Ne traja dolgo, da naberete več e-poštnih sporočil, kot jih lahko obravnavate. Nekateri ljudje preprosto izbrišejo sporočila, ko jih preberejo. Drugi se držijo starih sporočil za referenčne namene.
Težava je v tem, da se Outlook upočasni, ko shranite veliko e-poštnih sporočil. Poleg tega je velika zbirka sporočil okorna za upravljanje. Če uporabljate e-poštni sistem podjetja, vam skrbniki sistema morda ne bodo dovolili, da shranite več kot določeno količino e-pošte, ker zamaši sistem.
Arhiviranje je funkcija, vgrajena neposredno v Outlook, ki vam pomaga pri shranjevanju sporočil in drugih Outlookovih elementov, ki jih trenutno ni treba gledati, vendar se boste morda želeli obrniti nanje v prihodnosti. Če pri delu uporabljate Outlook v omrežju Exchange, vam arhiviranje olajša sodelovanje s sistemskimi skrbniki, tako da zmanjšate število sporočil, ki jih shranjujete v e-poštnem sistemu.
Tudi če trenutno ne želite uporabljati funkcije arhiviranja, boste morda želeli razumeti, kako deluje. Outlook včasih samodejno arhivira elemente – kar se vam lahko zdi, kot da vaši Outlookovi elementi izginjajo.
Če se vam zdi funkcija samodejnega arhiviranja strašljiva in zapletena, ne skrbite. Microsoft morda ni omogočil enostavno dešifriranja funkcije Arhiv. Ko se tega naučite, vam lahko samodejno arhiviranje postane dragoceno.
Čeprav so e-poštna sporočila tisto, kar ljudje najpogosteje arhivirajo, je mogoče vse Outlookove elemente poslati v arhiv – sestanke, opravila, vse. Ljudje običajno ne arhivirajo stikov in zapiskov, lahko pa jih celo arhivirate, če želite.
Ni vam treba storiti ničesar, da bi Outlook arhiviral vaše predmete; program je nastavljen na samodejno arhiviranje elementov. Če želite videti, kako je Outlook nastavljen za arhiviranje vaših starih elementov ali spremeniti način, kako Outlook opravlja delo, sledite tem korakom:
1. Izberite Orodja –> Možnosti.
Prikaže se pogovorno okno Možnosti.
2. Kliknite zavihek Drugo.
Prikaže se stran z drugimi možnostmi.
3. Kliknite gumb Samodejno arhiviranje.
Prikaže se pogovorno okno Samodejno arhiviranje.
Ne brskajte po pogovornem oknu Samodejno arhiviranje in spreminjajte stvari hočete ali nočete – vsaj ne dokler ne pogledate, kaj je že nastavljeno. Štiri pomembne malenkosti, ki vam jih običajno sporoča pogovorno okno AutoArchive, so naslednje:
Ko prvič namestite Outlook, program samodejno arhivira elemente vsakih 14 dni in pošlje elemente, starejše od 6 mesecev, v arhivsko datoteko, navedeno v pogovornem oknu Samodejno arhiviranje. Za večino ljudi so te nastavitve v redu. Nekateri ljudje raje izklopijo funkcijo samodejnega arhiviranja in ročno zaženejo postopek arhiviranja. Postopek samodejnega arhiviranja lahko izklopite tako, da kliknete potrditveno polje z oznako »Zaženi samodejno arhiviranje vsakih 14 dni« na vrhu pogovornega okna Samodejno arhiviranje.
Sporočila lahko arhivirate kadar koli želite, tako da v Outlookovem meniju izberete Datoteka –> Arhiv in sledite pozivom. Prednost ročnega izvajanja procesa arhiviranja je, da imate nekoliko boljši nadzor nad procesom; Outlooku lahko določite rok za arhiviranje elementov, recimo prvega v letu. Outlooku lahko tudi poveste, katere mape naj arhivira in kam naj pošlje arhivirane elemente. Različne Outlookove mape lahko celo arhivirate v različne arhivske datoteke. Pomanjkljivost vsega tega nadzora je, da je mogoče narediti nedolžno napako in poslati arhivirane predmete na mesto, ki ga ne boste zlahka našli. Poskusite ne spreminjati imena ali lokacije datotek, kamor so poslani vaši arhivirani elementi, ker je presenetljivo enostavno izgubiti sled, kaj je kam šlo,
Včasih se zdi samodejno arhiviranje kot čarovnija. Starejši predmeti so skrivnostno odstranjeni brez kakršnega koli ukrepanja z vaše strani. Ali ni to enostavno? Seveda — dokler nenadoma ne boste morali najti enega od tistih predmetov, ki so se čarobno preselili v vaš arhiv. Potem morate ugotoviti, kam je šlo in kako znova priti do tega.
Ko si želite še enkrat ogledati elemente, ki ste jih arhivirali, odprite arhivsko mapo, ki jo Outlook imenuje tudi podatkovna datoteka.
Če želite odpreti podatkovno datoteko, ki vsebuje vaše arhivske elemente, sledite tem korakom:
1. Izberite Datoteka –> Odpri –> Outlookova podatkovna datoteka.
Prikaže se pogovorno okno Odpri Outlookovo podatkovno datoteko.
2. V polje Ime datoteke vnesite ime datoteke, ki jo želite odpreti.
Ime, ki ga vnesete, se prikaže v polju Ime datoteke.
3. Kliknite V redu.
Ime podatkovne datoteke, ki ste jo odprli, se prikaže v pasici mape z velikimi črkami. Prikaže se tudi vaš seznam map, ki prikazuje dva niza map: Normal in Archive.
