Ugotavljanje, kako SharePoint 2003 doda poslovno vrednost

Če razmišljate o implementaciji SharePointa, si oglejte nekaj posebnih načinov, kako lahko to orodje za gradnjo spletnih mest v skupini doda vrednost vašemu podjetju.

Iskanje vas lahko stane

Ves ta čas, ki ga vaši zaposleni porabijo za iskanje obrazcev, datotek in telefonskih številk, se sešteva. Da ne omenjam časa, ki ga vaši zaposleni porabijo za brskanje po pisarni in iskanje najnovejše različice podobe blagovne znamke ali politike podjetja glede (na primer) osebnih telefonskih klicev na mobilnih telefonih, ki jih zagotavlja podjetje. Naj bodo vaši zaposleni pri svojih mizah in delajte z uporabo SharePointa za zagotavljanje referenčnih informacij, ki jih potrebujejo.

Samopostrežba prihrani denar

Vaša organizacija lahko prihrani denar, če ne reproducira in ne distribuira papirnatih dokumentov, kot so brošure in predstavitve za interno distribucijo. Pošiljanje papirnatih kopij je drago in potratno. Lahko bi pošiljali elektronske kopije po e-pošti, potem pa bi obdavčili svoj e-poštni strežnik in obremenili prejemnike z odločitvijo, ali (in kam) shraniti priloženo datoteko.

Preskočite vse te neumnosti in uporabite SharePoint za shranjevanje in distribucijo elektronskih različic svojih dokumentov:

• Za shranjevanje elektronskih različic datotek uporabite knjižnice dokumentov, slik in obrazcev.

• Pošljite hiperpovezavo do datoteke po e-pošti.

• Ustvarite seznam na domači strani portala in najavite vse dolgo pričakovane dokumente, kot je trženjski načrt za naslednje leto.

S pošiljanjem hiperpovezave do datoteke, shranjene v SharePointovi knjižnici, vašim zaposlenim ni treba skrbeti, kam shraniti elektronsko ali papirnato datoteko. Hiperpovezavo lahko dodajo na svoje osebne sezname hiperpovezav na Mojem mestu. Ko se bodo naslednjič želeli spomniti predstavitve s prodajnega seminarja v zadnjem četrtletju, ni nujno, da je dlje od strani Moje spletno mesto.

Premostite svoje otoke

Struktura podjetja je pogosto primerna za ustvarjanje otokov informacij. Na žalost je pogosto prav ta struktura tista, ki ovira produktivnost vaših zaposlenih ali jim ovira iskanje zadovoljstva za stranko. Namesto da gledate na podjetje v smislu njegovih funkcionalnih oddelkov (kot sta trženje in računovodstvo), uporabite SharePoint za povezovanje otokov in prekinitev verig vaše formalne strukture poročanja. Tukaj je opisano, kako funkcije SharePoint pomagajo opraviti delo:

• Prilagodljivost ekipe: s spletnimi mesti skupine lahko ustvarite določen delovni prostor za ekipo, ne glede na fizično lokacijo članov ekipe ali kdo komu poroča.

• Sodelovanje, osredotočeno na dokumente: zaposlenim lahko dovolite, da sodelujejo pri dokumentu, kot je posodobljen priročnik o pravilniku o človeških virih, z uporabo delovnega prostora za dokumente.

• Delovni prostor Home Sweet Meeting: Delovne prostore Meeting lahko uporabite za podporo sestankom (posamezno ali zapored) z osrednjim mestom za vse povezane udeležence, dnevne rede in elemente dejanj.

• Pogledi poslovnih procesov: svoje poslovne procese lahko dokumentirate tako, da jih postavite na spletno mesto skupine, da jih vidi in uporablja celotno podjetje ali ekipa.

• Formalizirajte neformalno: lahko se poglobite v svoje oddelke in v SharePoint vnesete oddelčne preglednice, pravilnike in obrazce.

Pošiljanje enotnega sporočila

Uporabite portal, da svojim zaposlenim sporočite skupno vizijo o vašem podjetju z naslednjimi elementi:

• Domača stran: sporočite vrednost sporočila, kot je izjava o viziji podjetja, tako da ga postavite neposredno na domačo stran portala, da ga vidijo vsi.

• Navigacija: Uporabite navigacijske funkcije svojega portala, da zaposlene usmerite na informacije o izdelkih in promocijah.

• Oglasi: uporabite sezname – povezave in objave – na vašem portalu, da usmerite pozornost zaposlenih na interna spletna mesta ekipe in novice podjetja, ki jih želite, da opazijo.

• Ciljne skupine : ciljne skupine zaposlenih, kot so nadzorniki ali vsi v službi za stranke, z oglasi, ki krepijo sporočilo, kot je vrednost dodatnega prodaje.

• Videz in občutek: uporabite barvno shemo in blagovno znamko svojega portala, da svoj portal SharePoint spremenite iz neosebnega dela programske opreme v vir za notranje novice in informacije podjetja.

Ustvarjanje občutka skupnosti

Uporabite SharePoint, da bodo vaši zaposleni obveščeni z obvestili o novorojenčkih in novih zaposlitvah. Vi ali vaši zaposleni boste morda celo želeli uporabiti SharePoint za ustvarjanje skupnega avtomobila ali iskanje prijatelja za kosilo.

Znižanje stroškov informacijskih sistemov

Predstavljajte si, da bi zmanjšali število domačih oddelčnih rešitev, ki uporabljajo preglednice in Accessove baze podatkov. Če jih zamenjate s seznami in knjižnicami v SharePointu, dosežete nekaj takojšnjih izboljšav:

• Enostavnost upravljanja: rešitve, specifične za vaše podjetje, bodo bolj dosledne – zaradi česar jih je lažje upravljati, podpirati, varnostno kopirati in obnavljati kot na desetine enkratnih rešitev, ki so jih pripravili mojstri za preglednice.

• Dostopnost, prenosljivost in ponovna uporaba: podatki, shranjeni v SharePointovih seznamih in knjižnicah, se shranijo v zbirko podatkov SQL Server. Pomembne informacije niso zaklenjene v preglednici, ki jo uporablja samo en oddelek.

• Večja varnost: SharePoint ponuja vgrajen model za varnost in dovoljenja, ki temelji na vaši obstoječi naložbi v imenik Active Directory. Še bolje, vaši oddelki lahko uporabljajo ta model za upravljanje, kdo ima dostop do česa — ne da bi poklicali službo za pomoč uporabnikom.

• Zmožnost odstranitve Officeovih odjemalcev: z uporabo seznamov in knjižnic v SharePointu vam morda ne bo treba imeti nameščenih Officeovih aplikacij, kot je Excel, na vseh odjemalskih računalnikih. Ljudje lahko uporabljajo brskalnik za iskanje podatkov (ali dodajanje podatkov na seznam) v SharePointu. Ta seznam je mogoče celo povezati s preglednico, ki se posodablja, medtem ko drug uporabnik dodaja podatke z uporabo brskalnika.

• Poenostavljeno načrtovanje: z združitvijo vseh teh vsebin pod eno streho in na radar je vaše načrtovanje zmogljivosti močno poenostavljeno.

• Pomoč pri usposabljanju: ker SharePoint zagotavlja dosleden videz in občutek, je usposabljanje lažje.