Organiziranje informacij s kategorijami Outlook 2007

Dobra zbirka informacij ima veliko vrednost. Vendar pa s seznama stikov ali opravil ne morete iztisniti polne vrednosti, če ne morete hitro ugotoviti, kateri elementi so pomembni in kateri ne. Funkcija Kategorije v Outlooku je zasnovana tako, da vam pomaga razlikovati, kaj je nujno, od tistega, kar lahko čaka.

Dodeljevanje kategorije

Ko prvič nastavite Outlook 2007, lahko ugotovite, katere kategorije so na voljo, tako da kliknete gumb Kategoriziraj na vrhu zaslona Prejeto, desno od gumba Naprej ali tako, da izberete Dejanja –> Kategoriziraj. Gumb Razvrsti je videti kot majhen, večbarven kvadrat s tik-tac prsti. Več drugih Outlookovih modulov prav tako prikazuje gumb Kategoriziraj; opravlja enako delo, kjer koli ga najdete. S klikom na gumb Kategoriziraj se prikaže seznam kategorij (presenečenje!), od katerih je vsaka poimenovana po barvi. Če želite preprosto barvno kodirati svoje predmete s privzeto, je postopek precej preprost.

Sledite tem korakom, da elementu dodelite kategorijo:

1. Kliknite element, ki ga želite kategorizirati.

Element je poudarjen.

2. Kliknite gumb Kategoriziraj in s seznama izberite želeno kategorijo.

V elementu se prikaže barvni blok, ki označuje, katero kategorijo izberete.

Vsakemu elementu lahko dodelite več kategorij, čeprav je lahko preveč zmedeno kot če ne dodelite nobene kategorije.

Preimenovanje kategorije

Vsaki barvi lahko povežete ime, tako da veste, zakaj določenemu predmetu dodeljujete določeno kategorijo.

Če želite preimenovati kategorijo, sledite tem korakom:

1. Kliknite gumb Kategorije in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

2. Kliknite kategorijo, ki jo želite preimenovati.

Izbrana kategorija je označena.

3. Kliknite gumb Preimenuj.

Kategorija, ki jo izberete v 2. koraku, je obdana s poljem, ki prikazuje, da jo lahko urejate.

4. Vnesite novo ime, ki ga želite dodeliti tej kategoriji.

Namesto starega imena se pojavi ime, ki ga vnesete.

5. Kliknite V redu.

Pogovorno okno Barvne kategorije se zapre.

Če spremenite ime kategorije, ki ste jo že dodelili nekaterim Outlookovim elementom, se ime te kategorije za te elemente samodejno spremeni.

Spreminjanje barve kategorije

Lahko spremenite barvo kategorije in njeno ime. Dodeljevanje nepozabnih barv lahko da pomembne namige o tem, kako poteka vaše delo ali kako dobro ste v koraku s trenutnimi projekti.

Sledite korakom, da spremenite barvo kategorije:

1. Kliknite gumb Kategorije in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

2. Kliknite kategorijo, ki ji želite dodeliti novo barvo.

Izbrana kategorija je označena.

3. Kliknite gumb Barva.

Prikaže se spustni seznam, ki prikazuje barve, ki jih lahko izberete.

4. Kliknite barvo, ki jo želite dodeliti.

Barva, ki jo izberete, se prikaže namesto stare barve.

5. Kliknite V redu.

Pogovorno okno Barvne kategorije se zapre.

Izberete lahko tudi Brez in ustvarite brezbarvno kategorijo. To je nekako mračno, a če ustreza vašemu razpoloženju, pojdite. Morda boste želeli ustvariti brezbarvne kategorije, ker Outlook ponuja samo 25 barv, morda pa imate več kot 25 kategorij. Ko pa presežete 25 kategorij, lahko razmislite o zmanjšanju števila kategorij, da zmanjšate zmedo.

Dodelitev tipke za bližnjico kategorije

Vsaki kategoriji lahko dodelite tipko za bližnjico, ki vam omogoča, da dodelite kategorijo brez dotikanja miške. To je zelo priročno, ko želite povečati zaslon, poln e-poštnih sporočil ali opravil, in vse urediti v nekem vrstnem redu.

Če želite kategoriji dodeliti bližnjico, sledite tem korakom:

1. Kliknite gumb Kategorije in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

2. Kliknite kategorijo, ki ji želite dodeliti tipko za bližnjico.

Izbrana kategorija je označena, da se pokaže, da ste jo izbrali.

3. Kliknite meni Bližnjične tipke.

Prikaže se seznam bližnjičnih tipk.

4. Kliknite tipko za bližnjico, ki jo želite dodeliti.

Ime izbrane bližnjice se prikaže na desni strani kategorije.

5. Kliknite V redu.

Kategoriji ne morete dodeliti več kot ene bližnjične tipke; to bi bilo zmedeno. Vendar pa lahko elementu dodelite več kot eno kategorijo.