S Office 365 in SharePoint Online imate centraliziran dom za vse dokumente. Do teh dokumentov lahko dostopate iz več računalnikov (ali celo vašega mobilnega telefona) in z več osebami. Ne glede na to, koliko ljudi ali naprav dostopa do dokumenta, v SharePointu obstaja samo ena različica dokumenta.
Ker je SharePoint v oblaku in je dostopen prek interneta, potrebujete samo internetno povezavo ali sprejem v celici za dostop do podatkov vašega podjetja.
Pravi ojačevalec neučinkovitosti je, da so različne različice dokumentov raztresene povsod. Morda imate eno različico dokumenta v službi in drugo različico na domačem računalniku in še eno različico na prenosnem računalniku. Tudi dokumenti imajo slabo navado, da se množijo.
Ko osebam pošljete dokument v e-pošti, ga shranijo v svoj računalnik in nato spremenijo. Zelo hitro je na voljo več dokumentov in skoraj je nemogoče ugotoviti, katera različica vsebuje potrebne informacije.
Poleg dokumentov vam Office 365 omogoča sinhronizacijo vse vaše e-pošte, koledarja in stikov v več napravah. Če Outlook uporabljate doma in v pisarni, vam ni treba skrbeti, da boste v napačnem računalniku, ko poskušate najti stik v službi.
Ni vam treba skrbeti, da bi zamudili sestanek, saj se vsi računalniki, ki jih uporabljate, sinhronizirajo z Exchange Online. Rezultat je, da vaši sestanki, e-pošta in stiki živijo v oblaku in so sinhronizirani z vašim e-poštnim programom.
Svoj pametni telefon lahko sinhronizirate tudi z Exchange Online, tako da nikoli niste daleč od svojih sestankov, stikov in e-pošte. Ta lastnost je ena najbolj dragocenih.