Podatki o prihodkih in stroških v Excelu za napovedovanje prodaje

Če je vaša ekološka niša v prodajni verigi vašega podjetja, je verjetno, da vodite evidenco o prodajnih rezultatih podjetja v Excelu ali pa jo nekdo vodi namesto vas. Če vaši izdelki delajo dobro, radi zaženete Excel, pogledate te rezultate in zadovoljno vzdihnete.

Če vaši izdelki ne delujejo tako, kot bi morali, refleksno zaženete Excel, pogledate te rezultate in se sprašujete, kako popraviti, kaj je šlo narobe. Kakorkoli že, podatki so verjetno že v Excelovem delovnem zvezku, kar olajša izdelavo napovedi.

Ustvarjanje izhodišč za prihodke je precej preprosto. Odločite se za obdobje napovedi (dolžino časa, ki ga predstavlja vsako opazovanje v vašem izhodišču) in po potrebi uporabite Excel, da izračunate skupni prihodek za vsako obdobje v vašem izhodišču. Zdaj ste pripravljeni napovedati, koliko boste prinesli v prihajajočem obdobju.

Ugotavljanje stroškov, zlasti stroškov prodaje, je težje. Ali morate vključiti stroške prodanega blaga? Seveda boste vključevali stroške plač in provizij prodajnih zastopnikov, promocij izdelkov, zapuščanja, smeti in drobnarij, potovanj in zabave. Kaj pa posredni stroški?

Eden od načinov za nadaljevanje je, da te stroške za vsako obdobje v vašem izhodišču odštejete od prihodkov za isto obdobje, da dobite oceno dobička za obdobje. To ustvari novo izhodišče dobička, ki ga lahko uporabite za napovedovanje dobička v naslednjem obdobju.

Kaj pa oportunitetni stroški? Ko porabite denar za podporo prodaji ene linije izdelkov, preusmerjate sredstva iz druge linije izdelkov. To je oportunitetni strošek: imeli ste priložnost porabiti ta denar za podporo pripomočkov in ne pripomočkov in morda bi ustvarili več prihodka in več dobička, če bi denar uporabili za pomoč pri prodaji pripomočkov.

Nobeno računovodsko pravilo vam ne pove, ali morate v izračune dobička vključiti oportunitetne stroške. Tukaj se ne ukvarjate z računovodstvom, ampak ga uporabljate za pomoč pri oblikovanju načrtov.

Slika prikazuje, kako vam lahko napovedi pomagajo načrtovati, kako podpreti linije izdelkov.

Funkcija delovnega lista TREND temelji na linearni regresiji – tukaj z uporabo zgodovinskega razmerja med stroški in prihodki.

Podatki o pripomočkih in pripomočkih so precej enostavni. Slika prikazuje dejanski prihodek in dejanske neposredne stroške podpore posamezne linije izdelkov v vsakem mesecu od januarja 2014 do julija 2016, v vrstici 3 do vrstice 33. Delovni list dobi podatke o dobičku preprosto tako, da stroške odšteje od prihodkov.

Vrstica 35 prikazuje napovedi za avgust 2016. Takole jih dobi:

Napoveduje stroške za avgust 2016 z uporabo eksponentnega glajenja; glejte poglavje 15 za več informacij, toda za tiste, ki se igrate doma, gladilna konstanta še ni bila optimizirana z zmanjševanjem povprečne kvadratne napake.
Napovedi stroškov so prikazane v celicah C35 in G35.

Za vsak izdelek napoveduje prihodke za avgust 2016 z uporabo regresijskega pristopa (kjer za pripravo napovedi uporabite zanesljivo razmerje med prihodki od prodaje in eno ali več napovednimi spremenljivkami) pod krinko funkcije delovnega lista TREND.
Z uporabo informacij o zgodovinskem razmerju med stroški in prihodki za vsak izdelek v celicah B35 in F35 napoveduje, kakšni bi bili prihodki glede na napovedi stroškov.

Napoveduje dobiček za avgust 2016 tako, da od napovedanih prihodkov odšteje predvidene stroške.
Če seštejemo napovedani dobiček za obe vrsti izdelkov, dobimo skupni dobiček za avgust 2016 v višini 11.330 $.

