Spreminjanje obstoječih poizvedb v obrazcih in poročilih Access 2007

Ko delate s poizvedbami v Accessu 2007, boste morda ugotovili, da bi poizvedbe, ki jih ustvarite, lahko zahtevale malo natančne nastavitve. Morda želite rezultate pomanjšati, da vam ne bo treba brskati po toliko zapisih, ali pa ste morda odkrili, da je res težko prebirati cel kup nerazvrščenih podatkov. Ne glede na razlog, lahko spremenite obstoječe poizvedbe, namesto da začnete iz nič, lahko resnično prihranite čas.

Ko eksperimentirate s spreminjanjem poizvedb, upoštevajte vsa opozorila, ki jih Access prikaže, ko poskušate zagnati spremenjeno poizvedbo. Ne pozabite, da izberete poizvedbe in crosstab so poizvedbe vedno varne, saj ne spreminjajo katerokoli izmed vaših podatkov, vendar so druge vrste poizvedb lahko spremenite podatke.

Brisanje poizvedbe

Včasih je najlažja, najvarnejša in najpametnejša stvar s poizvedbo, da se je popolnoma znebite in začnete znova. Če je šlo kaj narobe in niste prepričani, kaj je, nadaljujte in izbrišite poizvedbo. Samo označite ga na seznamu poizvedb in pritisnite Delete.

Spreminjanje obstoječe poizvedbe

Ne glede na to, katero metodo ste uporabili za ustvarjanje poizvedbe, imate res samo eno možnost za spreminjanje obstoječe poizvedbe. Ta možnost je, da odprete poizvedbo v pogledu Design in spremenite v urejevalniku poizvedb. Access ne ponuja nobenih čarovnikov, ki bi vam pomagali spreminjati obstoječe poizvedbe.

Če želite odpreti obstoječo poizvedbo v pogledu načrta, izberite poizvedbo v oknu baze podatkov, jo kliknite z desno tipko miške in nato izberite pogled načrta. Ko odprete poizvedbo na ta način, je urejevalnik poizvedb videti točno tako, kot je, ko ustvarjate poizvedbo v pogledu načrta. To pomeni, da ni ločenih načinov ustvarjanja in urejanja, ki bi vas zmedli.

V nekaterih primerih boste morda ugotovili, da se polja, ki ste jih dodali poizvedbi, ne prikažejo v urejevalniku poizvedb, ko urejate poizvedbo. Razloga za skrivnostna izginjajoča polja ni mogoče pripisati tujcem ali duhom; preprosto je, da Access izpusti vsa neuporabljena polja, ko shranite poizvedbo. Če ste imeli v poizvedbi polja, ki v poizvedbi niso služila nobenemu namenu, ta polja izginejo, ko znova odprete poizvedbo.

Ko odprete poizvedbo v pogledu načrta, lahko kliknete gumb Pokaži tabelo na traku. Prikaže se pogovorno okno Pokaži tabelo, tako da lahko poizvedbi dodate dodatne tabele. Poizvedbi lahko dodate tudi dodatna polja z uporabo istih metod, ki jih uporabljate, ko prvič ustvarjate poizvedbo v pogledu načrta. Prav tako lahko dodate ali spremenite katero koli merilo poizvedbe na popolnoma enak način kot pri ustvarjanju poizvedbe.

Preurejanje in brisanje polj v poizvedbi

Ena naloga urejanja poizvedb, ki se vam bo sprva morda zdela nekoliko zmedena, je preureditev polj v poizvedbi. Vrstni red polj lahko spremenite z

• Vlečenje in spuščanje novih polj: Če želite povleči in spustiti polje, morate povleči zelo majhno sivo vrstico, ki je tik nad vrstico Polje. Ko povlečete in spustite polje v stolpec obstoječega polja, se obstoječe polje in vsa polja na njegovo desno premaknejo v desno, tako da se novo polje vstavi pred obstoječe polje.

• Kliknite polje Polje v stolpcu in izberite drugo polje za stolpec.

• Brisanje obstoječih polj: če želite izbrisati polje, postavite kazalec miške na vrh stolpca polja tik nad vrstico Polje in kliknite, ko kazalec postane črna puščica navzdol. Na traku izberite ustrezen gumb Izbriši ali pritisnite tipko Delete, da odstranite polje. Preostala polja na desno se premaknejo v levo, da zapolnijo prazen stolpec.