Nenehno učenje iz projektov Microsoft Project 2019

Ne mislite na Microsoft Project 2019 kot na ogromen elektronski seznam opravil; namesto tega je sofisticirano orodje, ki se uporablja za upravljanje projektov. Logični stranski produkt tega upravljanja je fantastična zakladnica informacij, ki jih lahko uporabite, da postanete bolj usposobljen uporabnik projekta – in s tem bolj kompetenten vodja projekta .

Ko pošljete zadnjo beležko, povezano s projektom, in sprejmete zadnjo pohvalo ali kritiko svojega šefa, si vzemite trenutek in še enkrat preglejte načrtovanje Microsoftovega projekta.

Preglejte projekt

Med prvim, drugim ali celo tretjim projektom ne boste razumeli vseh vidikov projektnega vodenja. Toda s svojimi spretnostmi se boste počutili bolj udobno. Podobno ne boste razumeli vseh odtenkov načrtovanja Microsoft Project v vašem prvem projektu. V svojem drugem projektu ne boste niti odkrili vseh zmogljivosti Projecta. Toda postopoma, ko boste obvladali vse podrobnosti upravljanja projektov in uporabe Projecta, boste učinkoviteje uporabljali veščine vodenja projektov in lažje absorbirali informacije, ki jih ustvari Project – in hitreje boste razumeli, kako vam lahko pomaga preprečiti napake. na prihodnjih projektih.

Preglejte vsak projekt na koncu vsake faze in na koncu projekta, da vidite, kaj ste naredili prav in kaj narobe. Nato lahko to, kar odkrijete, uporabite za izboljšanje svojih veščin pri naslednjem projektu.

Dobro je, da na koncu vsake faze življenjskega cikla opravite pregled, če pride do večjega tveganja ali težave ali če pride do nepredvidene pomembne spremembe.

Učite se iz svojih napak

Saj veste, kaj pravijo: Če ne študiraš zgodovine, si obsojen, da jo ponavljaš. In ponavljanje napake je zadnja stvar, ki jo želite narediti pri vodenju projekta.

Pri pregledu projekta upoštevajte te strategije:

• Primerjajte prvotni osnovni načrt s končno dejansko dejavnostjo, kot je prikazano. Tudi če ste ustvarili vmesne ali osnovne načrte za prilagoditev drastičnim spremembam, si oglejte najširši razkorak med tem, kar ste pričakovali, da se bo zgodilo v začetnem načrtu, in tem, kar se je zgodilo. Ta strategija je lahko najboljši način, da vidite področja, kjer ste ponavadi najbolj podcenjeni ali kjer so spremembe v obsegu projekta povzročile dramatične spremembe.
• Preglejte opombe, ki ste jih naredili o opravilih, da se spomnite na spremembe ali težave, ki so se pojavile. V list z Ganttovim grafikonom vstavite stolpec z imenom Opombe in preberite vse opombe v eni seji.
• Upoštevajte, kateri viri niso bili izpolnjeni, kot je bilo obljubljeno; če jih upravljate, jim zagotovite konstruktivne povratne informacije. Če ne upravljate z viri, si zabeležite njihovo delovno hitrost in kakovost, da si pomagate pri prihodnjih nalogah. Upoštevajte tudi, kateri zunanji prodajalci niso izpolnili pričakovanega (in jih premaknite na dno pogodbenega seznama).
• Ocenite lastno komunikacijo v shranjenih e-poštnih sporočilih ali beležkah. Ugotovite, ali ste ekipi dali dovolj informacij za učinkovito delovanje in ali ste vodstvo pravočasno obvestili o vprašanjih projekta.
• Ocenite povratne informacije svojega šefa, strank in drugih zainteresiranih strani. Ugotovite, ali so se kakršne koli splošne omejitve, kot so proračun projekta ali rezultati, med potekom projekta močno spremenile. Vprašajte, ali so bili končni uporabniki zadovoljni s hitrostjo, s katero ste zaključili projekt in dostavili končni izdelek. Pozanimajte se o uspešnosti ekipe z njihove perspektive in o tem, ali bi se zanašali na vas, da vodite še kakšen podoben projekt.

Izhodiščni in dejanski podatki.

Seznanite se z ekipo

Noben projekt ni provinca ene osebe. Tudi če se nihče drug nikoli ni dotaknil načrta projekta, je vaša ekipa še vedno zagotovila vnos za ta načrt prek ur dejavnosti, o katerih so poročali, in informacij, ki so vam jih posredovali med potekom projekta.

