Stvari, ki jih je treba upoštevati pri načrtovanju baze podatkov MS Access

Biti oblikovalec baze podatkov Access ni niti približno tako glamurozno kot modni oblikovalec, vendar ima svoje nagrade. Če svojo zbirko podatkov Access načrtujete skrbno in pravilno, je lahko zelo koristna za vas in druge. Podatke lahko vnesete natančno. Ko pride čas za črpanje informacij iz baze podatkov, dobite točno tiste informacije, ki jih potrebujete. Spodnje informacije pojasnjujejo vse, kar morate upoštevati pri načrtovanju baze podatkov Access. Najtežji del pri oblikovanju Accessove baze podatkov je odločitev, kako razporediti informacije po tabelah baze podatkov in koliko tabel baze podatkov naj bo.

Odločite se, katere informacije potrebujete v bazi podatkov MS Access

Prvo vprašanje, ki si ga zastavite, je o vrsti informacij, ki jih želite dobiti iz baze podatkov. Imena in naslovi strank? Podatki o prodaji? Informacije za sledenje zalog? Intervjujte svoje sodelavce, da ugotovite, katere informacije bi jim lahko koristile. Resno razmislite o tej zadevi. Vaš cilj je vzpostaviti bazo podatkov, tako da je mogoče zabeležiti vsak košček informacij, ki jih vaša organizacija potrebuje.

Dober način, da ugotovite, kakšne informacije so pomembne za organizacijo, je, da preučite obrazce, ki jih organizacija uporablja za zbiranje ali beleženje informacij. Ti obrazci natančno kažejo, kaj organizacija meni, da je vredno slediti v bazi podatkov.

Preverite spodnje informacije.

Papirni obrazci imajo tudi polja.

Ta slika prikazuje papirnati obrazec, ki ga igralci izpolnijo za prijavo v baseball ligo, katere tabele baze podatkov so prikazane spodaj. Primerjajte slike in videli boste, da imajo tabele baze podatkov Igralci, ekipe in divizije polja za vnos informacij iz tega obrazca.

Načrti za tabele baze podatkov in imena polj.

Ločevanje informacij v različne tabele baze podatkov Access

Ko poznate informacije, ki jih želite zapisati v zbirko podatkov Access, razmislite, kako ločiti informacije v tabele baze podatkov. Mnogi so v skušnjavi, da bi vse podatke shranili v eno samo tabelo baze podatkov, a ker je Access relacijska baza podatkov, lahko hkrati poizvedujete po več kot eni tabeli in pri tem zbirate informacije iz različnih tabel.

Če želite videti, kako delujejo baze podatkov Access, si oglejte preprosto bazo podatkov. Namen te majhne baze podatkov in njenih štirih tabel je shranjevanje informacij o igralcih, trenerjih in ekipah v baseball ligi. Polje Ime ekipe se prikaže v treh tabelah. Služi kot povezava med tabelami in omogoča poizvedovanje po več kot eni. S poizvedovanjem po posameznih tabelah ali kombinacijah tabel v tej bazi lahko sestavite sezname ekip, naredite seznam trenerjev in njihovih kontaktnih podatkov, navedete ekipe po divizijah, sestavite poštni seznam vseh igralcev, ugotovite, kateri igralci so plačali honorar. , ter med drugim seznam igralcev po starostnih skupinah. Ta zbirka podatkov obsega štiri tabele:

• Igralci: Vključuje polja za sledenje imen igralcev, naslovov, rojstnih dni, v katerih ekipah so in ali so plačali svoje honorarje
• Trenerji: Vključuje polja za sledenje imen trenerjev, naslovov in imen ekip, ki jih trenirajo
• Ekipe: Vključuje polja za sledenje imen ekip in divizije, v kateri je posamezna ekipa
• Oddelki: Vključuje polja za sledenje številk in imen oddelkov

Odločitev, koliko tabel baze podatkov potrebujete in kako ločiti podatke med različnimi tabelami, je najtežji del oblikovanja baze podatkov. Da bi nalogo nekoliko olajšali, jo naredite na starinski način s svinčnikom in radirko. Tu so osnovna pravila za ločevanje podatkov v različne tabele:

• Omejite tabelo samo na en predmet: vsaka tabela baze podatkov mora vsebovati informacije samo o enem predmetu – strankah, zaposlenih, izdelkih itd. Na ta način lahko vzdržujete podatke v eni tabeli neodvisno od podatkov v drugi tabeli. Razmislite, kaj bi se zgodilo v bazi podatkov Little League, če bi podatke o trenerju in ekipi hranili v eni tabeli in bi trenerja ene ekipe zamenjal nekdo nov. Morali bi izbrisati zapis starega trenerja, izbrisati podatke o ekipi, vnesti podatke o novem trenerju in znova vnesti podatke o ekipi, ki ste jo pravkar izbrisali. Če pa podatke o ekipi ločite od informacij o trenerju, lahko posodobite informacije o trenerju in še vedno ohranite podatke o ekipi.
• Izogibajte se podvojenim informacijam: ne poskušajte hraniti podvojenih informacij v isti tabeli baze podatkov ali podvojenih informacij v različnih tabelah. Če podatke hranite na enem mestu, jih morate vnesti samo enkrat, in če jih morate posodobiti, lahko to storite v eni tabeli baze podatkov, ne v več.

