Pretvarjanje in deljenje datotek Office 2019

Ko delite elektronsko kopijo svojega dela sistema Office 2019, na primer prek e-poštne priloge, pride do težave, če vaš prejemnik nima iste aplikacije, v kateri bi si jo lahko ogledal. Če na primer pošljete PowerPointovo predstavitev prijatelju, ki nima PowerPointa, je morda ne bo mogel odpreti.

Obstajata dva osnovna načina za reševanje težav z nezdružljivostjo: ali prejemnik pridobi aplikacijo, ki si lahko ogleda datoteke, ali pa pošiljatelj (to ste vi) lahko shrani datoteko v obliki, ki si jo prejemnik že lahko ogleda.

Če se boste težave lotili s strani prejemnika, je najlažji način, da prejemnik uporabi brezplačno spletno aplikacijo PowerPoint . (Potreben je Microsoftov račun, ki je brezplačen.) Na voljo so vse spletne različice Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka in OneNote. Niso tako popolni kot izvirniki, vendar dobro delujejo za ogled in enostavno urejanje. Če se odločate o rešitvi s strani pošiljatelja, najprej ugotovite, katere formate datotek ali aplikacije uporablja vaš prejemnik, nato pa določite ujemajočo se obliko datoteke, v katero bo vaša aplikacija shranila. Formate datotek, ki so na voljo vaši aplikaciji, najdete prek možnosti Shrani Kot pogovorno okno, v katerem lahko izberete drugo vrsto datoteke.

Za besedilne datoteke je format obogatenega besedila (.rtf) odlična izbira. To je skoraj univerzalna oblika, ki jo lahko odpre skoraj vsak program za obdelavo besedil, in uporabniki Worda običajno shranijo v tej obliki, ko želijo izmenjati dokumente z nekom, ki uporablja zelo star ali prikrit program za obdelavo besedil, ki ne podpira Wordovih datotek. Spodnja slika prikazuje, da je RTF izbran kot format datoteke v programu Microsoft Word.

Sprememba v drugo obliko datoteke lahko povzroči izgubo določenega oblikovanja. Nekatere funkcije v aplikacijah Office 2019 delujejo samo, če so dokumenti shranjeni v izvorni obliki aplikacije, kot so polja za izpolnjevanje, makri, nekatere vrste umetniških del, ki jih je mogoče urejati, in teme oblikovanja. Zato večina ljudi ne shranjuje v drugih formatih, razen če je to potrebno.

Če prejemniku dokumenta ne bo treba urejati, je najbolje, da ga shranite v posebni obliki, ki je zasnovana za skupno rabo postavljenih strani samo za branje: jezik opisa strani . Na ta način prejemnik vidi stran točno tako, kot ste jo nameravali, ne da bi mu bilo treba poiskati in prenesti ločen pregledovalnik za to določeno vrsto datoteke.

Office 2019 podpira dva glavna opisna jezika strani:

• PDF: Format, ki ga je ustvaril Adobe in se pogosto uporablja po vsem internetu za distribucijo dokumentov. Ne prihaja z operacijskim sistemom Windows, vendar je bralnik za to obliko zapisa – Adobe Reader – brezplačen za prenos Adobe . Večina spletnih brskalnikov bo prikazala tudi datoteke PDF.
• XPS: Format, ki ga je ustvaril Microsoft, izvorno podprt v sistemu Windows Vista in novejših. Vsakdo, ki ima Windows Vista ali novejšo različico, že ima ta pregledovalnik na voljo.

Shranite lahko v obliki PDF ali XPS neposredno iz aplikacije. Sledite tem korakom:

Izberite Datoteka → Shrani kot in nato poiščite želeno lokacijo za shranjevanje.

V pogovornem oknu Shrani kot na seznamu Shrani kot vrsta izberite dokument PDF ali XPS.

Pogovorno okno se spremeni in prikaže nekaj dodatnih kontrolnikov.

Namesto, da sledite korakom 1-2, lahko izberete Datoteka → Izvozi → Ustvari dokument PDF/XPS → Ustvari PDF/XPS.

(Neobvezno) Po želji spremenite ime datoteke. Privzeto je isto ime kot podatkovna datoteka, s katero delate.

Naredite izbor Optimize For.

• Za dokumente, ki so morda natisnjeni tudi na papir, izberite Standard (privzeto).
• Za dokumente, ki bodo v skupni rabi samo v spletu, izberite Minimalna velikost.

Kliknite Shrani.

Shranjena datoteka se odpre v svojem izvornem programu, ki je bodisi Adobe Reader (format PDF) bodisi XPS Viewer ali Internet Explorer (format XPS).