Priprava podatkov za napovedovanje prodaje v Excelu

Kateri način napovedovanja uporabljate, je pomembno, vendar ne glede na vašo izbiro morate v Excelu svoje osnovne podatke nastaviti na poseben način. Excel ima raje, če so vaši podatki v obliki tabele. Sledi kratek pregled.

Uporaba tabel

V Excelovi tabeli ni nič skrivnostnega. Tabela je nekaj, kar je zelo podobno bazi podatkov. Vaš delovni list Excel ima stolpce in vrstice, in če tja postavite tabelo, morate upravljati le tri zahteve:

• Hranite različne spremenljivke v različnih stolpcih. V en stolpec lahko na primer vnesete datume prodaje, v drugega prodajne zneske, v drugega imena prodajnih zastopnikov, v drugega pa linije izdelkov.
• Hranite različne zapise v različnih vrsticah. Ko gre za beleženje informacij o prodaji, hranite različne prodajne evidence v različnih vrsticah. V eno vrstico postavite podatke o prodaji, ki je bila opravljena 15. januarja, v drugo vrsto pa podatke o prodaji 16. januarja.
• Vnesite imena spremenljivk v prvo vrstico tabele. Na primer, "Datum prodaje" lahko vnesete v stolpec A, "Prihodek" v stolpec B, "Prodajni predstavnik" v stolpec C in "Izdelek" v stolpec D.

Slika prikazuje tipično Excelovo tabelo.

Zapisov vam ni treba hraniti po datumskem vrstnem redu – to lahko storite pozneje.

Zakaj bi se obremenjevali z mizami? Ker se veliko orodij Excel, vključno s tistimi, ki jih uporabljate za izdelavo napovedi, zanašajo na tabele. Grafikoni – ki vam pomagajo vizualizirati, kaj se dogaja z vašo prodajo – se zanašajo na tabele. Vrtilne tabele – ki so najmočnejši način za povzemanje prodajnih rezultatov v Excelu – se močno zanašajo na tabele. Dodatek za analizo podatkov – zelo uporaben način za izdelavo napovedi – se opira tudi na tabele.

Dolga leta je bil Excel odvisen od neformalne razporeditve podatkov, imenovane seznam . Seznam je bil videti podobno kot tabela zdaj, z imeni polj v prvi vrstici, ki jim sledijo zapisi. Toda seznam ni imel vgrajenih lastnosti, kot so število zapisov ali filtri ali skupne vrstice ali celo ime. Za določitev števila vrstic in stolpcev, ki jih je seznam zasedal, ste morali sprejeti posebne korake.

V Excelu 2007 je Microsoft dodal tabele kot novo funkcijo in tabele imajo vse tiste stvari, ki jih seznami nimajo. En vidik tabel je še posebej uporaben za napovedovanje prodaje. Ko čas mineva in dobite več informacij o prodajnih številkah, želite nove podatke dodati v svojo osnovno vrednost. Z uporabo seznamov ste morali definirati, kaj se imenuje ime dinamičnega obsega, da se prilagodi novim podatkom.

Pri tabelah je vse, kar morate storiti, zagotoviti nov zapis, običajno v novi vrstici na koncu tabele. Ko to storite, se tabela samodejno razširi, da zajame nove podatke. Vse v delovnem zvezku – grafikoni, formule, karkoli – se tudi samodejno posodobi, da odraža nove informacije. Tabele so velik napredek v primerjavi s seznami in ta knjiga jih široko uporablja.

Naročanje vaših podatkov

»Naročanje vaših podatkov« morda zveni kot »barvanje znotraj vrstic«. Dogovor je, da morate Excelu povedati, koliko ste prodali leta 1999, nato koliko v letu 2000, pa v letu 2001 itd. Če želite to narediti, morate podatke razporediti v kronološkem vrstnem redu.

Najboljši način za razvrščanje podatkov v kronološkem vrstnem redu v Excelu je z vrtilnimi tabelami. Vrtilna tabela vzame posamezne zapise, ki so v Excelovi tabeli (ali v zunanji bazi podatkov), in združuje zapise na načine, ki jih nadzorujete. Morda imate tabelo, ki prikazuje letno prodajo, vključno z imenom prodajnega zastopnika, prodanim izdelkom, datumom prodaje in prihodkom od prodaje. Če je tako, lahko zelo hitro ustvarite vrtilno tabelo, ki sešteva prihodek od prodaje po prodajnem zastopniku in po izdelkih po četrtletjih. S pomočjo vrtilnih tabel lahko povzamete več deset tisoč zapisov, dobesedno v nekaj sekundah. Če še niste uporabljali vrtilnih tabel, vam ta knjiga ne predstavlja le teme, ampak vas tudi prepriča o njih sredi noči.

Tri posebej čudovite stvari glede vrtilnih tabel:

• Za vas lahko zberejo vse vaše prodajne podatke – ali, če že to zadevo, vaše podatke o sončnem vetru, vendar gre za napovedovanje prodaje. Če zbirate informacije na podlagi prodaje za prodajo in želite nato vedeti, koliko so vaši zastopniki prodali na določen dan, v določenem tednu in tako naprej, je vrtilna tabela najboljši način za to.
• Za svojo naslednjo napoved lahko uporabite vrtilno tabelo, kar vam prihrani veliko časa.
• Imajo edinstven način, da vam pomagajo združiti svoje zgodovinske podatke – po dnevih, tednih, mesecih, četrtletjih, letih, kar lahko rečete.