Nasveti za pripravo predstavitve vašega finančnega modela

Vi najbolje poznate svoj finančni model. Nihče ni bolj usposobljen kot vi, da bi govoril o svojem modelu, zato boste morda morali posredovati rezultate finančnega modela kot uradno predstavitev upravnemu odboru ali višjemu vodstvu. Odločiti se morate, kako boste svoje ugotovitve posredovali na jasen in jedrnat način. Razumljivo je, da mnogi oblikovalci modelov, ki so usmerjeni v podrobnosti, ugotovijo, da je destilacija njihovih 20 MB finančnih modelov, za katere so potrebovali tedne, da so jih vgradili v desetminutno predstavitev, težko!

Če preprosto kopirate in prilepite grafikon neposredno v Word ali PowerPoint, se bodo povezave do osnovnih podatkov v Excelu ohranile. To je v redu, če nameravate narediti spremembe, vendar lahko povzroči zelo veliko velikost datoteke in lahko povzroči tudi nenamerno pošiljanje zaupnih informacij, ki so nenamerno vgrajene v drug dokument. Da bi se temu izognili, morate grafikon prilepiti kot sliko. Kopirajte grafikon in nato uporabite Paste Special v ciljnem dokumentu, da prilepite grafikon kot sliko ali JPG.

V takem okolju, kjer morate posredovati veliko informacij, vam bodo med govorom koristne tabele s povzetki ali grafikoni na diapozitivu PowerPoint za vami. Pomaga vam lahko tudi, da se osredotočite na vas, če ste nekoliko živčni.

Vašega občinstva verjetno ne zanima ogled delovanja modela (in ne priporočam prikazovanja tega notranjega delovanja, razen če je to izrecno zahteval), vendar bi morda želeli videti v živo in spreminjajoče se scenarije. Če je model zgrajen pravilno, boste lahko naredili eno samo spremembo vhodnih predpostavk, občinstvo pa bo lahko v realnem času videlo učinke teh spreminjajočih se scenarijev.

Prepričajte se, da ste vnaprej preizkusili vse možne vhode. Imeti #REF! napaka med analizo občutljivosti v živo je pravi ubijalec zaupanja in verodostojnosti.

Ne glede na to, ali predstavljate v Excelu ali uporabljate diapozitive PowerPoint, upoštevajte ta osnovna pravila za izdelavo finančnih predstavitev:

• Prikazujte samo eno ključno sporočilo hkrati. Ne natrpajte zaslona s preveč podrobnostmi in ne poskušajte posredovati preveč naenkrat.
• Namesto mrežnih črt uporabite bel prostor. Mrežne črte ustvarjajo nered in manj kot bo vaša predstavitev videti kot dolgočasna Excelova preglednica, tem bolje. Morda vam je všeč Excel, vendar se bo veliko ljudi v občinstvu izklopilo, ko bodo videli mrežne črte, zato naj bo videti bolj kot predstavitev in manj kot Excel.
• Po predstavitvi jim dajte podrobnejše poročilo, da si ga ogledajo . Na zaslonu prikaže samo povzetek na visoki ravni.
• Prepričajte se, da je pisava na projektorju dovolj velika in jasna. Preizkusite ga vnaprej, če lahko. Včasih so barve videti izprane, zaradi česar je besedilo pri projiciranju težko berljivo.
• Če na zaslonu prikazujete sam model, povečajte povečavo v Excelu, da bo vaše občinstvo videlo številke. Preizkusite to vnaprej in ne pozabite, da boste na ta način lahko prikazali le majhen del zaslona.
• Ne skačite po Excelu. Vaše občinstvo ni tako seznanjeno z modelom kot vi. Potrebovali bodo nekaj časa, da prebavijo, kar vidijo.
• Za prikaz sporočila namesto besedila in številk uporabite grafikone in grafike.

Bodite pripravljeni na vprašanja o rezultatih, vhodih, predpostavkah ali delovanju modela. Prepričajte se, da lahko zagovarjate predpostavke, ki ste jih uporabili, ali način, kako ste nekaj izračunali. Izhod modela je dober le toliko, kolikor so vanj vključene predpostavke, zato se morate prepričati, da občinstvo sprejme ključne predpostavke, da lahko sprejme rezultate modela.