Kako deliti in spremljati SharePointova spletna mesta

Preprosto je slediti SharePointovemu mestu in prejemati posodobitve o tem, kaj se dogaja na tem mestu. Pri najnovejši izdaji SharePointa je ta možnost tako preprosta, kot da kliknete ikono zvezdice na glavni strani SharePointovega spletnega mesta, kot je prikazano.

Kliknite zvezdico na SharePointovem mestu, da sledite mestu.

Če uporabljate mobilno aplikacijo SharePoint, je zvezdica oddaljena le en dotik, kot je prikazano na naslednji sliki.

Dotaknite se zvezdice v aplikaciji SharePoint Mobile App, da sledite spletnemu mestu.

Ko sledite SharePointovemu mestu, se bo prikazalo na vaši glavni nadzorni plošči SharePoint – glavni nadzorni plošči, ki jo vidite, ko se prijavite v Microsoft Office 365 in kliknete aplikacijo SharePoint. Na nadzorno ploščo se lahko vedno vrnete tako, da kliknete meni aplikacije (ikona vaflja v zgornjem levem kotu zaslona) in kliknete SharePoint.

Ko spremljate spletno mesto, boste vse novice in posodobitve ter dejavnosti prejemali na svoji glavni SharePointovi nadzorni plošči. Na naslednji sliki lahko vidite, da spremljamo spletno mesto SharePoint For LuckyTemplates, v razdelku »Novice s spletnih mest« pa vidimo, da je bil objavljen nov članek z novicami.

Novice in dejavnosti s spletnih mest, ki jih spremljate, se prikažejo na vaši SharePointovi nadzorni plošči.

Če uporabljate mobilno aplikacijo SharePoint, boste na glavnem zaslonu videli zavihek Novice. Ta zavihek prikazuje vse novice in dejavnosti s spletnih mest, ki jih spremljate. Tukaj je prikazan zavihek Novice.

Novice in dejavnost s spletnih mest, ki jih spremljate, se prikažejo na zavihku Novice v SharePoint Mobile App.

Isti članek z novicami, ki je bil prej prikazan v spletnem brskalniku, je prikazan tudi tukaj v SharePoint Mobile App. To je ponavljajoča se tema. SharePoint Mobile App prikazuje enako vsebino, kot jo boste našli pri uporabi SharePointa v spletnem brskalniku. To je samo mobilna različica, zasnovana za lažjo uporabo na majhnih napravah.

Nadzorna plošča Office 365 SharePoint bo na voljo samo, če uporabljate SharePoint kot del Office 365. Če uporabljate SharePoint On-Premises, se pri svojem IT oddelku pozanimajte, ali obstaja združeno spletno mesto za obvestila in dejavnost.

Kako nastaviti opozorila za SharePoint

Poleg spremljanja spletnega mesta lahko nastavite tudi opozorila za druga področja SharePointa. Dokumenti so na primer shranjeni v posebni aplikaciji za vsebnike SharePoint, imenovani knjižnica. Primer je aplikacija Dokumenti, ki se prikaže na levi strani za krmarjenje vašega privzetega spletnega mesta ekipe. Opozorila so odličen način za spremljanje sprememb, ki jih vaši soigralci naredijo v dokumentih in predmetih.

Če želite prejemati opozorila, morate imeti v svojem SharePointovem profilu konfiguriran e-poštni naslov. Če se vaš SharePoint strežnik nahaja v vašem omrežju, to običajno ni težava. Vendar pa Office 365 morda ni integriran z vašim omrežjem in informacijami o e-pošti. V teh primerih lahko vaš skrbnik ročno konfigurira vaš e-poštni naslov ali vam za to odobri dovoljenje.

Če želite nastaviti opozorilo za vsebino v aplikaciji Dokumenti, sledite tem korakom:

Odprite spletni brskalnik in se pomaknite na spletno mesto Microsoft Office .

Prijavite se, če se od vas zahteva.

Izberite svoje SharePointovo spletno mesto, da odprete spletno mesto.

Izberite aplikacijo Dokumenti, ki se prikaže v levem podoknu za krmarjenje.

Na vrhu aplikacije Dokumenti kliknite tri točke in nato Opozori me, kot je prikazano.
Odpre se pogovorno okno Opozori me, ko se elementi spremenijo.

Izbira možnosti Opozori me v aplikaciji SharePoint dokumenti.

Če uporabljate SharePoint On-Premises in ne vidite gumba Opozori me, je verjetno, da vaš skrbnik ni konfiguriral nastavitev za odhodno e-pošto. Če nastavitve odhodne e-pošte niso konfigurirane v osrednji administraciji, gumb Opozori me uporabnikom preprosto ne bo prikazan. Če pa uporabljate SharePoint Online, potem je Microsoft že konfiguriral odhodno e-pošto in pripravljeni ste.

V besedilno polje Alert Title vnesite ime za opozorilo.
Predlagamo, da ime v mapi »Prejeto« naredite nekaj pomembnega, na primer Dokumenti, spremenjeni danes – spletno mesto proračunske ekipe. V nasprotnem primeru ne morete ločiti enega opozorila od drugega.

V besedilno polje Pošlji opozorila v vnesite imena oseb poleg vas, ki bi morale prejeti opozorilo.
Tako je, lahko se naročite na druge ljudi na opozorilo! Imeti morate dovoljenje za upravljanje opozoril, ki je privzeto dodeljeno lastnikom spletnih mest.