Kaj pa, če bi upoštevali oportunitetne stroške podpore pripomočkov in jih namesto tega prelili v Gidgete? Na naslednji sliki lahko vidite učinek opustitve pripomočkov in stroškov – sredstev, ki jih vaše podjetje porabi za podporo pripomočkov – samo v podporo pripomočkom.

Kaj se zgodi, ko opustiš Widgets in njegove stroške vložiš v podporo Gidgetom.

Tukaj so stolpci od A do H identični tistim na prejšnji sliki. Stolpci od J do K prikazujejo učinek odvzema sredstev iz pripomočkov in njihove uporabe za podporo pripomočkom. Naslednji koraki kažejo, kako pridobiti te projekcije:

V celico K3 vnesite =C3+G3 ter kopirajte in prilepite formulo v celice od K4 do K33 in v celico K35.
Stolpec K zdaj vsebuje vsoto dejanskih stroškov za obe liniji izdelkov od januarja 2014 do julija 2016, plus vsoto predvidenih stroškov v K35.

V celico J3 vnesite =(F3/G3)*K3 ter kopirajte in prilepite formulo v celice od J4 do J33.
Ta formula dobi razmerje med prihodkom in stroški za Gidgets januarja 2014 in ga pomnoži s skupnimi stroški, prikazanimi v celici K3. Učinek je, da se eno merilo bruto marže uporabi za višje merilo stroškov in oceni, kakšen bi bil prihodek za Gidgets v tem primeru.

V celico J35 vnesite to formulo =TREND(J3:J33,K3:K33,K35) .
To napoveduje prihodke za Gidgets v avgustu 2016 glede na razmerje med projekcijami prihodkov in stroškov v J3 do K33, če ste se odločili podpreti samo Gidgets.

Če želite dobiti napoved dobička za Gidgets samo za avgust 2016, vnesite =J35-K35 v celico L35.

Upoštevajte, da je vsota dobička v avgustu 2016 za pripomočke in pripomočke 4.128 $ + 7.201 $ = 11.330 $. Če pa ste svoja sredstva Widgeta namenili Gidgetsu, bi vaš dobiček za avgust 2016 znašal 14.004 $ – 2.674 $ več. V surovih dolarjih se to ne zdi veliko, vendar je 24-odstotno povečanje. Generacije evropskih lastnikov igralnic so obogatele na veliko manjših prednostih.

Razlog je seveda v tem, da je bruto marža pri Gidgetih večja kot pri pripomočkih, čeprav je vaš prihodek od pripomočkov za skoraj 30 odstotkov večji kot pri Gidgetsih. Povzeti:

• V stolpcu K se obnašate, kot da ste vse svoje vire namenili samo Gidgetom, od januarja 2014 do julija 2016. Učinek je, da odstranite vso podporo iz pripomočkov in jo dodate podpori, ki je bila dana Gidgetom.
• V stolpcu J ocenite prihodke, ki bi jih zaslužili, če bi podpirali samo Gidgets, z uporabo pretekle marže za Gidgets.
• S funkcijo TREND ocene prihodkov od J3 do J33 regresirate na stroške od K3 do K33 in rezultat uporabite za ocenjene stroške v K35. Odštejte K35 od J35, da dobite napoved dobička, če ste prepoznali svoje oportunitetne stroške in podpirali samo Gidgete.

Z uporabo dveh različnih scenarijev – pripomočkov s pripomočki in samo pripomočkov – je ta primer nekoliko težje slediti. Vendar je to realistična ponazoritev, kako lahko uporabite osnovno funkcijo napovedovanja TREND za pomoč pri sprejemanju informiranih odločitev o dodelitvi virov.

Seveda bi pri odločitvi o preusmeritvi virov iz ene linije izdelkov v drugo veljali tudi drugi premisleki – analiza narave napak v napovedih (pogosto imenovanih ostanki), nepovratni stroški, morebitno preoblikovanje za podporo dodatni proizvodni zmogljivosti v linijo izdelkov, potrebo po stalni podpori za stranke, ki so vlagale v pripomočke, itd. Toda eno od meril so skoraj vedno finančne ocene, in če lahko z zaupanjem napovedujete finance, ste v prednosti.