Uporaba kvalitativnih podatkov v Excelovem napovedovanju prodaje

Kvalitativni podatki so informacije, ki vam pomagajo razumeti ozadje kvantitativnih podatkov. Seveda se postavlja vprašanje: kaj so kvantitativni podatki? Kvantitativni podatki so številčni podatki – število enot, ki jih je vaša ekipa prodala v prejšnjem četrtletju, ali prihodek, ki ga je vaša ekipa prinesla v marcu.

S kvantitativnimi podatki lahko uporabite Excel za izračun števila prodanih enot na mesec, najmanj ali največ. Z Excelom lahko izračunate drseče povprečje prihodka, ki ga je zaslužila vaša prodajna ekipa, ali njen minimalni prihodek ali odstotek letnega prihodka, zasluženega v oktobru.

Nasprotno pa kvalitativni podatki nimajo povprečja, minimuma ali maksimuma. To so informacije, ki vam pomagajo razumeti kvantitativne podatke. Številke postavi v kontekst. Pomaga vas zaščititi pred res neumnimi napakami.

Postavljanje pravih vprašanj

Recimo, da vas vaš podpredsednik prodaje prosi, da napovedujete, koliko avtomobilov bo vaša agencija prodala v naslednjem letu. Če vaša agencija prodaja večinoma Fordove, je razumno, da se znebite napovedi. Če je vaša agencija do lani prodajala večinoma Duesenberge, je napovedovanje nesmiselno. Nobenih Duesenbergov ne morete prodati, ker jih nihče več ne izdeluje.

Ta primer je res ekstremen, vendar ni povsem neumen. Vedeti morate, kaj bo vaše podjetje prineslo na trg v časovnem obdobju, v katerem želite napovedati. V nasprotnem primeru vaša zgodovina prodaje – vaša izhodiščna vrednost – preprosto ni pomembna. In ne morete narediti natančne napovedi, ki bi temeljila na nepomembnem izhodišču.

Tukaj je nekaj vprašanj, ki si jih morate zastaviti, preden sploh začnete razmišljati o sestavljanju izhodišča:

• Koliko prodajalcev vam bo dalo na voljo vaše podjetje? Boste imeli več nog na ulici kot lani? manj? Približno enako? Velikost prodajne sile je pomembna. Če želite narediti dostojno napoved, morate vedeti, katere prodajne vire boste imeli na voljo.
• Ali se bodo višine provizij v napovedanem obdobju spremenile? Ali vaše podjetje spodbuja svojo prodajno silo, kot je na primer v zadnjih 12 mesecih? Če je tako, vam to pri izdelavi napovedi ni treba skrbeti. Če pa se je poslovni model spremenil in se bodo stopnje provizij znižale, ker je konkurenca padla – ali pa se stopnje dvignejo, ker se je konkurenca okrepila – mora vaša napoved to upoštevati.
• Ali se bo cena izdelka v tem napovedanem obdobju spremenila? Ali bodo cene vaše linije izdelkov poskočile? Če je tako, boste verjetno morali v svojo napoved prodanih enot vgraditi nekaj pesimizma. Ali bodo padli? Potem ste lahko optimistični. (Upoštevajte, da cene običajno bolj vplivajo na prodane enote kot na prihodek.)

Napovedovanja ne morete uporabiti za odgovore na vprašanja, kot so ta. In vendar so njihovi odgovori – ki se štejejo za kvalitativne podatke – ključnega pomena za izdelavo dobrih napovedi. Lahko imate dolgotrajno in dobro urejeno izhodišče, kar je res ključno za dobro napoved. In potem se lahko popolnoma preslepite, če vaše podjetje spremeni svojo linijo izdelkov, zmanjša svojo prodajno silo ali spremeni strukturo provizij tako zelo, da prodajna sila hodi, ali zniža svoje cene tako daleč, da trg ne more obdržati svojih kolektivnih rok. izven linije izdelkov. Zaradi česar koli od tega bo vaša napoved videti, kot da ste skomignili z rameni in vrgli nekaj kock.

Pri izdelavi napovedi prodaje se ne morete popolnoma zanašati na izhodišče. Pozorni morate biti na to, kaj vaše podjetje počne pri svojem trženju, oblikovanju cen, upravljanju ljudi, odzivu na konkurenco, da lahko naredite dobro prodajno napoved.

Bodite pozorni na žogo: namen vaše napovedi

Nastavite izhodišče tako, da odraža obdobje, v katerem želite napovedati. To pomeni, da če želite napovedati enomesečno prodajo, mora vaša osnovna vrednost prikazati zgodovino prodaje v mesecih. Če je namen napovedi pomoč pri usmerjanju finančnih projekcij, kot so ocene zaslužka, verjetno želite napovedati rezultate za četrtletje, vaše izhodišče pa je treba organizirati v četrtletje.

Slika prikazuje primer uporabnega izhodišča.

Napoved je za naslednji mesec, tako da izhodišče zagotavlja mesečno zgodovino prodaje.

Z lahkoto bi lahko ustvarili seznam imen mesecev v stolpcu B. Izbrali bi celico B2 in vnesli januar ali januar. Pritisnite Enter in po potrebi znova izberite celico B2 (ali pritisnite Ctrl+Enter, da pustite celico B2 izbrano, ko vnesete njeno vrednost ). Bodite pozorni na majhen črni kvadrat v spodnjem desnem kotu celice - imenuje se ročica za polnjenje. Premaknite kazalec miške nad ročico za polnjenje. Videli boste, da se kazalec spremeni v križec. Čeprav lahko še vedno vidite križec, pritisnite gumb miške, ga še naprej držite in povlecite navzdol, kolikor želite. Excel namesto vas izpolni imena mesecev. To deluje tudi za dneve v tednu.

Obstaja nekaj osnovnih pravil o izdelavi izhodišča, ki se vam bodo zdelo koristno upoštevati.

• V izhodišču uporabite časovna obdobja enake dolžine. Nenavadna je uporaba enega obdobja od 1. februarja do 14. februarja in naslednjega obdobja od 15. februarja do 31. marca. Vendar sem videl, da je to narejeno samo zato, ker se je izkazalo, da je priročno združiti podatke na ta način. A to zavrže stvari, saj so navidezni februarski prihodki podcenjeni, navidezni marčevski pa precenjeni. Ne glede na pristop napovedovanja, ki ga uporabljate, bo to težava. (Majhne razlike lahko varno prezrete, na primer 28 dni v februarju in 31 dni v marcu.)
• Prepričajte se, da so časovna obdobja v vašem izhodišču v redu, od najzgodnejše do najnovejše. Več priljubljenih tehnik napovedovanja, vključno z dvema, opisanima v tej knjigi, temelji na razmerju med merjenjem enega obdobja in merjenjem naslednjega obdobja. Če so vaša časovna obdobja izven časovnega reda, bo vaša napoved neustrezna. Vaše neobdelane meritve pogosto ne bodo v kronološkem vrstnem redu in iz različnih razlogov jih boste želeli povzeti z vrtilno tabelo – ki jo lahko preprosto postavite v datumski vrstni red. Pravzaprav vrtilna tabela privzeto postavi povzete podatke v kronološkem vrstnem redu.
• Upoštevajte vsa časovna obdobja v osnovni liniji. Če se vaša izhodiščna vrednost začne januarja 2015, ne morete izpustiti februarja 2015, tudi če podatki manjkajo. Če so preostali meseci na mestu, preskočite januar 2015 in začnite z marcem 2015. Zakaj? Ker se želite prepričati, da imate pravi odnos med enim in drugim obdobjem.