Organiziranje vaše pošte v Outlooku 2016

Napihnjenost poštnega nabiralnika. Vsak ga sčasoma dobi. Vaša mapa Prejeto Outlook 2016 se napolni s sporočili, ki jih niste izbrisali ali jih odstranili, in preden se zavete, imate na tisoče sporočil, ki zavzamejo prostor v vaši podatkovni datoteki in vam preprečujejo enostavno brskanje po novih stvareh. Tukaj je nekaj idej za razbijanje te zamašitve.

Očistite pogovore

Pogovor je izmenjava e-pošte, ki je sestavljena iz več sporočil naprej in nazaj. Ker večina ljudi preprosto pritisne Odgovori, da nadaljuje pogovor, ne da bi izbrisala vse prejšnje besedilo, na koncu dobite veliko sporočil, ki so v bistvu podmnožice vsebine drug drugega. Funkcija čiščenja pogovora gre skozi in jih poišče ter izbriše vsa sporočila, ki so v celoti vsebovana v vsaj enem drugem sporočilu.

Izberite Domov→ Počisti→ Počisti pogovor, da uporabite to funkcijo za določeno sporočilo. (Najprej izberite sporočilo.) Če želite počistiti celotno mapo, izberite Domov→Počisti→Počisti mapo. Če pa želite to narediti za vse svoje poštne mape, izberite mapo Prejeto in nato izberite Domov→Počisti→Počisti mapo in podmape.

Arhivirajte stara sporočila

Outlook lahko nastavite tako, da arhivira sporočila, ki imajo določene lastnosti, na primer tista, ki so starejša od določenega datuma. Arhiviranje sporočil jih premakne v ločeno podatkovno datoteko, imenovano Archive.pst. Če počistite svojo glavno datoteko Outlook, jo pomanjšate, tako da se Outlook zažene hitreje. Arhivsko podatkovno datoteko lahko odprete kadar koli, ko se morate vrniti na nekaj v njej.

Če želite arhivirati sporočila, izberite Datoteka→ Informacije→ Čiščenje nabiralnika→ Arhiv. Nastavite svoje nastavitve v pogovornem oknu Arhiv in kliknite V redu.

Če želite pozneje odpreti arhivsko podatkovno datoteko in nekaj pridobiti, izberite Datoteka→ Odpri in izvozi→ Odpri podatkovno datoteko Outlooka. Pobrskajte do arhivske datoteke, jo izberite in kliknite V redu. Arhivska datoteka se zdaj prikaže v podoknu za krmarjenje na levi; tam lahko delate z njim tako kot z glavno datoteko.

Za še bolj temeljito čiščenje izberite Datoteka→ Informacije→ Čiščenje nabiralnika→ Čiščenje nabiralnika. V pogovornem oknu Čiščenje nabiralnika lahko določite parametre za samodejno arhiviranje. Najdete lahko na primer predmete, starejše od določenega števila dni ali večje od določenega števila kilobajtov.

Ustvarite poštne mape

Eden učinkovitih načinov za organiziranje vaše pošte je ustvarjanje podmap za vaš nabiralnik. Nato lahko sporočila premaknete v eno od podmap, da jih odstranite iz glavne mape Prejeto. Na primer, lahko imate podmapo za vsako organizacijo, v kateri ste prostovoljec, ali podmapo za vsakega družinskega člana, ki vam pošilja sporočila.

Če želite ustvariti novo mapo, z desno tipko miške kliknite mapo Prejeto v podoknu za krmarjenje in izberite Nova mapa. Vnesite novo ime mape in pritisnite Enter. Nato povlecite in spustite sporočila iz mape Prejeto na ime nove mape v podoknu za krmarjenje.

Ustvarjanje pravil za ravnanje s pošto

Imeti več poštnih map je super, vendar se morate spomniti sporočil povleci in spustiti v te mape. Na srečo lahko postopek avtomatizirate z ustvarjanjem pravil za ravnanje s pošto. Pravilo lahko oceni pošiljateljev e-poštni naslov in preusmeri sporočilo v podmapo, če je na primer od določene osebe.

Če želite ustvariti pravilo za obdelavo pošte, začnite z izbranim sporočilom, ki izpolnjuje želene kriterije. Nato izberite Domov→Pravila→Ustvari pravilo. Nato izpolnite pogovorno okno, da opišete sporočilo, na katerega želite ciljati. Določite lahko na primer, kaj zadeva vsebuje ali komu je poslana. Kliknite Napredne možnosti za več izbir.

Če ga želite nastaviti, izberite Datoteka → Skupna raba → Present Online → Present Online. Pojavila se bo povezava; kopirajte to povezavo in jo pošljite članom občinstva prek besedilnega sporočila, e-pošte ali na kateri koli način, ki vam je všeč. Počakajte, da ga dobijo, in nato v pogovornem oknu, ki se prikaže, kliknite gumb Začni predstavitev, da začnete oddajo.