Spajanje pošte Word 2007 — 2. korak: Dodeljevanje polj

Ko ustvarite svoj glavni dokument v Wordu 2007, morate dodeliti polja za izvedbo spajanja pošte. Zdaj bi morali imeti dobro predstavo o tem, katero vrsto in koliko polj potrebujete.

Vsako polje bo zbrano v skupino, imenovano zapis . Seznam naslovov sestavlja vsak zapis, ki predstavlja drugačen dokument, ki ga je treba izdelati pri spajanju pošte. Toda polja, zaradi katerih je dokument, spojen po pošti, videti prilagojen.

Zapišite polja, ki jih potrebujete.

Kliknite gumb Izberi prejemnike.

Spusti se meni s temi možnostmi:

• Vnesite nov seznam: izberite to možnost, če želite ustvariti nov seznam, kot v tem primeru.

• Uporabi obstoječi seznam: to možnost izberite, če že imate seznam baze podatkov. Ko izberete seznam v pogovornem oknu Izbira vira podatkov, preskočite na »Word 2007 Spajanje pošte – 4. korak: Vstavljanje polj v glavni dokument«.

• Izbira med Outlookovimi stiki: to možnost izberite, če je vaš računalnik v omrežju z nameščeno ustrezno vrsto programske opreme Microsoft Server.

Izberite Vnesi nov seznam.

Najprej morate prilagoditi polja, prikazana v tem pogovornem oknu, tako da odstranite tisto, kar ne potrebujete, in dodate tisto, kar potrebujete.

Kliknite gumb Prilagodi stolpce.

Če seznam ustreza vašim potrebam, kliknite V redu in pojdite na »Word 2007 Mail Merge — 3. korak: ustvarjanje zapisov«. Če ne, nadaljujte z naslednjim korakom tukaj.

Kliknite polje, ki ga ne potrebujete.

Kliknite Izbriši.

Kliknite Da v potrditvenem pogovornem oknu.

Polje izgine.

Ponovite korake od 5 do 7 za vsako polje, ki ga ne potrebujete.

Če želite dodati polje, kliknite Dodaj.

Vnesite ime polja in kliknite V redu.

• Poimenujte polje, da odražate vrsto informacij, ki jih vsebuje.

• Nobeno dve polji ne moreta imeti enakega imena.

• Imena polj lahko vsebujejo presledke, vendar se ne morejo začeti s presledkom.

• Imena polj so lahko precej dolga, vendar je najbolje, da so krajša.

• V imenu polja so prepovedani naslednji znaki: . ! ` [ ]

Ponovite koraka 9 in 10 za vsako novo polje, ki ga potrebujete v glavnem dokumentu.

Ko končate, kliknite V redu.

Prilagojena polja se prikažejo kot naslovi stolpcev v pogovornem oknu Nov seznam naslovov.

Zdaj lahko nadaljujete z »Word 2007 Mail Merge — 3. korak: ustvarjanje zapisov«.