt, izberite Dejanja, Povezava, Datoteka.

Odpre se pogovorno okno Izbira datoteke.

2. Izberite svojo datoteko, na primer Mary's Proposal 321.

3. Kliknite V redu.

Datoteka s predlogi je povezana z zapisom Mary's Contact.

Poleg povezovanja zunanjih datotek in dokumentov s svojimi stiki lahko povežete tudi Outlookove sestanke, opravila, vnose v dnevnik telefonskih klicev in e-pošto (poslana in prejeta) ter jih nato preberete na enem seznamu.

1. Ko je kontakt s stranko odprt, izberite Dejanja, Povezava, Datoteka.

Prikaže se okno Poveži elemente s stikom.

2. Izberite mapo, na primer Opravila.

3. Na seznamu Elementi opravil izberite opravilo.

4. Kliknite Uporabi.

Artikel je povezan s kontaktom vaše stranke.

Avtomatiziranje povezav do vaših stikov

Ročno povezovanje vsakega elementa s svojim stikom je dolgočasno in lahko vašemu delu doda na stotine tedenskih dejanj, zaradi česar izgubite več kot samo potrpljenje. Morda boste pozabili povezati elemente ali izgubili sled za e-pošto, opravila in sestanke, povezane z vašimi strankami. Na srečo lahko Outlook samodejno poveže elemente, povezane z vašim stikom, na naslednji način:

1. Izberite Orodja, Možnosti.

Prikaže se pogovorno okno Možnosti.

2. Kliknite Možnosti dnevnika.

Prikaže se pogovorno okno Možnosti dnevnika.

3. V seznamskem polju Samodejno beleži te elemente izberite elemente, ki jih želite povezati, vključno s sestanki z e-poštnimi sporočili, opravili in drugimi dejanji.

4. V seznamskem polju Za te stike izberite stike, ki jih želite povezati.

5. V območju z dvojnim klikom na vnos dnevnika izberite možnost Odpre postavko, na katero se sklicuje vnos dnevnika.

Časopis ima širšo uporabo kot preprosto povezavo Outlookovih elementov s stikom. Časopis lahko meri tudi čas, ki ga porabite za delo z dokumentom, ali predstavi svoje dokumente v časovnem grafikonu, ki prikazuje vsakega na datum, ko je bil uporabljen.

6. Kliknite V redu.

Vsi Outlookovi elementi, povezani z vašimi stiki, so zdaj povezani.

Branje zgodovine vaše stranke

Iskanje datotek strank v mapah vašega računalnika je lahko naporno. En Wordov dokument lahko shranite na eno mesto, Excelovo preglednico na drugo in datum zadnjega sestanka v koledarju. Vse te podatke lahko organizirate tako, da odprete samo eno stran, kar pomeni, da ne boste izgubili časa pri iskanju informacij.

Če želite prebrati zgodovino strank, sledite tem korakom:

1. Ko je kontakt odprt, kliknite zavihek Dejavnosti.

Prikaže se stran Dejavnosti. Ko v polju s seznamom Pokaži piše Vsi elementi, so navedene vse vaše dejavnosti, povezane z odprtim stikom.

2. Kliknite kateri koli element na seznamu, da odprete povezani dokument ali Outlookov element.

Informacije se prikažejo, ne da bi jih morali iskati.