Preglednica za Outlook 2019 za LuckyTemplates

Pošiljanje e-pošte še nikoli ni bilo lažje, kot je v Outlooku 2019. Opazili boste znani vmesnik traku, še vedno pa boste našli vse funkcije Outlooka, ki ste jih vzljubili – in nekaj novih. Uporabite to priročno Cheat Sheet, da odkrijete odlične nasvete in bližnjice na tipkovnici, ki vam bodo pomagale kar najbolje izkoristiti Outlook.

10 nasvetov za uporabo poštnega modula Outlook 2019

Prilagodite stolpce in podokna. Stolpci v mapi Prejeto in na drugih mestih pošte so nastavljivi. Če želite razširiti stolpec, postavite kazalec miške med dva naslova stolpcev in povlecite, da spremenite širino enega na levi. Prav tako lahko prilagodite relativne velikosti podokna za krmarjenje, poštnega seznama in podokna za branje; samo postavite kazalec miške nad delilnik med podokni in povlecite.

Izberite, kateri stolpci se prikažejo. Stolpce, ki se prikažejo v vaših poštnih mapah, lahko prilagodite. Na zavihku Pogled kliknite Dodaj stolpce za dostop do pogovornega okna Pokaži stolpce in od tam dodajte ali odstranite stolpce.

Odprite sporočilo v lastnem oknu. Branje sporočila v podoknu za branje je včasih dobro, včasih pa boste morda želeli sporočilo videti v večjem prostoru. Dvokliknite sporočilo, da ga odprete v novem oknu, ali ga izberite in nato na zavihku Pogled kliknite Odpri v novem oknu.

Zaprite vse odprte elemente. Tukaj je bližnjica, ko imate hkrati odprtih veliko različnih sporočil ali drugih predmetov. Če jih želite zapreti v enem zamahu, na zavihku Pogled kliknite Zapri vse elemente.

Skupaj sporočila po pogovoru. Če je bilo o določeni temi poslanih veliko sporočil, lahko preprosto vidite vsa povezana sporočila hkrati. Na zavihku Pogled potrdite polje Pokaži kot pogovore in kliknite Ta mapa. Nato uporabite spustni meni gumba Nastavitve pogovorov, da natančno nastavite, kako so prikazane niti pogovorov.

Dostopajte do naprednih nastavitev gledanja. Obstaja več načinov za prilagoditev pogleda modula Mail, kot ste si verjetno predstavljali. Za dostop do njih na zavihku Pogled odprite galerijo skupine Aranžmaja in v njenem meniju izberite Nastavitve pogleda. Odpre se pogovorno okno Napredne nastavitve pogleda. Od tu lahko dostopate do stolpcev, skupin, filtriranja razvrščanja, pogojnega oblikovanja in še več.

Izberite priljubljene mape. Če želite, da se bližnjica do mape prikaže v območju Priljubljene na vrhu podokna za krmarjenje v modulu Pošta, jo povlecite in spustite tja iz spodnjega dela podokna za krmarjenje. Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete mapo in izberete Prikaži v priljubljenih.

Filtrirajte e-pošto. Ste že kdaj poskusili brskati po mapi Prejeto in iskati sporočila določene zastave ali kategorije ali ki vsebujejo priloge? Na zavihku Domov lahko kliknete Filtriraj e-pošto in nato izberete merilo, po katerem želite hitro filtrirati. Na primer, če izberete Priloge, so prikazana samo sporočila, ki vsebujejo priloge. Filtrirate lahko tudi tako, da vnesete iskalno besedo ali besedno zvezo v polje Išči trenutni nabiralnik nad poštnim seznamom.

Odgovorite na zahteve za dostavo ali preberite potrdila. Nekatera sporočila imajo zahtevo za potrditev, da ste jih prejeli ali prebrali. Nekaterim se to zdi koristno; drugi mislijo, da je vsiljivo ali nesramno. Nastavite lahko svoje nastavitve glede tega, kaj se bo zgodilo, ko boste prejeli takšno zahtevo. Izberite Datoteka, Možnosti, kliknite Pošta in se pomaknite navzdol do razdelka Sledenje. V razdelku Za vsako prejeto sporočilo, ki vključuje zahtevo za potrdilo o branju, izberite svojo nastavitev: vedno pošlji potrdilo o branju, nikoli ga ne pošlji ali vprašaj vsakič.