O oblikovanju baze podatkov Access so bile napisane cele knjige . Lahko pa shranite vse svoje podatke v eno tabelo, če podatki, ki jih želite shraniti, niso zelo zapleteni. Čas, ki ga izgubite z vnosom vseh podatkov v eno tabelo, se nadomesti s časom, ki ga prihranite, ne da bi vam bilo treba oblikovati kompleksno bazo podatkov z več kot eno tabelo.

Izbira polj za tabele baze podatkov Access

Polja so kategorije informacij. Vsaka tabela baze podatkov potrebuje vsaj eno polje. Če je tabela sama subjekt, bi lahko rekli, da so njena polja dejstva o temi. Tabela baze podatkov naslovov potrebuje polja za zapisovanje naslovov ulic, mest, držav in poštnih številk. Tabela zbirke podatkov izdelkov potrebuje polja za ID številke izdelkov, imena izdelkov in cene na enoto. Samo dejstva, gospa. V mejah teme tabela baze podatkov potrebuje eno polje za vsak del informacij, ki je koristen za vašo organizacijo.

Ko načrtujete, katera polja vključiti v tabelo Accessove zbirke podatkov, upoštevajte ta navodila:

• Podatke razdelite na majhne elemente. Na primer, namesto polja Ime ustvarite polje Ime in Priimek. Tako lahko tabele baze podatkov lažje razvrstite po priimku.
• Poljem dajte opisna imena, da boste pozneje vedeli, kaj so. Bolj opisno ime, kot je serijska številka, je jasnejše od
• Razmislite vnaprej in vključite polje za vsak podatek, ki ga vaša organizacija potrebuje. Dodajanje polja v tabelo baze podatkov pozno v igri je naporno. Vrniti se morate na vsak zapis, poiskati informacije in jih vnesti.
• Ne vključujte informacij, ki jih je mogoče izpeljati iz izračuna. Izračuni se lahko izvedejo kot del poizvedbe ali pa so del tabele. Lahko na primer seštejete številke v dveh poljih v istem zapisu ali izvedete matematične izračune vrednosti v poljih.

Odločitev o polju primarnega ključa za vsako tabelo baze podatkov Access

Vsaka tabela baze podatkov mora imeti polje primarnega ključa. To polje , znano tudi kot primarni ključ, je polje v tabeli baze podatkov, kjer so shranjeni edinstveni, edinstveni podatki. Podatki, vneseni v to polje – identifikacijska številka zaposlenega, številka dela, številka ponudbe – se morajo v vsakem zapisu razlikovati.

Če poskusite vnesti iste podatke v polje primarnega ključa dveh različnih zapisov, vas pogovorno okno opozori, da tega ne storite. Polja primarnega ključa preprečujejo vnašanje podvojenih zapisov. Prav tako naredijo poizvedbe učinkovitejše. V poizvedbi poveste Accessu, kaj naj išče v tabelah baze podatkov, Access išče po tabelah in program zbere informacije, ki ustrezajo kriterijem. Polja s primarnim ključem pomagajo Accessu pri prepoznavanju zapisov in ne zbira istih informacij več kot enkrat v poizvedbi.

Številke socialnega zavarovanja so dobra polja primarnega ključa, ker nobena oseba nima enake številke socialnega zavarovanja. Številke računov in serijske številke so prav tako odlična polja primarnega ključa. Če se vrnemo na vzorčno bazo podatkov baseball lige, katera polja v tabelah baze podatkov Little League so primarna ključna polja? V tabeli Ekipe je lahko ime ekipe primarno ključno polje, ker nobena ekipa nima enakega imena. Številka divizije je lahko tudi primarno ključno polje, ker so divizije v ligi oštevilčene in nobena divizija nima enake številke.

Vendar pa tabele baze podatkov Igralci in trenerji predstavljajo težavo pri izbiri polja primarnega ključa. Dva igralca imata lahko enak priimek, kar izključuje priimek kot polje primarnega ključa. Brat in sestra imata lahko isto telefonsko številko, kar izključuje polje Telefonska številka. Ker nobeno polje ne vsebuje vrednosti, ki bi se zagotovo razlikovale od zapisa do zapisa, sta bili uvedeni polji, imenovani številka igralca in številka trenerja. Za namen te baze podatkov so igralcem in trenerjem dodeljene številke.

Preslikava razmerij med tabelami v Accessu

Če vaša zbirka podatkov Access vključuje več kot eno tabelo, morate preslikati, kako so tabele povezane med seboj. Običajno se tvorijo odnosi med poljem primarnega ključa v eni tabeli in ustreznim poljem v drugi, ki se imenuje tuji ključ. Spodnja slika prikazuje relacije med tabelami v bazi podatkov Little League. Ker so te tabele povezane s skupnimi polji, lahko v poizvedbi ali poročilu zbirate informacije iz več kot ene tabele. Zaenkrat, ko načrtujete svojo bazo podatkov, razmislite o tem, kako povezati različne tabele s skupnimi polji.

Relacije tabele.