Organizacije in lastniki spletnih mest bodo morda želeli naročiti več uporabnikov na opozorilo, da se prepričajo, da bodo prejemali pomembne posodobitve, in jih spodbuditi, da prispevajo k deski za razprave, blogu ali wikiju. Uporabniki se lahko še vedno onemogočijo tako, da spremenijo nastavitve v svojih nastavitvah opozoril.

V razdelku Način dostave izberite, ali želite prejemati opozorila po e-pošti ali besedilnem sporočilu na svoj mobilni telefon.
Besedilna sporočila zahteva, da skrbnik SharePoint konfigurira to storitev prek tretje osebe, zato morda ne boste mogli pošiljati opozoril v telefon.

V razdelku Vrsta spremembe izberite možnost, ki se ujema z vrsto obvestil, ki jih želite prejemati – vse spremembe, dodani novi elementi, spremenjeni obstoječi elementi ali izbrisani.
Če ste odgovorni za upravljanje aplikacije, priporočamo, da prejmete opozorilo vsakič, ko so elementi izbrisani.

V razdelku Pošlji opozorila za te spremembe izberite, kdaj želite prejemati opozorila.
Možnosti, ki jih vidite tukaj, se razlikujejo glede na vrsto aplikacije, s katero delate. Aplikacija Opravila vam na primer omogoča, da prejmete opozorilo, ko je opravilo označeno kot Dokončano ali kadar koli se spremeni status naloge z visoko prioriteto.

V razdelku Kdaj pošiljati opozorila izberite pogostost pošiljanja opozoril.
Prejmete jih lahko takoj, enkrat na dan ali enkrat na teden. Radi prejemamo dnevni povzetek; sicer dobimo preveč e-pošte.

Kliknite V redu, da ustvarite opozorilo, kot je prikazano.

Ustvarjanje novega opozorila za aplikacijo SharePoint dokumenti.

Za ustvarjanje opozoril potrebujete dovoljenje za ustvarjanje opozoril. To dovoljenje je običajno podeljeno z vnaprej pripravljeno konfiguracijo skupine Člani mesta SharePoint.

Vsakič, ko uporabniki rečejo, da potrebujejo potek dela za prejemanje obvestil o spremembah projektnih datotek, najprej poskusite z opozorilom. Presenečeni bi bili, kako pogosto opozorila ponujajo potrebne možnosti.

Če ima vaša aplikacija osebni ali javni pogled, ki vključuje filter, se lahko naročite na spremembe samo tega pogleda. Recimo, da želite biti obveščeni prek besedilnega sporočila, ko ima element v aplikaciji za sledenje težavam prednost nastavljena na visoko. Ustvarili bi pogled, ki filtrira aplikacijo za težave z visoko prioriteto. Izberite filtrirani pogled v razdelku Pošlji opozorila za te spremembe, ko ustvarite svoje opozorilo, in prejeli boste opozorila, ko elementi izpolnjujejo merila filtra.

Kako upravljati opozorila za SharePointova spletna mesta

Vedno se lahko vrnete in prilagodite opozorila. Ko kliknete na tritočko (prikazano prej na sliki 10-5), lahko izberete Upravljanje opozoril in uredite vsa opozorila, ki ste jih že ustvarili. Ta gumb vas popelje na eno stran, namesto da se pomaknete do vsake aplikacije, kjer ste nastavili opozorilo. Naslednja slika prikazuje stran Moja opozorila.

Upravljanje vaših opozoril za celotno SharePointovo spletno mesto.

Če želite upravljati vsa opozorila, ki jih imate na določenem mestu, in jih spremeniti ali izbrisati, sledite tem korakom:

Brskajte do aplikacije, v kateri ste trenutno naročeni na opozorilo.

V spustnem meniju s trotočkami izberite Upravljaj moja opozorila.
Prikaže se stran Moja opozorila na tem spletnem mestu.

Izberite ustrezno povezavo z imenom opozorila.
Opozorilo za urejanje na tej strani spletnega mesta se prikaže z vsemi možnostmi, ki ste si jih ogledali, ko ste prvič ustvarili opozorilo. Spremenite nastavitve po želji.
Niste nastavili opozorila za začetek? Še vedno lahko preberete nastavitve in spremenite izbire (glejte prejšnje korake). Vaše spremembe ne vplivajo na nastavitve opozoril za druge, če je bilo opozorilo ustvarjeno za več uporabnikov hkrati.

Kliknite V redu, da spremenite opozorilo z novimi nastavitvami, ali Izbriši, da izbrišete opozorilo.
Če izbrišete opozorilo, ki je bilo ustvarjeno za vas, ne izbrišete opozorila drugih uporabnikov, ki so v skupini, za katero je bilo ustvarjeno opozorilo.

Če ste skrbnik mesta, lahko upravljate opozorila vseh na spletnem mestu tako, da kliknete povezavo Opozorila uporabnika v razdelku Skrbništvo mesta na strani z nastavitvami mesta.

Ko pride do dogodka, ki se ujema z vašim opozorilom – na primer s časom ali lokacijo spremembe dogodka v koledarju – prejmete e-pošto v nabiralnik. E-poštno obvestilo, ki ga prejmete, temelji na predlogi. Te predloge lahko spremeni vaš skrbnik, tako da lahko zagotovijo več podrobnosti.