Ne spreminjajte svojega Excelovega podatkovnega modela v bazo podatkov

Morda ste prebrali, da morajo ukrepi, uporabljeni na nadzorni plošči Excel, absolutno podpirati prvotni namen te nadzorne plošče. Isti koncept velja za zaledni podatkovni model. Uvozite samo podatke, ki so potrebni za izpolnitev namena vaše nadzorne plošče ali poročila.

V prizadevanju, da bi imeli čim več podatkov na dosegu roke, mnogi uporabniki Excela v svoje preglednice vnesejo vse podatke, ki jih lahko dobijo. Te ljudi lahko opazite po 40-megabajtnih datotekah, ki jih pošljejo po e-pošti. Videli ste te preglednice – dva zavihka, ki vsebujeta vmesnik za poročanje ali nadzorno ploščo in nato šest skritih zavihkov, ki vsebujejo na tisoče vrstic podatkov (od katerih večina ni uporabljenih). V bistvu gradijo bazo podatkov v svoji preglednici.

Kaj je narobe z uporabo čim več podatkov? No, tukaj je nekaj vprašanj:

• Združevanje podatkov v Excelu poveča število formul. Če vnašate vse neobdelane podatke, morate te podatke združiti v Excelu. To neizogibno povzroči, da eksponentno povečate število formul, ki jih morate uporabiti in vzdrževati.

  Ne pozabite, da je vaš podatkovni model sredstvo za predstavitev analiz in ne za obdelavo neobdelanih podatkov. Podatki, ki najbolje delujejo v mehanizmih poročanja, so tisti, ki so že združeni in povzeti v uporabne poglede, po katerih je mogoče krmariti in jih vnesti v komponente nadzorne plošče. Uvažanje podatkov, ki so že združeni, kolikor je mogoče, je veliko boljše.

  Na primer, če morate poročati o prihodkih po regijah in mesecih, vam ni treba uvažati prodajnih transakcij v vaš podatkovni model. Namesto tega uporabite združeno tabelo, sestavljeno iz regije, meseca in vsote prihodkov.

• Vaš podatkovni model bo distribuiran z vašo nadzorno ploščo. Z drugimi besedami, ker vašo nadzorno ploščo napaja vaš podatkovni model, morate pri distribuciji nadzorne plošče vzdrževati model v ozadju (verjetno v skritih zavihkih). Poleg dejstva, da je velikost datoteke okorna, lahko tudi preveč podatkov v vašem podatkovnem modelu dejansko poslabša delovanje vaše nadzorne plošče. Zakaj?

  Ko odprete datoteko Excel, se celotna datoteka naloži v pomnilnik, da se zagotovi hitra obdelava podatkov in dostop. Pomanjkljivost tega vedenja je, da Excel zahteva veliko RAM-a za obdelavo tudi najmanjših sprememb v preglednici. Morda ste opazili, da se Excel, ko poskušate izvesti dejanje na velikem naboru podatkov, ki zahteva veliko formulo, počasi odziva, kar vam v vrstici stanja prikaže indikator za izračun. Večji kot je vaš nabor podatkov, manj učinkovito je škrtanje podatkov v Excelu.

• Veliki nabori podatkov lahko povzročijo težave pri razširljivosti. Predstavljajte si, da delate v majhnem podjetju in v svojem podatkovnem modelu uporabljate mesečne transakcije. Vsak mesec vsebuje 80.000 vrstic podatkov. Sčasoma zgradite robusten proces z vsemi formulami, vrtilnimi tabelami in makri, ki jih potrebujete za analizo podatkov, ki so shranjeni na vašem urejenem zavihku.

  Kaj se zdaj zgodi po enem letu? Ali začnete nov zavihek? Kako analizirate dva nabora podatkov na dveh različnih zavihkih kot en subjekt? So vaše formule še dobre? Ali morate napisati nove makre?

Vsem tem težavam se je mogoče izogniti z uvozom samo združenih in povzetih podatkov, ki so uporabni za temeljni namen vaših potreb po poročanju.