Organiziranje Outlookove e-pošte: čiščenje map

Znebite se nepotrebnih elementov v Outlookovih mapah je bistvenega pomena za dobro duševno zdravje. Ves ta nered v vaši Outlookovi mapi Prejeto je lahko moteč. Te informacije pojasnjujejo še dve tehniki za organiziranje e-pošte Outlook 2019 in odstranjevanje ostankov iz map – arhiviranje in ukaz Čiščenje poštnega predala.

Arhiviranje starih stvari v Outlookovo mapo »Prejeto«.

V nekaterih primerih Outlook shrani e-poštna sporočila, opravila in sestanke, starejše od šestih mesecev, v mapo Arhiv, posebno mapo za predmete, za katere Outlook meni, da so zastareli in jih ni več vredno hraniti. Outlook pokliče pošiljanje teh elementov v mapo Arhiv »samodejno arhiviranje«. Predmeti, ki so bili arhivirani, niso za vedno izgubljeni. Obiščete jih lahko tako, da odprete mapo Arhivske mape in njene podmape v podoknu z mapami. Te mape in podmape se ustvarijo samodejno, ko prvič arhivirate elemente.

Arhiviranje je način odstranjevanja poštnih map, seznamov opravil in koledarja elementov, ki niso več pomembni. Kako in kdaj bodo predmeti arhivirani, je odvisno od vas. Če želite arhivirati elemente, jih lahko arhivirate sami, določite privzeti nabor pravil arhiviranja, ki veljajo za vse mape, ali, če mapa potrebuje individualno pozornost in ne bi smela biti predmet privzetih pravil arhiviranja, za to določite posebna pravila mapo. Vsaka mapa ima lahko svoj nabor pravil arhiviranja ali pa zanjo veljajo privzeta pravila.

Če želite Outlooku povedati, kako arhivira stare stvari:

• Vzpostavitev privzetih pravil arhiviranja: na zavihku Datoteka izberite Možnosti, da odprete pogovorno okno Outlookove možnosti. Nato na zavihku Napredno kliknite gumb Nastavitve samodejnega arhiviranja. Videli boste pogovorno okno Samodejno arhiviranje.
• Vzpostavitev pravil za določeno mapo: Izberite mapo, pojdite na zavihek Mapa in kliknite gumb Nastavitve samodejnega arhiviranja. V pogovornem oknu Lastnosti vidite zavihek Samodejno arhiviranje, kot je prikazano v

Izdelava privzetih pravil arhiviranja (levo) in pravil za mapo (desno).

Privzeta pravila arhiviranja v Outlooku

V pogovornem oknu Samodejno arhiviranje se dogovorite za te možnosti, da določite privzeta pravila arhiviranja:

• Zaženi samodejno arhiviranje vsakokrat: vnesite številko, da Outlooku poveste, kako pogosto naj arhivira elemente.
• Poziv pred zagonom arhiviranja: če je to potrditveno polje izbrano, se pred začetkom arhiviranja prikaže okno s sporočilom in lahko zavrnete arhiviranje, če želite, tako da v polju za sporočilo izberete Ne.
• Izbriši potekle elemente (samo e-poštne mape): potrdite to potrditveno polje, če želite izbrisati vsa e-poštna sporočila, ko je poteklo časovno obdobje.
• Arhiviraj ali izbriši stare predmete: počistite to možnost, če ne želite arhivirati elementov.
• Prikaži arhivsko mapo na seznamu map: to možnost izberite, če želite obdržati arhivirano različico mape v podoknu map. Arhivirani elementi so shranjeni v tej mapi, tako da jih lahko pregledate.
• Očistite predmete, starejše od: izberite časovno obdobje, po katerem želite arhivirati elemente.
• Premakni stare predmete v: Kliknite gumb Prebrskaj in izberite mapo, če želite arhivsko datoteko shraniti na določeno mesto.
• Trajno izbriši stare predmete: to možnost izberite, če želite stare elemente izbrisati in ne arhivirati.

Pravila arhiviranja za Outlookovo mapo

V pogovornem oknu Lastnosti izberite med temi možnostmi, da določite pravila arhiviranja za določeno mapo:

• Ne arhiviraj elementov v tej mapi: to možnost izberite, če predmetov v mapi ni vredno arhivirati.
• Arhivirajte elemente v tej mapi z uporabo privzetih nastavitev: izberite to možnost, če želite odložiti privzeta pravila arhiviranja za mapo.
• Arhivirajte to mapo s temi nastavitvami: izberite to možnost, če želite določiti pravila arhiviranja za mapo.
• Očistite predmete, starejše od: izberite časovno obdobje, po katerem želite arhivirati elemente v mapi.
• Premakni stare elemente v privzeto arhivsko mapo: izberite to možnost, če želite elemente premakniti v mapo, ki ste jo izbrali kot privzeto.
• Premakni stare predmete v: Kliknite gumb Prebrskaj in izberite mapo, če želite arhivirane elemente shraniti na določeno mesto.
• Trajno izbriši stare elemente: izberite to možnost, če želite izbrisati, ne arhivirati, elemente v tej mapi.

Poleg arhiviranja je še en način za samodejno odstranjevanje nepomembnih elementov uporaba čarovnika za pravila za brisanje določenih vrst e-poštnih sporočil, ko prispejo.

Zagon Outlookovega ukaza za čiščenje nabiralnika

Ukaz za čiščenje nabiralnika je večnamenski ukaz za iskanje e-poštnih sporočil, arhiviranje elementov, brisanje elementov in brisanje nadomestnih različic elementov. Če želite uporabiti ukaz, pojdite na zavihek Datoteka, izberite Info, kliknite gumb Orodja in izberite Čiščenje nabiralnika. Videli boste pogovorno okno Čiščenje nabiralnika. Pogovorno okno ponuja hiter uvod v ta različna Outlookova opravila :

• Ogled, koliko prostora na disku zasedajo mape: kliknite gumb Ogled velikosti nabiralnika in si nato v pogovornem oknu Velikost mape zabeležite velikosti map.
• Iskanje elementov: izberite gumb z možnostjo, da poiščete elemente, starejše od določenega števila dni ali večje od določenega števila kilobajtov, vnesite število dni ali kilobajtov in kliknite gumb Najdi. Pristanete v pogovornem oknu Napredno iskanje.
• Arhiviranje elementov: kliknite gumb Samodejno arhiviranje, da arhivirate elemente v svojih mapah.
• Praznjenje mape z izbrisanimi elementi: Kliknite gumb Izprazni, da izpraznite mapo z izbrisanimi predmeti.
• Brisanje vseh alternativnih različic elementov: kliknite Izbriši, če pošiljate e-pošto prek računa Exchange Server in želite izbrisati alternativne različice elementov, ki so bili ustvarjeni med sinhronizacijo.

Odstranjevanje poštnih predalov.