Uporabite pisalne potrebščine. Funkcija Pisalne potrebščine v Outlooku ni odlična za podjetja, saj sporočilu dodaja nepotrebno grafiko in večina poslovnežev meni, da je neprofesionalna. Toda za osebno uporabo lahko doda zabaven, muhast pridih. Izberite Datoteka, Možnosti in kliknite Pošta. Kliknite Pisalne potrebščine in pisave in nato nastavite pisalne potrebščine v pogovornem oknu Podpisi in pisalne potrebščine. Poskusite klikniti gumb Tema, da začnete s temo. Ko nastavite svojo temo, se pri sestavljanju novega sporočila prepričajte, da je na zavihku Oblika besedila izbran HTML, ker pisalne potrebščine delujejo samo s sporočili, oblikovanimi v HTML.

10 nasvetov za uporabo koledarskega modula Outlook 2019

Spremenite privzeti zvok opomnika. Ko se prikaže opomnik, zaslišite zvok (če je vaš zvok vklopljen, seveda). Privzeto je to zvok, imenovan opomnik.wav, ki je priložen Outlooku. Lahko spremenite v kakšen drug zvok. Izberite Datoteka, Možnosti, kliknite Napredno in v razdelku Opomniki kliknite gumb Prebrskaj in izberite drugo zvočno datoteko.

Ponovno predvajanje opomnikov. Če pomotoma zaprete okno Opomniki, ga lahko znova odprete. Na zavihku Pogled v skupini Okno kliknite Okno z opomniki.

Dodajte praznike na koledar. Kdaj bo naslednje leto velika noč? zahvalni dan? Outlook ve. Ampak ti ne bo povedal, razen če vprašaš. Outlook privzeto ne prikazuje praznikov v koledarjih, ker so odvisni od kraja. Lahko pa jih dodate, če jih želite. Izberite Datoteka, Možnosti in kliknite Koledar, nato pa v razdelku Možnosti koledarja kliknite Dodaj praznike. Izberite državo, v kateri ste, in kliknite V redu.

Naredite kopijo koledarja. Če želite kopirati koledar, na zavihku Mapa kliknite gumb Kopiraj koledar. Nato izberite lokacijo za kopijo. To lahko storite, da začnete nov koledar, ki vsebuje vse elemente vašega glavnega koledarja kot izhodišče, nato pa dodate ali odstranite elemente na njem in jih delite z drugimi.

Delajte z več časovnimi pasovi. Nastavite lahko dodatne časovne pasove in jim dodelite smiselne oznake, ki vam lahko pomagajo pri načrtovanju. Izberite Datoteka, Možnosti, kliknite Koledar in v razdelku Časovni pasovi vnesite oznako za svoj glavni časovni pas in izberite območje. Označite lahko potrditveni polji Pokaži drugi časovni pas in Pokaži tretji časovni pas ter ju tudi označite.

Spremenite barvo koledarja. Vsak koledar uporablja drugačno barvo za zavihek, naslove in elemente, tako da jih lahko ločite, če gledate več koledarjev hkrati. Če želite spremeniti barvo koledarja, z desno tipko miške kliknite njegov zavihek in nato izberite Barva in izberite barvo. Lahko tudi samo prikažete koledar in nato na zavihku Pogled kliknite gumb Barva.

Prilagodite časovno lestvico. V pogledih koledarja, kjer vidite posamezne ure, kot sta dan in teden, lahko spremenite časovno lestvico, da strnete ali razširite koledar. Na zavihku Pogled kliknite Časovna lestvica in nato izberite interval, ki naj ga predstavlja vsaka vrstica v koledarju.

Nastavite delovni čas. Outlook privzeto šteje, da je "delovni čas" od 9.00 do 18.00 od ponedeljka do petka, nedelja pa kot prvi dan v tednu. To lahko spremenite, da se prilagodi različnim izmenam in urnikom. Izberite Datoteka, Možnosti in kliknite Koledar, nato pa spremenite nastavitve v razdelku Delovni čas.

Pokaži vreme ali ne. Ste opazili, da vam Outlook na vrhu koledarja prikaže vaše lokalno vreme? Če vam to ni všeč, ga lahko izklopite. (Lahko ga spremenite tudi med Fahrenheita in Celzija.) Izberite Datoteka, Možnosti, kliknite Koledar in v razdelku Vreme označite ali počistite Pokaži vreme na koledarju in izberite temperaturno lestvico.

Zaženite Outlook v koledarju. Outlook se privzeto zažene v mapi Prejeto. Če želite namesto tega zagnati v modulu Koledar, izberite Datoteka, Možnosti in kliknite Napredno. V razdelku Start in Exit Outlook kliknite Prebrskaj in nato Koledar.

