Ker so datoteke, s katerimi delate s Office Web Apps, shranjene v spletu, ne v vašem računalniku, lahko veliko ljudi dostopa do njih in jih ureja. Čeprav skupna raba datotek v spletni aplikaciji (še) ni v celoti na voljo po vsem svetu, lahko veliko ljudi odpre isto datoteko v Office Web App in jo ureja, v nekaterih primerih hkrati z drugimi.
Ta možnost skupne rabe datotek je glavni namen Office Web Apps. Spletne aplikacije Office same po sebi ne ponujajo dovolj funkcij in funkcij, da bi jih bilo vredno uporabljati. Toda zaradi možnosti uporabe Office Web Apps za skupno rabo datotek z drugimi so edinstvene in dragocene.
Windows Live je zbirka brezplačnih spletnih storitev in programskih izdelkov, ki jih ponuja Microsoft. Ena od teh storitev, imenovana SkyDrive, je za shranjevanje datotek v spletu. Ko se prijavite v Windows Live, lahko odprete SkyDrive, odprete Office Web App in ga uporabite za ustvarjanje in urejanje Wordovih dokumentov, Excelovih delovnih listov, predstavitev PowerPoint ali zvezkov OneNote.
Drug način uporabe Office Web Apps je, da to storite prek SharePointovega spletnega mesta. SharePoint je Microsoftov programski izdelek za shranjevanje in skupno rabo datotek v omrežju podjetja.
Zagon Office Web Apps v sistemu Windows Live ne stane enega rdečega centa. Lahko se brezplačno prijavite in preizkusite Officeove spletne aplikacije v nekaj minutah. Če želite zagnati Officeove spletne aplikacije s spletnega mesta SharePoint, morate imeti dovoljenje skrbnika omrežja.