Ugotavljanje razpoložljivosti v projektu 2002

Od funkcij Microsoft Project, ki se ukvarjajo z viri, se velik kos uporablja za opazovanje skupne razporeditve virov. Prerazporeditev je izračun, ki vključuje koledar in razpoložljivost vira.

Torej, pomislite na Monico Melendez, inženirko, ki dela standardni osemurni dan na podlagi svojega koledarja. Monica je dodeljena nalogi Napiši končno poročilo pri 50 % njene razpoložljivosti in nalogi Ustvari specifikacije načrta — ki se pojavi sočasno z nalogo poročila — pri 100 % njene razpoložljivosti. Monica zdaj dela s 150 % svoje razpoložljivosti oziroma 12 ur na dan. Uboga Monica je prezasedena.

Privzeto je vir dodeljen opravilu pri 100-odstotni razpoložljivosti, vendar lahko to spremenite, če veste, da bo nekdo zaposlen z več opravili in bo verjetno vložil le del svojega časa med izvajanjem opravila.

Nastavitev razpoložljivosti

Za nekatere je razpoložljivost lažje oceniti kot za druge. Vodja verjetno ne bo cel dan prepustil nobeni posamezni nalogi, ker se mora ukvarjati z vsemi ljudmi, ki mu poročajo, podpisujejo pooblastila, hodijo na sestanke v zvezi z različnimi projekti, delajo na proračunih itd. S proizvodnim delavcem bi bilo morda lažje določiti razpoložljivost za eno samo nalogo: če eno proizvodno opravilo poteka tri dni po liniji in ta oseba ves ta čas dela na liniji, je bližje vrednosti, če rečemo, da on ali ona dela na tej nalogi polni delovni čas.

Ena velika napaka, ki jo naredijo novi uporabniki Projecta, je mikro-razmišljanje o razpoložljivosti. Seveda nihče dejansko ne porabi osem ur vsak dan za eno nalogo v enem projektu. Ljudje del svojih dni preživijo ob branju e-pošte o počitnicah v podjetju, klepetu s sodelavci in odgovarjanju na telefonske klice o stvareh, ki niso povezane s projekti. Vir lahko en dan porabi za nalogo sedem ur, naslednji dan pa le tri. Ne zadržujte se na dnevnem urniku virov pri ocenjevanju razpoložljivosti. Če v življenju nalogeoseba je precej predana temu, 100 % razpoložljivost je dobra nastavitev. Če bo ta oseba vložila le, recimo, pet dni dela za desetdnevno nalogo, ne glede na to, ali dela štiri ure na dan deset dni ali pet polnih dni na kateri koli točki, je to 50-odstotna razpoložljivost. Ne pozabite, da je nastavitev razpoložljivosti tu, da vam pomaga opaziti preobremenjenost vira, ki lahko deluje pri več nalogah hkrati v načrtu projekta.

Če želite nastaviti razpoložljivost virov, sledite tem korakom:

1. Prikažite pogled lista virov.

2. Dvokliknite vir.

Prikaže se zavihek Splošno v pogovornem oknu Informacije o viru, kot je prikazano na sliki 1.

Slika 1: V polje Enote lahko vnesete poljubno število.

3. V stolpcu Enote (v območju Razpoložljivost vira) kliknite puščice, da povečate ali znižate razpoložljivost v korakih za 50 %, ali vnesite številko.

Na primer, vnesite 33 za vir, ki je na voljo tretjino časa, ali 400 % za skupino štirih virov, ki so vsi na voljo za polni delovni čas. Najpogostejši vnos tukaj je 100 % za en vir, ki dela polni delovni čas pri nalogi.

4. Kliknite V redu, da shranite nastavitev.

Ko vir pride in gre

Poleg tega, da je vir na voljo le določen odstotek časa za katero koli opravilo, je lahko vir na voljo le določeno časovno obdobje v času trajanja naloge. Drug scenarij je lahko vir, ki je na voljo za polovični delovni čas prvih nekaj dni opravila in nato za polni delovni čas za preostanek opravila. V tem primeru vnesete časovno obdobje v stolpca Na voljo od in Dostopno do območja Razpoložljivost vira v pogovornem oknu Informacije o viru (glejte sliko 1), da podate različno razpoložljivost.