10 nasvetov za uporabo modula Ljudje v Outlooku 2019

Določite dele imena osebe. Ko ustvarite nov stik, se ime, ki ga vnesete v polje Polno ime, samodejno razčleni v ločena polja za naslov, prvo, srednjo, priimek in pripono. Outlook tega ne opravi vedno odlično. Do pogovornega okna za vnos vsakega od teh podatkov lahko odprete tako, da kliknete gumb Polno ime, ko ustvarjate nov stik.

Nastavite vrstni red datoteke kot. Nastavitev Datoteka kot za stik določa njegov vrstni red v abecedni razporeditvi stikov. Privzeto je to priimek, ime, vendar lahko to spremenite. Na primer, morda želite, da je podjetje prikazano po imenu podjetja, ne po priimku vašega stika. Nastavite nastavitev datoteke kot za posamezen stik v njegovem zapisu tako, da ga dvokliknete v aplikaciji Ljudje in nato v oknu, ki se prikaže, spremenite nastavitev datoteke kot.

Oblikujte postavitev vizitke. Privzeto obliko kartice, prikazano v pogledu vizitke, je mogoče spremeniti. Odprite stik v njegovem oknu in nato na zavihku Stik kliknite gumb Vizitka in nato v pogovornem oknu Uredi vizitko spremenite obliko kartice in polja, ki jih vključuje.

Uporabite več polj. Polja, ki se privzeto prikažejo za stik, ko ga odprete v njegovem oknu, so le podmnožica razpoložljivih polj. Če si želite ogledati več polj, odprite stik in nato na zavihku Stik kliknite Podrobnosti. Nekatera dodatna polja vključujejo vzdevek, ime upravitelja, zakonca/partnerja, rojstni dan in obletnico.

Začnite nov stik na podlagi obstoječega. Če imate več stikov, ki vsi delajo za isto podjetje, bo številna polja verjetno enaka zanje, kot sta poštni naslov in naslov spletne strani. Če želite prihraniti čas, lahko vzpostavite nov stik na podlagi obstoječega. Odprite obstoječi stik v njegovem oknu in nato na zavihku Stik kliknite spodnji del gumba Shrani in novo, da se prikaže meni. V tem meniju izberite Stik iz istega podjetja.

Dodajte nebesedilno vsebino v opombe o stiku. Odprite stik v njegovem oknu in nato kliknite v območju Opombe. Na zavihku Vstavljanje boste našli veliko možnosti za vsebino, ki jo lahko vstavite v območje Opombe, vključno s slikami, oblikami, ikono, grafikoni, SmartArt, enačbami, simboli in WordArt.

Označite stik kot zasebnega. Morda imate na seznamu stikov nekaj stikov, ki jih raje ne delite. Če želite izključiti določen stik iz skupne rabe, odprite stik v njegovem oknu in na zavihku Stik kliknite Zasebno.

Ogled skupnih stikov nekoga drugega. Svoje stike lahko delite z gumbom Skupna raba stikov na zavihku Domov. Če si želite ogledati stike v skupni rabi nekoga drugega, kliknite gumb Odpri stike v skupni rabi (na zavihku Domov) in nato kliknite gumb Ime in izberite osebo, katere stike želite videti. Če je ta oseba dala v skupno rabo svojo mapo s stiki, boste lahko brskali po njej (brez vseh, ki so jih označili kot zasebne). Očitno to najbolje deluje v poslovnem okolju, kjer so vsi na istem poštnem ali SharePointovem strežniku.

Preverite podvojene stike. Ali ne bi bilo lepo, če bi vam Outlook povedal, če poskušate ustvariti nov stik za nekoga, ki je že na vašem seznamu? To lahko storite. Izberite Datoteka, Možnosti in kliknite Ljudje. V razdelku Imena in arhiviranje potrdite polje Preveri dvojnike pri shranjevanju novih stikov.

Ustvarite nov pogled. Na zavihku Domov odprite galerijo Trenutni pogled in izberite Upravljanje pogledov. Od tam lahko ustvarite svoj pogled po meri. Začnite tako, da izberete obstoječi pogled in kliknete Kopiraj. Nato izberite kopijo in kliknite Spremeni. Vaš novi pogled bo prikazan v trenutni galeriji Pogled poleg standardnih pogledov, kot so vizitka, telefon in seznam.

5 nasvetov za uporabo modula Notes v Outlooku 2019

Spremenite barve opomb. Ni nujno, da so lepljivi lističi rumeni. Če želite spremeniti barvo beležke, spremenite njeno kategorijo. Izberite ga in nato na zavihku Domov kliknite Kategoriziraj in izberite drugo barvo. To spremeni barvo beležke v pogledu ikon in vseh drugih pogledih, ki ga prikazujejo kot barvni samolepilni list.