Upoštevajte te predloge za izboljšanje komunikacijskega procesa:

• Vprašajte člane ekipe o uspehu dejanskega poročanja o dejavnosti. Ali ste za zbiranje informacij o virih pošiljali e-pošto, načrtovali zapiske ali uporabljali orodja Project Web App, kot je TimeSheet? Ste razmišljali, da bi izkoristili vse prednosti spletnega sodelovanja? Bi morali to storiti pri naslednjem projektu?
• Ugotovite, ali vaša ekipa vašo komunikacijo ocenjuje kot pogosto in temeljito. Ali ste z viri delili premalo informacij o projektu ali ste jih preplavili s preveč? Ali ste poslali preprosta poročila o določenih vidikih projekta ali celotne (okorne) datoteke projekta? Ali je vodstvena ekipa menila, da je vaše poročanje o projektu zadostno za njihove potrebe? Ali bi se morali naučiti bolje izkoristiti drugo programsko opremo, kot sta Excel in Visio, do katere dostopate prek vizualnih poročil?

Primerjajte različice projekta

Vodje projektov včasih raje shranjujejo nove različice projektnih načrtov, namesto da bi delali z vmesnimi načrti. Ta pristop lahko deluje, vendar ne omogoča, da se zgodovina projekta zajame v eno samo projektno datoteko. Ni važno – Funkcija Primerjaj različic projekta vam omogoča, da vidite razlike med dvema datotekama načrta projekta. Te datoteke sta lahko dve različni različici načrta za en projekt ali datoteke za dva ločena projekta, ki sta si podobna.

To metodo lahko uporabite za pregled dogodkov iz zaključenega projekta ali za primerjavo podobnih novih projektov, ko jih gradite. Končano primerjalno poročilo vam grafično prikaže razlike v projektu in ponuja legendo za prepoznavanje značilnosti poročila.

Če želite primerjati dve datoteki v Projectu, sledite tem korakom:

Odprite datoteko, ki jo želite primerjati.
Aktivna datoteka se šteje za trenutni projekt.

Na zavihku Poročilo kliknite gumb Primerjaj projekte v skupini Projekt.
Prikaže se pogovorno okno Primerjaj različice projekta, kot je prikazano.

Primerjava različic projekta.

Če se datoteka za primerjavo ne prikaže na spustnem seznamu z oznako Primerjaj trenutni projekt (ime datoteke) s to prejšnjo različico, kliknite gumb Prebrskaj, da poiščete in izberete ustrezno datoteko.
Datoteka, ki jo izberete, se šteje za prejšnji projekt.

Če želite primerjati tabele, ki niso prikazane privzete tabele, izberite ustrezne tabele s spustnega seznama Task Task in Tabela virov.

Kliknite gumb V redu.

Če vidite sporočilo, ki označuje, da imate preveč stolpcev za primerjavo, kliknite V redu za nadaljevanje.
Project zažene primerjavo in prikaže primerjalno poročilo, kot je prikazano. Poročilo o primerjavi se prikaže v zgornjem podoknu, posamezne projektne datoteke pa v dveh spodnjih podoknih. Legenda na levi opisuje simbole v stolpcu Indikatorji poročila.

Primerjava projektov.

Kliknite Primerjava virov v skupini Pogled na zavihku Primerjaj projekte.
Podokno poročila o primerjavi se spremeni tako, da prikaže informacije o viru.

Kliknite gumb Zapri primerjavo (X) v podoknu Legenda za poročilo o primerjavi, da zaprete podokno.
Kliknite gumb Shrani v orodni vrstici za hitri dostop in poimenujte datoteko, tako da bodo naslednjič, ko si boste želeli ogledati to primerjalno poročilo, projekti in polja že nastavljeni.

Gradite na uspehu Microsoftovih projektov

Čeprav je človeška narava pogosto si ljudje osredotočajo nepotrebnem na pomanjkljivosti, ki izhajajo iz projekta, dejstvo je, da ste verjetno naredili veliko stvari dobro. Preden začnete načrtovati drug projekt, želite pozitivne vidike shraniti nekje, ki jih boste zlahka našli pozneje.

Ustvarite predlogo

Ena od možnosti za shranjevanje informacij iz vašega trenutnega projekta je ustvariti predlogo, ki je preprosto datoteka, ki jo shranite in vsebuje nastavitve, ki jih želite ponoviti. Ko odprete predlogo, jo lahko shranite kot projektni dokument z novim imenom in vsemi temi nastavitvami, ki so že vgrajene.

Projekt vsebuje lastne predloge za običajne vrste projektov, vendar lahko kateri koli projekt shranite kot predlogo. Če v projektu pogosto ponavljate isti niz nalog – kot to počnejo ljudje v mnogih panogah – si prihranite čas za ponovno ustvarjanje vseh teh nalog.

