Odkrivanje številnih načinov za ogled vaših sporočil v Outlooku 2000

Svoja sporočila si lahko ogledate na vsaj deset načinov, začenši s kompletom, ki je priložen Microsoft Outlooku. Vsak pogled lahko spremenite tako, da razvrstite kateri koli stolpec informacij v katerem koli pogledu, tako da kliknete naslov tega stolpca.

Če želite spremeniti pogled na sporočila v Outlooku, izberite Pogled–>Trenutni pogled in nato v meniju izberite enega od naslednjih pogledov:

• Sporočila. To je preprosta slika vaše mape Prejeto – Od, Do, Zadeva – samo osnove. Sporočila, ki jih še niste prebrali, so navedena krepko; ostali so navedeni v navadni vrsti.

• Sporočila s samodejnim predogledom. Ko nimate časa prebrati vseh sporočil, ki jih prejmete, je predogled koristen. Prvih nekaj vrstic vam lahko da namig, katera sporočila želite prebrati. Samodejni predogled vam pokaže teh prvih nekaj vrstic.

• Običajno vidite predoglede samo sporočil, ki jih še niste prebrali. Vidite samo naslove sporočil, ki ste jih prebrali. Pravzaprav Outlook predvideva, da ste prebrali katero koli sporočilo, ki ste ga odprli. Sporočilo lahko označite tudi kot prebrano ali neprebrano, tako da ga kliknete z desno tipko miške in izberete Označi kot prebrano ali Označi kot neprebrano.

• Z zastavo za spremljanje. Dohodna sporočila lahko označite z zastavico, da boste lažje spremljali, kaj morate storiti kot odgovor na posamezno sporočilo. Označeni pogled razvršča vaša sporočila glede na to, ali so na sporočilih nastavljene zastavice, in navaja, katere vrste zastavic so nastavljene in kdaj zapadejo.

• Nekateri strokovnjaki pravijo, da je najučinkovitejši način za obravnavo vseh vaših dohodnih sporočil, da jih vložite v skladu s tem, kaj morate z njimi narediti, in nato ukrepati glede na prioriteto in čas vsakega sporočila. Zastavice sporočil so priročen način, da ugotovite, kaj morate storiti s sporočili, ki jih prejmete. Pogled z zastavico za spremljanje samodejno organizira vaša sporočila glede na dejanje, ki ga zahtevajo, zaradi česar ste takoj učinkoviti, kajne?

• Zadnjih sedem dni. Ko ste pozvani, da nemudoma ukrepate glede sporočila, ki ste ga prejeli pred nekaj dnevi, ni vedno lahko najti sporočila, ki vam je povedalo, kaj morate storiti, še posebej, če prejmete veliko e-pošte. Pogled zadnjih sedem dni prikazuje samo sporočila, ki ste jih prejeli v zadnjem tednu. Najti element na kratkem seznamu je lažje kot na dolgem.

• Seznam zadnjih sedem dni omejuje vaš pogled na sporočila, ki prispejo v sedemdnevnem časovnem obdobju. Sporočil ne razvršča glede na to, kaj je v njih ali kdo jih je poslal. Sporočila lahko razvrstite glede na ime pošiljatelja ali zadevo sporočila, tako da kliknete naslove na vrhu stolpcev v pogledu.

• Označeno za naslednjih sedem dni. Če označujete sporočila, ki so res pomembna, bodo sporočila, ki ste jih označili, da bi pritegnili vašo pozornost v naslednjih nekaj dneh, verjetno najprej zahtevala vašo pozornost. Za hiter pogled na najbolj vroče predmete uporabite pogled Označeno za naslednjih sedem dni.

• Podobno kot pogled z zastavicami, pogled z zastavico za naslednjih sedem dni preide na bistvene: kdo je poslal sporočilo, kaj je tema sporočila in kdaj je treba ukrepati v zvezi s sporočilom, ki je označeno.

