Osredotočanje na polja v Accessu 2003

Polje je kraj, kjer živijo vaši podatki; eno polje vsebuje en podatek, na primer Leto ali Ekipa.

Ker je na svetu toliko različnih vrst stvari, Access 2003 ponuja različne vrste polj za shranjevanje stvari. Pravzaprav vam Access 2003 ponuja deset vrst polj. Na prvi pogled se deset izbir morda ne zdi veliko prilagodljivo, a ko zares vstopite v Access 2003, bo to več kot dovolj. Zahvaljujoč možnostim polj lahko tudi prilagodite videz in delovanje polj tako, da natančno ustrezajo vašim potrebam. Vse to in tudi kokice.

Vsako polje ponuja številne možnosti, s katerimi je prilagajanje izjemno uporabno. Lahko zahtevate nekaj informacij, preizkusite vnos in preverite, ali je to tisto, kar iščete, in nato samodejno oblikujete polje tako, kot želite.

Vse vrste polj so prikazane na naslednjem seznamu. So v enakem vrstnem redu, kot so prikazani na zaslonu v Accessu 2003. Ne skrbite, če ne morete ugotoviti, zakaj bi kdo želel uporabiti eno ali drugo vrsto. Samo osredotočite se na tiste, ki jih potrebujete, v mislih si zabeležite druge in nadaljujte s svojim delom.

• Besedilo: shrani besedilo – črke, številke in vse kombinacije le-teh – do 255 znakov.

• Številke v besedilnem polju niso številke; so le kup številk, ki visijo skupaj na polju. Bodite pozorni na to dejstvo, ko načrtujete tabele v svoji bazi podatkov.

• Besedilna polja imajo eno nastavitev, ki jo morate vedeti: velikost. Ko ustvarite besedilno polje, želi Access 2003 vedeti, koliko znakov vsebuje polje. To je velikost polja . Če ustvarite polje z imenom First Name in naredite njegovo velikost 6, se Joseph prilega polju, ne pa Jennifer. Ta omejitev je lahko težava. Dobro splošno pravilo je, da je polje nekoliko večje, kot mislite, da ga potrebujete. Polje je enostavno narediti še večje, če je treba, vendar je zelo nevarno, če ga pomanjšamo.

• Beležka: vsebuje do 64.000 znakov informacij – to je skoraj 18 strani besedila.

• To je res veliko besedilno polje. Odličen je za splošne opombe, podrobne opise in vse ostalo, kar zahteva veliko prostora.

• Številka: vsebuje resnične, zanesljive številke.

• Svojo pot do slave in bogastva lahko seštevate, odštevate in izračunavate s številskimi polji. Če delate z dolarji in centi (ali funti in pensi), uporabite polje za valuto.

• Datum/čas: shrani čas, datum ali kombinacijo obeh, odvisno od oblike zapisa, ki ga uporabljate.

• Uporabite polje Datum/čas za sledenje, kdaj je bilo življenje . Precej vsestranski, kajne?

• Valuta: spremlja denar, cene, zneske računov itd.

• V bazi podatkov Access 2003 se denar tukaj ustavi. V tem primeru veljajo tudi lira, marke in jen. Če ste razpoloženi za kakšno drugo vrsto številk, si oglejte številčno polje.

• AutoNumber: naredi samo to, kar piše: napolni se s samodejno ustvarjeno številko vsakič, ko naredite nov zapis.

• AutoNumber je zelo kul. Samo pomislite, ko v svojo tabelo dodate stranko, Access 2003 samodejno ustvari številko stranke! Čeprav ima Microsoft SQL Server nekaj podobnega, morajo revni ljudje, ki uporabljajo Oracle, skakati skozi obroče, da ustvarijo številke strank (ali drugih vrst).

• Da/Ne: drži Da/Ne, True/False in On/Off, odvisno od formata, ki ga izberete. Ko potrebujete preprost da ali ne, je to polje za uporabo.

Predmet OLE: pomeni povezovanje in vdelavo objektov, zelo zmogljiva, zelo nerodna tehnologija in se izgovarja kot »O-Lay«. Predmet OLE je nekaj takega kot Wordov dokument, Excelova preglednica, bitna slika (slika) Windows ali celo skladba MIDI. Z vdelavo predmeta OLE v vašo tabelo bo vaša baza podatkov samodejno "znala", kako urediti Wordov dokument ali Excelovo preglednico, predvajati MIDI skladbo itd.

• Hiperpovezava: zahvaljujoč tej vrsti polja (in malo čarovnije omrežja, ki jo zagotavlja Microsoft Internet Explorer) Access 2003 zdaj razume in shranjuje poseben jezik povezav, zaradi katerega je internet tako kul.

• Če uporabljate Access 2003 v omrežju vašega podjetja ali obsežno uporabljate internet, je ta vrsta polja za vas.

• Čarovnik za iskanje: Ena najmočnejših funkcij programa baze podatkov je iskanje. Omogoča hitrejši vnos podatkov (in z manj napakami), saj vam omogoča, da izberete pravilno vrednost polja s prednastavljenega seznama. Brez tipkanja, brez skrbi, brez težav – to je zelo koristen trik. V nekaterih programih baz podatkov je dodajanje iskanja v tabelo res težko. Na srečo čarovnik za iskanje Access 2003 naredi postopek veliko manj boleč. Vprašajte Office Assistant za vse podrobnosti o čarovniku za iskanje.