Dovolj preprosto, kajne? Da, vendar je virtualna muha v virtualnem mazilu. Verjetno ne poznate imena arhivske datoteke, ki jo želite odpreti, in običajno ni prikazana na seznamu v pogovornem oknu Ustvari ali odpri Outlookovo podatkovno datoteko.
Če želite izvedeti ime odprte arhivske datoteke, izberite Datoteka -> Arhiv in poglejte v polje z oznako »Arhivska datoteka«. Pazite, da ne spremenite ničesar o informacijah v polju Arhivska datoteka. V nasprotnem primeru lahko Outlook začne pošiljati vaše arhivirane elemente drugam. Podatki v polju Arhivska datoteka so običajno zapleteni gobbledygook z dvopičji in poševnicami ter vsemi vrstami stvari, ki si jih normalni ljudje ne morejo zapomniti.
Eden od načinov za zajemanje dolgega imena v pogovornem oknu je kopiranje informacij. Takole je videti v hitrem previjanju naprej: enkrat kliknite ime, pritisnite tabulatorko, pritisnite Shift+tab, pritisnite Ctrl+C in nato kliknite Prekliči. Ko kopirate ime datoteke, lahko sledite korakom, navedenim prej v tem članku – prilepite želeno ime v polje Ime datoteke tako, da pritisnete Ctrl+V, in se veselite, da se vam ni treba spomniti tega dolgega, norega imena datoteke. .
Arhivsko datoteko lahko hranite odprto na seznamu Outlookove mape, kolikor dolgo želite, vendar jo večina ljudi raje zapre, ko najde tisto, kar potrebuje. Outlook deluje nekoliko hitreje, ko zaprete vse nepotrebne podatkovne datoteke.
Če želite zapreti podatkovno datoteko, sledite tem korakom:
1. Ko je seznam map odprt, z desno tipko miške kliknite ime vaše arhivske mape.
Prikaže se meni bližnjic.
2. V priročnem meniju izberite Zapri mapo.
Vaša arhivska mapa izgine s seznama map.
Način poimenovanja map v Outlooku je čuden. Na seznamu map se lahko večkrat pojavi »Osebne mape«. Če želite, da se Outlook zažene čim hitreje, jih zaprite čim več. Vaš glavni nabor map – nabor, ki ga uporabljate vsak dan – se ne bo zaprl, zato vam ni treba skrbeti, da boste zaprli mape, ki jih uporabljate vsak dan.
Kako preprečiti, da Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje v sistemu Windows Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje, zaradi česar jih je nemogoče urejati? Ne skrbite, metode so spodaj
Kako odpraviti napake pri tiskanju nepravilnih dokumentov Microsoft Word Napake pri tiskanju dokumentov Word s spremenjeno pisavo, neurejenimi odstavki, manjkajočim besedilom ali izgubljeno vsebino so precej pogoste. Vendar pa ne
Če ste med predstavitvijo uporabili pero ali označevalnik za risanje po diapozitivih PowerPoint, lahko risbe shranite za naslednjo predstavitev ali jih izbrišete, tako da boste naslednjič, ko ga pokažete, začeli s čistimi PowerPointovimi diapozitivi. Sledite tem navodilom za brisanje risb s peresom in označevalnikom: Brisanje črt ena na […]
Knjižnica slogov vsebuje datoteke CSS, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) in slike, ki jih uporabljajo vnaprej določene glavne strani, postavitve strani in kontrolniki v SharePointu 2010. Če želite poiskati datoteke CSS v knjižnici slogov na založniškem mestu: Izberite Dejanja mesta→ Pogled Vsa vsebina spletnega mesta. Prikaže se vsebina spletnega mesta. Knjižnica Style se nahaja v […]
Ne preobremenjujte občinstva z ogromnimi številkami. V Microsoft Excelu lahko izboljšate berljivost svojih nadzornih plošč in poročil tako, da oblikujete svoje številke tako, da se prikažejo v tisočih ali milijonih.
Naučite se uporabljati SharePointova orodja za socialno mreženje, ki posameznikom in skupinam omogočajo komunikacijo, sodelovanje, skupno rabo in povezovanje.
Julijanski datumi se v proizvodnih okoljih pogosto uporabljajo kot časovni žig in hitra referenca za številko serije. Ta vrsta datumskega kodiranja omogoča trgovcem na drobno, potrošnikom in servisnim agentom, da ugotovijo, kdaj je bil izdelek izdelan in s tem starost izdelka. Julijanski datumi se uporabljajo tudi v programiranju, vojski in astronomiji. Drugačen […]
Spletno aplikacijo lahko ustvarite v Accessu 2016. Kaj je torej spletna aplikacija? No, splet pomeni, da je na spletu, aplikacija pa je le okrajšava za »aplikacijo«. Spletna aplikacija po meri je spletna aplikacija baze podatkov, do katere dostopate iz oblaka z uporabo brskalnika. Spletno aplikacijo gradite in vzdržujete v namizni različici […]
Večina strani v SharePointu 2010 prikaže seznam navigacijskih povezav v vrstici za hitri zagon na levi strani strani. Vrstica za hitri zagon prikazuje povezave do predstavljene vsebine spletnega mesta, kot so seznami, knjižnice, spletna mesta in strani za objavljanje. Vrstica za hitri zagon vključuje dve zelo pomembni povezavi: Povezava do vse vsebine spletnega mesta: […]
Pri preprostih težavah reševalec v Excelu običajno hitro najde optimalne vrednosti spremenljivke reševalca za ciljno funkcijo. Toda v nekaterih primerih ima Solver težave pri iskanju vrednosti spremenljivke Solver, ki optimizirajo ciljno funkcijo. V teh primerih Solver običajno prikaže sporočilo ali sporočilo o napaki, ki opisuje ali razpravlja o težavi, ki […]
