Outlook 2003: Upravitelj poslovnih stikov

Business Contact Manager (BCM) različice 2.0 je brezplačen dodatek za Outlook 2003 v izdajah Office Professional in Small Business. To je odlično orodje, če razumete, kako ga uporabljati v svojo korist in premagati dve glavni omejitvi:

• Starejše različice BCM delujejo kot samostojne enote in ne dovoljujejo deljenja med več uporabniki. Nadgradnja vašega BCM na različico 2.0 omogoča skupno rabo baze podatkov med več uporabniki. Če uporabljate starejšo različico, vzpostavite povezavo, izberite Pomoč v Outlookovi orodni vrstici, izberite Preveri posodobitve in sledite navodilom za nadgradnjo sistema.

• Če želite uporabljati funkcije skupne rabe BCM, mora biti vaš program Outlook nameščen v računalniku z operacijskim sistemom Windows XP Professional; BCM ni v skupni rabi pod Windows XP Home Edition.

• Seznam izdelkov in storitev ima fiksno obliko s samo tremi razpoložljivimi polji za uvoz podatkov iz vašega prodajnega in računovodskega sistema. Polja iz vašega poslovnega sistema morate prilagoditi tako, da se prilegajo trem uvoznim poljem: Ime artikla, Opis in Cena na enoto, kar omejuje način navajanja storitev in izdelkov. Če navedete isti izdelek kot ena enota, ena škatla ali en vsebnik, pomeni, da morate odpreti en element vrstice na embalažo. Ne morete uvoziti trenutnih količin zalog, ker BCM ne uvaža polj o količini.

• Če želite imeti isti artikel na različnih embalažah na isti liniji, morate določiti pomen vaše enotne količine, naj bo to 1 steklenica šampona ali škatla z 12 stekleničkami šampona. Prilagajanje imena, opisa in cene posameznega artikla za storitev, projekt ali izdelek je izziv uporabe BCM v katerem koli podjetju.

Recimo na primer, da Daisy dela v podjetju za vzdrževanje računalnikov in programske opreme in prejme zahtevo za ponudbo za namestitev in deljenje novega BCM 2.0 na petih delovnih postajah. Napiše podroben predlog, vključno z minimalnimi zahtevami, kot je Windows XP Professional na delovni postaji, ki bo delila bazo podatkov, in oceni število ur za njeno storitev. Ustvari nov element za snemanje tega predloga:

Ponudba storitve za namestitev programske opreme

Ime artikla: namestitev programske opreme

Opis: BCM 2.0 v skupni rabi na 5 delovnih postajah

Količina: 1 storitev

Cena : 120,00

Daisy uporablja polje Ime artikla za določitev storitve in polje Opis, da navede, kaj je bilo potrebno. Predlog povezuje tudi kot datoteko v Postavkah zgodovine priložnosti. Če njeno storitev prilagodite seznamu izdelkov in storitev, lahko idejo Daisy uporabite v kateri koli vrsti poslovanja.

Poleg tega povejte, da Mark dela v pravni pisarni, nova stranka pa zahteva ponudbo za vodenje pravnih zadev podjetja. Napiše predlog, v katerem razloži, kaj pokrivajo njegove pisarniške storitve, in ga pošlje kot 250 $ na uro, pri čemer ocenjuje deset ur na mesec storitve. Predlog ocenjuje na 120 ur letno in ga postavi na naslednji način:

Ponudba storitev za Mark's Legal Services

Ime artikla: Pravna podpora

Opis: Pogodba o pravni podpori podjetja 10h/mesec

Količina: 120

Skupaj: 30.000 $

Prav tako lahko kozmetična klinika ustvari seznam izdelkov in storitev za aplikacije za nego kože z botoxom in storitve za lasersko nego kože na enak način kot pravna pisarna ali računalniška storitev.

Ne glede na to, ali ste v trgovini ali majhni industriji, lahko s prejšnjimi primeri prilagodite seznam izdelkov, da bo ustrezal razpoložljivim poljem BCM.