Nevarnosti uporabe Excela za finančno modeliranje

Finančni modelarji, tako kot vsi, ki veliko delajo z Excelom, se zelo zavedajo povezanih tveganj. Glede na študijo Raya Panka, ki je vodilni avtor na področju preglednic, skoraj 90 odstotkov preglednic vsebuje napake.

Nekateri menedžerji obravnavajo modele, kot da so sposobni dati odgovor na vse svoje poslovne odločitve in rešiti vse svoje poslovne težave. Zastrašujoče je videti slepo vero, ki jo imajo mnogi menedžerji v svoje finančne modele.

Finančno modeliranje je danes zelo pomembno za podjetja. Zanašanje na finančne modele, ki temeljijo na Excelu, je tako zakoreninjeno v kulturi mnogih organizacij, praksa predajanja "starih modelov" mlajšemu osebju, ki ne razume, kako modeli delujejo, pa je zelo razširjena praksa. Modele, ki so bili večkrat uporabljeni že več let, se prenašajo in ponovno uporabljajo. Kot svetovalec sem to večkrat videl — uporabnik ne razume, kako model deluje, vendar je »dokaj samozavesten«, da mu daje pravilne rezultate.

Po podatkih PwC in KPMG več kot 90 odstotkov korporativnih preglednic vsebuje bistvene napake. Glede na pomen preglednic v poslovanju tega tveganja ne smemo jemati zlahka. Evropska skupina za tveganje preglednic (EuSpRIG) je bila ustanovljena leta 1999 izključno z namenom obravnavanja vprašanj celovitosti preglednic. Raziskujejo in poročajo o grozljivkah s preglednicami, ki vsebujejo najnovejše napake, povezane s preglednicami, o katerih poročajo mediji, in kako bi se jim lahko izognili. Katastrofalne posledice nenadzorovane uporabe preglednic so vedno moteče in povzročajo nekoliko grozljivo branje.

Vedno je malo grozljivo, ko ljudje rečejo, da bodo nadaljevali z večmilijonskim projektom »zaradi rezultatov finančnega modela«. Zelo enostavno je dobiti napačno formulo ali pa so vhodne predpostavke le nekaj osnovnih točk, kar pa lahko pomembno vpliva na rezultat. Prilagoditev vhodnih predpostavk za samo nekaj dolarjev lahko tako ali tako močno vpliva na denarni tok, dobičkonosnost in resnično izvedljivost projekta!

Tako formulo kot logične napake je zelo enostavno narediti in prevladujejo v finančnih modelih podjetij. Kot oblikovalec finančnih modelov bi morali pri izdelavi modela pozorno iskati napake.

Čeprav so glavne nevarnosti uporabe Excela povezane z njegovo dovzetnostjo za napake, je treba omeniti tudi povezana vprašanja zmogljivosti in pomanjkanja discipline.

Zmogljivost

Pred Excelom 2007 je bilo največje število vrstic, ki jih je Excel lahko obdelal, 65.000. To se morda zdi veliko, še posebej, če šele začenjate z Excelom, vendar ni niti blizu dovolj. Povprečnemu uporabniku Excela bi redno zmanjkalo vrstic in bi se moral zateči k uporabi Microsoft Accessa ali shranjevanju podatkov v več delovnih zvezkih za shranjevanje podatkov. Moj, kako so se stvari spremenile!

Od Excela 2007 naprej se je število vrstic povečalo na več kot milijon, kar se je takrat zdelo veliko izboljšanje. V tej dobi velikih podatkov pa je še vedno precej enostavno zmanjkati vrstic, še posebej, če začnete izvajati nekaj formul po stolpcu. Realno gledano, vse, kar je več kot pol milijona vrstic, postane zelo počasno z običajnim Excelom.

Pomanjkanje zmogljivosti Excela še vedno lahko štejemo za nevarnost, saj se kljub vsem novim zmožnostim modernega Excela mnoge od njih še razvijajo in jih le malokdo uporablja v celoti. Da bi se spopadli z omejitvami velikosti Excela pri delu z velikimi količinami podatkov, ljudje še vedno režejo podatke na različne kose, uvažajo in izvažajo iz Accessovih ali drugih baz podatkov, da se izognejo shranjevanju podatkov, in brišejo arhivirane podatke, ki so vsi nevarne prakse, ker so nagnjene k napakam in so neverjetno zamudne.

Pomanjkanje discipline

Excel je zelo prilagodljivo orodje. V Excelu lahko naredite skoraj vse , vendar to ne pomeni, da bi morali! Eden od razlogov, zakaj mi je tako všeč, je pomanjkanje meja ali omejitev. Večina programske opreme vas prisili, da jo uporabljate na določen način, vendar vam Excel omogoča, da v katero koli celico vnesete kar koli.

Zdaj, kot je čudovito biti brez meja, je tudi neverjetno nevarno in nekoliko zaskrbljujoče. Veste, koliko škode lahko naredite z napačnim finančnim modelom, in dejstvo, da ni nadzorov in ravnotežij – razen tistega, kar ste kot modelar vložili vanj – je grozljiva možnost.

Številne najboljše prakse finančnega modeliranja so bile ustvarjene z namenom spopadanja s tem pomanjkanjem discipline v finančnih modelih. Preverjanje napak, oblikovanje in pravila glede postavitve, oblikovanja in strukture modela so zasnovani tako, da postavijo nekatere meje okoli modela, ki brez njih postane nevarno orodje v napačnih rokah.