Predloge lahko poleg vseh nalog v projektu vsebujejo katero koli ali vse te vrste informacij za te naloge:

• Vse informacije za vsako osnovno linijo
• Dejanske vrednosti
• Cene za vse vire
• Fiksni stroški

Shranite lahko vse te podatke ali samo izbrane elemente. Če na primer ustvarite številne fiksne stroške (kot je oprema) in vire s pripadajočimi stopnjami (in jih uporabljate v večini projektov), ​​lahko shranite predlogo samo s fiksnimi stroški in stopnjami virov.

Če želite datoteko shraniti kot predlogo, sledite tem korakom:

Odprite datoteko, ki jo želite shraniti, in nato izberite Datoteka→ Shrani kot.

V podoknu Shrani in sinhroniziraj izberite, kam želite shraniti predlogo.
Shranite ga lahko v SharePoint, v računalnik, v oblak ali na drugo lokacijo, ki jo dodate.

Pomaknite se do mesta, kamor želite shraniti predlogo.
Prikaže se pogovorno okno Shrani kot, kot je prikazano.

Shranjevanje datoteke kot predloge.

Na spustnem seznamu Save As Type izberite Predloga projekta (*.mpt).
Upoštevajte, da se ta razširitev datoteke ne prikaže, razen če v sistemu Windows nastavite prikaz razširitev datotek.

Kliknite gumb Shrani.
Pozvani boste, da izberete vrsto podatkov, ki jih želite odstraniti iz predloge, kot so vrednosti vseh osnovnih, dejanskih vrednosti itd. Označite polja, ki jih želite shraniti v predlogi, in kliknite Shrani.
Microsoft shrani predloge v osrednjo mapo z imenom Predloge.

Obvladajte Microsoft Project Organizer

Čudovito prilagodljiva narava Projecta vam omogoča prilagajanje številnih nastavitev, kot so tabele, filtri, pogledi in poročila. Ustvarite lahko na primer ločene tabele s podatki za prikaz v pogledih, ki vsebujejo podokna listov. Ustvarite lahko tudi ločene filtre, poročila in koledarje. Če imate kakršno koli življenje, morda ne boste želeli preživeti večerov za ponovno ustvarjanje vseh teh elementov pri naslednjem projektu. Namesto tega uporabite Organizator, da jih kopirate v druge datoteke projekta.

Organizator lahko uporabite za kopiranje informacij iz ene datoteke v drugo. Obstaja devet zavihkov, ki pomagajo organizirati informacije, ki jih lahko kopirate:

• Pogledi
• Poročila
• Moduli
• mize
• Filtri
• Koledarji
• Zemljevidi
• Polja
• Skupine

Če želite, da je element po meri, ki ste ga ustvarili v trenutni datoteki, na voljo za uporabo v vseh datotekah načrta projekta, uporabite Organizator, da kopirate element v globalno predlogo Global.mpt. Čeprav so nekateri predmeti privzeto kopirani v Organizator, nikoli ne škodi zagotoviti, da so ključni elementi tam shranjeni.

Sledite tem korakom za uporabo organizatorja:

Odprite projekt, iz katerega želite kopirati elemente, in projekt, v katerega želite kopirati elemente.

V datoteki, v katero želite kopirati, izberite Datoteka → Informacije.
Odpre se pogled zakulisja, ki prikazuje celotne izbire datotek.

Kliknite gumb Organiziraj globalno predlogo.
Prikaže se pogovorno okno Organizator, kot je prikazano.

Pogovorno okno Organizator.

Kliknite zavihek za vrsto informacij, ki jih želite kopirati.

V levem stolpcu kliknite vrstico, iz katere želite kopirati.
Projekt privzeto izbere predlogo Global.mpt za seznam na levi in ​​datoteko, iz katere odprete Organizator za seznam na desni. Če želite namesto tega kopirati elemente iz druge odprte datoteke, jo izberite tako, da kliknete spustni seznam pod seznamom datotek na desni. (Odvisno od zavihka, ki ga prikažete, se lahko spustni seznam imenuje Pogledi, ki so na voljo, Skupine so na voljo v, Poročila so na voljo in tako naprej.)

Kliknite gumb Kopiraj.
Element se prikaže na seznamu na desni.

(Izbirno) Če želite preimenovati element po meri, ki ste ga ustvarili,
(a) kliknite ga na seznamu na desni in nato kliknite gumb Preimenuj.
(b) V pogovorno okno Preimenuj, ki se prikaže, vnesite novo ime in nato kliknite gumb V redu.

Če želite kopirati dodatne elemente na isti zavihek, ponovite koraka 5 in 6.

Če želite kopirati element na drug zavihek, ponovite korake 4–8.

Ko končate s kopiranjem elementov iz ene datoteke v drugo, kliknite gumb Zapri (X).

Ne preimenujte privzetih elementov v Organizatorju. Njihovo preimenovanje lahko povzroči napake in okvare, kot je nezmožnost prikaza določenega pogleda.