Posreduj opombo. Če želite sporočilo poslati nekomu drugemu po e-pošti, izberite opombo in na zavihku Domov kliknite Posreduj. Nato naslovite in pošljite e-pošto, kot bi običajno. Če ima prejemnik Outlook, lahko odpre in si ogleda beležko.

Razvrstite in filtrirajte trenutni pogled Notes. Če želite spremeniti način prikaza zapiskov, lahko spremenite pogled, enako kot v drugih modulih. Na zavihku Domov odprite galerijo skupine Trenutni pogled in izberite Upravljanje pogledov. Izberite Trenutne nastavitve pogleda in nato kliknite Spremeni. Kliknite Razvrsti, da spremenite vrstni red, ali Filtriraj, da filtrirate seznam. Kliknite Ponastavi trenutni pogled, če si premislite glede sprememb.

Opombe naredite večje ali manjše. Ko si ogledujete zapiske v pogledu ikon, na zavihku Pogled kliknite Velike ikone ali Majhne ikone, da preklopite med obema možnostma. (Vendar bodite opozorjeni: pogled majhnih ikon vam ne bo všeč. Je neurejen in izgubite barve ikon.) Pogled seznama, ki je na voljo tudi na zavihku Pogled, prikazuje opombe kot seznam z enim stolpcem.

Spremenite velikost odprtega zapiska. Ko dvokliknete zapisek, se odpre v svojem ločenem oknu za samolepilne beležke. Kot tega okna lahko povlečete, da spremenite njegovo velikost, tako da si lahko ogledate več beležke brez pomikanja (če je dolga opomba).

3 nasveti za upravljanje podatkovnih datotek Outlook 2019

Arhivirajte stare podatke. Podatkovne datoteke lahko hitro narastejo do gigabajtov. Sčasoma lahko velika podatkovna datoteka postane okorna, zaradi česar se Outlook počasneje zažene in izklopi. Morda boste želeli arhivirati stara sporočila in predmete v ločeno datoteko, do katere lahko po potrebi dostopate. Za arhiviranje datotek kliknite Datoteka in nato gumb Orodja. Kliknite Počisti stare predmete. Izberite, katere mape želite arhivirati, nato pa nastavite datumski prag v polju Arhivski elementi starejši od. Izberite lokacijo arhivske datoteke ali sprejmite privzeto (ki je ista lokacija kot vaša glavna Outlookova podatkovna datoteka, vendar se imenuje Arhiv).

Očistite svoj nabiralnik. Čiščenje nabiralnika je naprednejše in bolj zapleteno kot preprosto arhiviranje. S čiščenjem poštnega predala lahko najdete predmete, ki so starejši od določenega števila dni ali večji od določenega števila kilobajtov. Samodejno arhiviranje lahko uporabite za avtomatizacijo postopka arhiviranja in lahko izpraznite mapo Izbrisani elementi. Če želite začeti, kliknite Datoteka, kliknite Orodja in kliknite Čiščenje nabiralnika.

Delite Outlook z drugimi uporabniki.Ko delite računalnik in ima vsaka oseba svojo prijavo v Windows, vam ni treba skrbeti za prehod v Outlook; ko vsak od vas zažene Outlook, dobite svoj zasebni nabiralnik in podatkovno datoteko. Če pa imata dve ali več oseb isto prijavo, jim ni nujno, da imajo v skupni rabi en sam Outlookov nabor podatkov. Ključ do zasebnosti je v tem primeru ustvarjanje dodatnih profilov v Outlooku. Kliknite Datoteka, kliknite Nastavitve računa in kliknite Upravljanje profilov. Ustvarite nov profil v pogovornem oknu Pošta tako, da kliknete Dodaj in izpolnite zahtevane podatke. Nato v pogovornem oknu Pošta lahko izberete Poziv za uporabo profila, če želite, da Outlook vsakič, ko se odpre, vpraša, katerega uporabnika naj naloži. Lahko pa izberete Vedno uporabljaj ta profil in nato izberete tistega, ki ga želite uporabiti. Če želite preklopiti profile, če niste zahtevali, da vas Outlook pozove ob zagonu, izberite Datoteka, Nastavitve računa, Spremeni profil. Outlook se bo znova zagnal in vprašal, kateri profil naj naloži.

Bližnjice na tipkovnici Outlook 2019

Nekatere naloge lahko opravite veliko hitreje z uporabo bližnjic na tipkovnici. Naslednje tabele ponujajo nekaj priročnih bližnjic, ki vam bodo pomagale biti učinkovitejši.