Uporaba nastavitev različic v SharePointu 2016

Območje z nastavitvami različic v SharePointu 2016 vsebuje nekaj najbolj iskanih nastavitev v kateri koli aplikaciji. Nastavitve različic zajemajo večino možnosti upravljanja dokumentov ali vsebine. Vaša nova mantra za upravljanje dokumentov/vsebine je torej odobritev, preverjanje različic in odjava. To lahko poveš v spanju. Privzeto nastavitve za odobritev, izdajo različic ali zahteve za odjavo niso vklopljene na spletnem mestu ekipe.

Razlog, da je različica privzeto izklopljena, je, da zavzame veliko prostora v bazi podatkov. Vsakič, ko je ustvarjena nova različica, se baza podatkov poveča. Vendar pa je različica pomembna za vsako pravo delo, zato je priporočljivo, da jo vklopite.

Če želite, da so te možnosti omogočene, ko so vaša spletna mesta konfigurirana, razmislite o uporabi mesta za objavljanje.

Preden izberete te možnosti, se prepričajte, da poznate poslovne procese vaše ekipe. Če so dokumenti temeljito preverjeni in odobreni zunaj postopka SharePoint, morda ne boste želeli ali potrebovali nastavitev odobritve ali uveljavitve odjave. Če so vaši dokumenti slike, boste morda želeli ali pa tudi ne želite uporabiti različice, če vam različice niso pomembne in vam ni treba vrniti na starejšo različico.

Razmislite o uporabi več aplikacij knjižnice dokumentov in uporabite različne nastavitve glede na potrebe. Na primer, če imate v aplikaciji Library 100 dokumentov in resnično potrebujete samo različico in odobritev za 5 od teh dokumentov, jih je mogoče morda postaviti v aplikacijo Library z dodatno konfiguracijo.

Različice so lahko ena najbolj napačno razumljenih funkcij SharePointovega upravljanja dokumentov. Različica je koristen zaščitni mehanizem, saj se lahko po potrebi vrnete na prejšnjo različico dokumenta. Različice v SharePointu so kopije istega dokumenta v različnih intervalih med urejanjem.

Morda boste želeli v svoje poglede dodati stolpec Različice, da bodo uporabniki lahko hitro videli različico dokumenta. V nasprotnem primeru boste imeli uporabniki, ki dodajo informacije o različicah imenu ali naslovu dokumenta, kot je Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0 ali ta, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO_NOT-REVI6 -2017_ROSEMARIE-PODPISA-IZKLOP-FINAL_FINAL.

Sledite tem korakom, da uporabite ali spremenite nastavitve različic:

Kliknite povezavo Nastavitve različic na strani Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.
Razdelki strani z nastavitvami različic vključujejo odobritev vsebine, zgodovino različic dokumenta, varnost osnutka elementa in zahtevaj odjavo (samo za aplikacije knjižnice).

Nato morate izbrati, ali želite za poslane elemente zahtevati odobritev vsebine. To izberete tako, da izberete izbirni gumb Da ali Ne na strani z nastavitvami različic (do katere dostopate v 1. koraku).
Če ste izbrali Da kot odgovor na Zahtevati odobritev vsebine za predložene elemente?, lahko posamezniki z dovoljenji za odobritev elementov vedno vidijo osnutke elementov.
Elementi, ki še niso odobreni (kar pomeni, da so osnutke različice), niso vidni članom ali obiskovalcem spletnega mesta. V razdelku Varnost osnutka elementa lahko določite, kdo si želite ogledati osnutke.

V razdelku Zgodovina različic dokumenta izberite izbirni gumb, da označite, ali želite uporabiti Brez različic, Ustvari glavne različice, Ustvari glavne in manjše (osnutke) različice ali (izbirno) določite število različic, ki jih želite obdržati, tako da vnesete številko.
Privzeto za aplikacijo Seznam ali knjižnica je Brez različic. Izberete lahko glavne različice (1.0, 2.0., 3.0 in tako naprej) ali glavne in manjše različice (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 in tako naprej). Izbira ene od zadnjih dveh možnosti vam omogoča, da določite omejitev števila različic vsake vrste z vnosom številke do 10.000.

Izberite, kdo lahko vidi osnutke elementov, tako da v razdelku Varnost osnutka elementa izberete izbirni gumb Varnost osnutka.
Ta razdelek je onemogočen, razen če dovolite manjše (osnutke) različice ali zahtevate odobritev vsebine vaših dokumentov ali elementov seznama. Tu so tri možnosti za to, kdo lahko vidi osnutke elementov – kateri koli uporabnik, ki lahko bere elemente, samo uporabniki, ki lahko urejajo elemente, ali samo uporabniki, ki lahko odobrijo (in avtor).

Določite, ali želite zahtevati odjavo za uporabnike, ki urejajo dokumente, tako da izberete izbirni gumb Da ali Ne.
Čeprav je včasih lahko težava, ki zahteva odjavo, je še en dober varnostni mehanizem, ki zagotavlja, da drugi uporabniki ne vidijo dokumenta v sredini spreminjanja ali imajo več uporabnikov, ki urejajo hkrati (zadnje shranjevanje zmaga).
Razmislite o dodajanju stolpca Odjavljeno v svoje poglede, da bodo uporabniki lahko hitro videli, kdo ima odjavljen element.

Kliknite V redu ali Prekliči.

Če kliknete V redu, se uporabijo vaše nastavitve različic. Pojdi jih preizkusi!

Ko si ogledujete dokumente v aplikaciji Library, lahko kliknete tritočko, da prikažete kontekstni meni. Ta meni omogoča urejevalniku dokumenta, da preveri/preveri dokument, odobri, sproži potek dela in tako naprej. Ker je meni kontekstualen, če na primer odobritev ni nastavljena v knjižnici ali seznamu, se odobritev ne prikaže v meniju. Če je dokument odjavljen, se prikaže možnost Zavrzi odjavo.

Kontekstni meni dokumenta.

V večini primerov se člani ekipe pomaknejo na spletno mesto z brskalnikom za delo s seznamskimi aplikacijami. Vendar razmislite o tem, kako vaša ekipa komunicira z dokumenti. Morda se pomikajo do aplikacije z uporabo brskalnika, lahko pa tudi povezujejo iz zaznamka ali odpirajo dokument neposredno iz aplikacije za urejanje (kot so Word, Excel ali PowerPoint). Čeprav trenutne različice Officea podpirajo in delujejo z nastavitvami aplikacije SharePoint Library, uporabniki morda ne vedo, kje najti te ukaze.

Izognite se razočaranju, tako da si vzamete nekaj časa za pregled nastavitev in možnosti s svojo ekipo. Usposabljanje o teh možnostih upravljanja dokumentov je eno od priporočil številka ena za uspeh SharePointovega sodelovanja, zlasti za ekipe z veliko člani ali sodelavci.