• Po temi pogovora. Vedno vključite zadevo, ki je lahko razumljiva, tako da oseba, ki prejme vaše sporočilo, že na prvi pogled ve, kaj je tema vašega sporočila in kaj storiti glede tega. Z malo sreče bodo drugi ljudje naredili enako za vas. Potem lahko resnično pridobite nekaj kilometrine od svojih sporočil, tako da jih razvrstite v pogledu Po temi pogovora.

• Od pošiljatelja. Ko šef pokliče in vpraša: "Ali ste prejeli e-poštno sporočilo o bonusih, ki sem vam ga poslal pred tremi tedni?" verjetno ne želite porabiti veliko časa za razvrščanje sporočil vseh drugih iz zadnjih treh tednov. Najhitrejši način za takojšen odgovor na šefovo vprašanje je, da preklopite na pogled Po pošiljatelju.

• V pogledu Po pošiljatelju lahko takoj najdete šefovo ime. Dvokliknite sporočilo z naslovom Bonusi. Potem lahko poveš šefu: »Vsekakor sem; tukaj je pred mano." Tako hitro boste lahko odgovorili, da vam bo šef z veseljem podelil ta bonus.

• Neprebrana sporočila. Ni vam treba prebrati vsakega sporočila, ki pride na vaš zaslon, vendar Murphyjev zakon pravi, da bodo najpomembnejše informacije v sporočilu, ki ga še niste prebrali. Pogled Neprebrana sporočila vam omogoča hiter pogled na stvari, v katere še niste na hitro pokukali.

• Ne puščajte svoje mape Prejeto ves čas v pogledu Neprebrana sporočila, ker se zdi, da sporočila izginejo, ko jih preberete. Večino časa je lažje uporabljati pogled Sporočila in občasno preklopiti na pogled Neprebranih sporočil kot strategijo za iskanje stvari.

• Poslano. Morda se zdi neumno, če je pogled na mapo »Prejeto« razvrščen glede na ime osebe, ki ji je posamezno sporočilo poslano. Konec koncev je to vaša mapa Prejeto; vse bi vam morali poslati, sicer ga ne bi bilo tukaj, kajne?

• Za ogled Poslano imate dva razloga. Nekatera sporočila, ki pridejo k vam, so na primer naslovljena na vse v vašem podjetju, zato je dobro vedeti, da določenih sporočil ne jemljete osebno. Drugi razlog je, da je enak nabor pogledov na voljo v mapi Prejeto in Poslani predmeti. Mapa Poslani predmeti je kraj, kjer Outlook hrani kopije sporočil, ki ste jih poslali drugim osebam. Vedeti, kaj ste komu poslali, je lahko zelo prav.

• Poslano v ogled je samo razvrščen, ne pa tudi združen, kar pomeni, da so sporočila prikazana v vrstnem redu imen oseb, ki so jih poslale. Skupinski pogled bi kot naslov skupine prikazal ime vsake osebe, ki vam je poslala pošto. Če kliknete stolpec Zadeva, izgubite prednost, da je seznam razvrščen po pošiljatelju. Če se zdi, da je vaš seznam Poslano napačno razvrščen, kliknite besedo Za na vrhu stolpca Za.

• Časovna os sporočila. Pogled časovnice sporočil je eden najbolj zanimivih pogledov v Outlooku; nariše vam graf vseh vaših sporočil glede na to, kdaj so prispela. Pogled časovnice sporočil je zasnovan tako, da vam pomaga najti sporočila, ko se lahko spomnite, kdaj so prispela, ne pa zakaj so prispela ali kdo jih je poslal.

• Majhne ikone, ki predstavljajo sporočila, so pravzaprav bližnjice do sporočil, ki jih predstavljajo. Sporočilo lahko odprete tako, da dvokliknete ikono za to sporočilo. Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete ikono sporočila, da odgovorite na sporočilo, izbrišete sporočilo ali premaknete sporočilo v drugo mapo.