Pripravljalna faza implementacije Office 365

Ko dobro obvladate, kaj nameravate narediti med implementacijo Office 365, se morate na to pripraviti. Ne pozabite, da bi morali te korake uporabiti le kot vodilo, ker je vsaka organizacija drugačna.

Če ste majhna organizacija, je prehod na Office 365 morda tako preprost kot sprehod po parku. Če ste del večnacionalne organizacije s tisoč ljudmi s pisarnami po vsem svetu, bo proces veliko bolj vključen.

Ko se začnete pripravljati, boste neizogibno spoznali nekatere pomanjkljivosti v vašem načrtu. Razmišljajte o teh korakih kot iterativnih. Ko boste izvedeli več o tem, kaj morate vključiti v svoj načrt, ga vključite. Vrnite se in posodobite svoj načrt. Ko se boste sprehodili skozi pripravljalno fazo, boste vedeli več kot v fazi načrtovanja.

Zato je iterativni proces tako zelo pomemben. Ne veš, česa ne veš, in misliti, da bi lahko načrtoval vse, ne da bi bil vseved, je smešna misel.

Sistem poimenovanja domen in implementacija Office 365

Sistem imenovanja domen (DNS) je standard, ki se uporablja za omogočanje komunikacije računalnikov prek interneta. Na primer, Microsoft upravlja domeno microsoft.com. Vsi Microsoftovi računalniki, do katerih se dostopa prek interneta, so del te domene in vsakemu je dodeljena posebna številka, znana kot naslov internetnega protokola (IP).

Ko nekomu pri Microsoftu pošljete e-pošto, vaš računalnik vpraša strežnik DNS microsoft.com, kateri računalnik obravnava e-pošto.

Ko se premaknete na Office 365, morate spremeniti DNS, da bo omrežni promet razumel, kam naj bo usmerjen. V bistvu se zgodi, da ko se DNS spremeni, bo vsak, ki vam pošlje e-pošto, to e-pošto preusmeril v vašo implementacijo Office 365 in ne na trenutno lokacijo.

Nabiralniki in implementacija Office 365

Za gostovanje vaše e-pošte so odgovorni posebni računalniki. Če hranite svojo e-pošto v lokalnem računalniku, potem ne boste imeli e-poštnih podatkov za selitev. Če pa pustite e-pošto na strežniku, bo treba vse te podatke preseliti v nabiralnike Office 365.

Ta selitev je lahko eden tehnično najtežjih delov premikajočih se e-poštnih sistemov, vendar je s pomočjo partnerjevih navodil lahko brez bolečin.

Izvedba portalov in Office 365

Spletni portal, znan tudi kot intranetna stran, je lahko tako preprost kot statična spletna stran ali tako zapleten kot popolnoma integrirana rešitev. SharePoint ponuja ogromno funkcionalnosti in v zadnjem desetletju je bil množično sprejet.

Office 365 vključuje SharePoint Online, ki ni nič drugega kot SharePoint, ki ga gosti Microsoft. Med fazo selitve implementacije se morate odločiti, katero vsebino želite premakniti v SharePoint in katero lahko pustite, kjer se trenutno nahaja. Poleg tega se morate odločiti, katero funkcionalnost želite integrirati v svoj portal in katere sisteme je bolje pustiti na mestu.

Prijave in licenciranje ter implementacija Office 365

Če ste del zelo velike organizacije, potem vaša IT ekipa verjetno upravlja vaše uporabnike z Microsoftovo tehnologijo, imenovano Active Directory. Za velike organizacije lahko to upravljanje uporabnikov na kraju samem sinhronizirate z uporabniki storitve Office 365, kar ima za posledico enotno prijavo in poenostavljen dostop do okolja v oblaku.

Če ste del majhne organizacije, lahko vse svoje uporabnike v Office 365 upravljate neposredno. V obeh primerih morate pripraviti seznam ljudi, ki morajo imeti dostop do Officea 365 in z njim povezanih licenc.

Usposabljanje in implementacija Office 365

Tudi najboljša programska oprema je neuporabna, razen če ljudje vedo zanjo in jo ne znajo uporabljati. Microsoft je ustvaril bogato dokumentacijo in usposabljanje uporabnikov, ki jih je mogoče dobiti za malo ali brez stroškov. Poleg tega bo imel vsak partner, s katerim se boste odločili sodelovati, na voljo načrte usposabljanja in lahko izvaja usposabljanje za Office 365.

Podpora in implementacija Office 365

Ko uporabniki začnejo sprejemati Office 365, bodo zagotovo imeli vprašanja. Imeti morate vzpostavljen sistem podpore, da lahko odgovorite tudi na najpreprostejša vprašanja. Sistem podpore mora vključevati napredne uporabnike kot prvo točko vsebine in nato formalni sistem podpore, ki se stopnjuje vse do Microsoftove podpore za Office 365.