Ohranjanje srečne in zdrave mape stikov v Outlooku

V patologiji, ki preučuje bolezni in kako se prenašajo, je kontakt oseba, ki prenaša nalezljivo bolezen, v Outlooku pa je kontakt nekdo, o katerem hranite podatke. Informacije o stikih se hranijo v mapi Stiki. Ta mapa je imenik z izjemno močjo. Ima mesta za shranjevanje imen ljudi, naslovov, telefonskih številk, e-poštnih naslovov, spletnih strani, številk pozivnikov, rojstnih dni, obletnic, vzdevkov in drugih stvari. Ko naslovite e-poštno sporočilo, lahko naslov dobite neposredno iz mape Stiki, da se prepričate, ali je naslov pravilno vnešen.

Mapa Stiki je tako dobra in tako temeljita, kot so informacije o stikih, ki jih vnesete vanjo. Na teh straneh je razloženo, kako vnesti podatke o stiku in posodobiti podatke, če se zgodijo spremembe.

Vnos novega stika v mapo Stiki

Če želite nekoga postaviti na seznam stikov, odprite mapo Stiki in začnite z enim od naslednjega:

• Kliknite gumb Nov stik.

• Pritisnite Ctrl+N (v oknu mape s stiki) ali Ctrl+Shift+C.

• Izberite Datoteka –> Novo –> Stik.

Vidite kontaktni obrazec. Na tem obrazcu so mesta za vpis skoraj vsega, kar se o človeku da vedeti, razen njegovega ljubezenskega življenja in skrivnih razvad. Vnesite vse podatke, ki jih želite zapisati, pri čemer upoštevajte ta pravila cest med vožnjo:

• Polna imena, naslovi itd.: Čeprav vas morda zamika, da preprosto vnesete naslove, telefonske številke, imena in tako naprej v besedilna polja, tega ne počnite! Kliknite gumb Polno ime na zavihku Splošno, da na primer vnesete ime. Kliknite gumb Poslovni ali Domov, da vnesete naslov v pogovorno okno Preveri naslov. S klikom na gumbe in vnosom podatkov v pogovorna okna dovolite Outlooku, da loči sestavne dele imen, naslovov in telefonskih številk. Kot tak lahko Outlook lažje razvrsti imena in naslove, imena in naslove pa lahko uporablja kot vir za množično pošiljanje in množično pošiljanje e-pošte z Microsoft Wordom.

• Ko vnašate podatke o podjetju in ne o osebi, pustite polje Polno ime prazno in v polje Podjetje vnesite ime podjetja.

• Informacije, ki so za vas pomembne: Če se zdi, da obrazec nima mesta za vnos določene vrste informacij, poskusite klikniti gumb trikotnika in v pojavnem meniju izberite novo kategorijo informacij. Kliknite gumb trikotnika poleg poslovnega gumba in izberite Domov, na primer, če želite namesto naslova podjetja vnesti domači naslov.

• Datoteka kot: odprite spustni meni Datoteka kot in izberite možnost za vnos stika v mapo Stiki. Stiki so razvrščeni po abecedi po priimku, imenu, imenu podjetja ali kombinacijah treh. Izberite možnost, ki najbolje opisuje, kako pričakujete, da boste našli stik v mapi Stiki.

• Poštni naslovi: Če za stik obdržite več naslovov, prikažite naslov, na katerega želite poslati pošto, in potrdite polje To je poštni naslov.

• E-poštni naslovi: Za vsak stik lahko vnesete do tri e-poštne naslove (kliknite gumb trikotnika in izberite E-pošta 2 ali E-pošta 3, da vnesete drugi ali tretji naslov). V besedilnem polju Prikaži kot vam Outlook pokaže, kako bo videti vrstica Za e-poštna sporočila, ko pošljete e-pošto stiku. Privzeto je v vrstici Za prikazano ime stika, ki mu v oklepaju sledi njegov e-poštni naslov. Vendar pa lahko v besedilno polje Prikaži kot vnesete karkoli želite, in če vam vnos nečesa drugega pomaga razlikovati med e-poštnimi naslovi, vnesite nekaj drugega. Vnesite na primer Lydia – Osebno, da boste vedeli, kdaj pošljete e-pošto na Lydijin osebni naslov in ne na njen poslovni naslov.

