Skrivnosti dostopa 2013 Oblikovanje baze podatkov

Tukaj je pet zapovedi oblikovanja baze podatkov, ne glede na to, ali uporabljate Access 2013 ali drug program baze podatkov. Dobro zasnovana baza podatkov olajša vzdrževanje vaših podatkov.

• Podatke shranite tam, kjer sodijo, ne tam, kjer se pojavijo. Kje shranjujete informacije, nimajo nobene zveze s tem, kje se pojavljajo. V preglednico vnesete informacije, kjer želite, da se prikažejo, ko natisnete preglednico, vendar baze podatkov delujejo drugače. V bazi podatkov shranjujete informacije v tabelah na podlagi strukture informacij. Podatek se lahko pojavi v številnih poročilih, vendar ga shranite samo v eno polje v eni tabeli.

• Podatke shranite tako, kot dejansko obstajajo, ne tako, kot želite, da se prikažejo v določenem poročilu. To pravilo je posledica prvega pravila. Če želite, da so naslovi knjig v vaših naročilnicah prikazani z velikimi (velikimi) črkami, lahko Access naslove namesto vas napiše z velikimi črkami. Naslove knjig shranite s pravilnimi velikimi črkami, da ne boste obtičali, da so v vsakem poročilu napisani z velikimi črkami. Access ima veliko vgrajenih funkcij, ki lahko prilagodijo način oblikovanja besedila, številk in datumov.

• Izogibajte se smeti noter, smeti ven (GIGO). Če se ne trudite ustvariti dobrega, razumnega dizajna za svojo bazo podatkov – in če niste previdni pri vnašanju pravilnih, čistih podatkov – bo vaša zbirka podatkov na koncu polna smeti. Dobro zasnovano bazo podatkov je lažje vzdrževati kot slabo zasnovano, ker je vsaka informacija shranjena samo enkrat, v jasno poimenovanem polju v jasno imenovani tabeli, z ustreznimi pravili za preverjanje veljavnosti. Da, zveni kot veliko dela, a čiščenje baze podatkov 10.000 napačnih zapisov je (oprostite za podcenjevanje) še več dela.

• Ločite svoje podatke od programov. Če ustvarite bazo podatkov za skupno rabo ali distribucijo drugim ljudem, shranite vse tabele v eno bazo podatkov (zadnji del) in vse druge predmete v drugo bazo podatkov (sprednji del). Nato lahko povežete ti dve bazi podatkov, da bo vse delovalo. Ločitev tabel od vsega drugega poenostavi celotno zapletenost posodabljanja poizvedb, obrazcev, poročil in drugih stvari pozneje, ne da bi pri tem motili podatke v tabelah.

• Varnostno kopirajte zgodaj in pogosto. V redu, ta namig se ne nanaša na načrtovanje, vendar ga je preveč pomembno izpustiti: vsak dan naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov. S srečo ima vaša pisarna že sistem rednih (verjetno nočnih) varnostnih kopij, ki vključuje vašo bazo podatkov. Če ne, naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov v rednih časovnih presledkih in zagotovo naredite varnostno kopijo, preden naredite kakršne koli večje spremembe. Shranite več varnostnih kopij, ne le najnovejše, če bo trajalo nekaj časa, da odkrijete težavo.