• Fotografije: če želite digitalno fotografijo postaviti na obrazec za stik, kliknite gumb Dodaj fotografijo stika in v pogovornem oknu Dodaj sliko stika izberite sliko in kliknite gumb V redu.

Na zavihek Splošno napišite nekaj besed, da opišete, kako in kje ste se srečali s stikom. Ko pride čas za izločitev stikov na seznamu map »Stiki«, vam lahko branje opisov pomaga pri odločitvi, kdo bo izločen in kdo ne.

Ko končate z vnosom podatkov, kliknite gumb Shrani in zapri. Če se vam mudi z vnosom kontaktnih podatkov, kliknite gumb Shrani in novo. S tem se odpre prazen obrazec, da lahko zabeležite podatke o drugem stiku.

Tukaj je hiter način za vnos kontaktnih podatkov za nekoga, ki vam je poslal e-poštno sporočilo: odprite sporočilo, z desno tipko miške kliknite ime pošiljatelja v vrstici Za in v priročnem meniju izberite Dodaj v Outlookove stike. Vidite kontaktni obrazec. Če lahko, vnesite več informacij o pošiljatelju in kliknite gumb Shrani in zapri.

Uvoz e-pošte in naslovov iz drugega programa

Recimo, da ste uporabljali Outlook Express, Eudora ali Lotus Organizer za obdelavo e-pošte in naslovov za stike, zdaj pa ste postali pretvornik v Outlook. Kaj počnete z e-poštnimi sporočili ter imeni in naslovi v drugem programu? Ne moreš jim dovoliti, da samo sedijo tam. Lahko jih uvozite v Outlook in nadaljujete tam, kjer ste končali.

Če želite uvoziti e-poštne in kontaktne naslove iz drugega programa, začnite z izbiro Datoteka –> Uvozi in izvozi. Videli boste čarovnika za uvoz in izvoz. Kaj boste naredili naprej, je odvisno od tega, kje zdaj izvajate svojo e-pošto in sledenje naslovom:

• Outlook Express: Izberite Uvozi internetno pošto in naslove in kliknite gumb Naprej. V pogovornem oknu Outlook Import Tool izberite Outlook Express, izberite potrditvena polja, da se odločite, kaj želite izvoziti (pošta, naslovi in/ali pravila), in znova kliknite gumb Naprej. V naslednjem pogovornem oknu izberite možnosti, da se odločite, kaj storiti glede podvojenih vnosov; nato kliknite gumb Dokončaj.

• Eudora: Izberite Uvozi internetno pošto in naslove in kliknite gumb Naprej. V pogovornem oknu Outlookovega orodja za uvoz izberite Eudora, izberite možnosti, da se odločite, kaj storiti glede podvojenih vnosov, in znova kliknite gumb Naprej. V pogovornem oknu Brskalnik za mapo izberite datoteko, v kateri so shranjeni podatki Eudora, in kliknite gumb V redu.

• Lotus Organizer: izberite Uvozi iz drugega programa ali datoteke, kliknite gumb Naprej, izberite različico Lotus Organizer (4.x ali 5.x) in znova kliknite gumb Naprej. Ko med tem kliknete gumb Naprej, vas vpraša, kako ravnati s podvojenimi elementi, kako poiskati podatkovno datoteko Lotus Organizer in izbrati mapo Outlook, v katero želite shraniti podatke.

Nekaterih filtrov za uvoz in izvoz Outlook ne namesti samodejno. Outlook vas bo morda pozval, da vstavite Office CD, da bo lahko namestil filter.