Nastavitve različic v SharePoint 2010

Območje nastavitev različic v SharePointu 2010 vsebuje verjetno nekatere najbolj iskane nastavitve v kateri koli knjižnici ali seznamu. Nastavitve različic zajemajo večino možnosti upravljanja dokumentov ali vsebine. Vaša nova mantra za upravljanje dokumentov/vsebine je torej odobritev, preverjanje različic in odjava. Privzeto nastavitve zahtev za odobritev, izdajo različic ali odjavo niso vklopljene na spletnem mestu ekipe.

Če želite, da so te možnosti omogočene, ko so vaša spletna mesta konfigurirana, razmislite o uporabi mesta za objavljanje.

Preden izberete te možnosti, se prepričajte, da poznate poslovne procese vaše ekipe. Če so dokumenti temeljito preverjeni in odobreni zunaj postopka SharePoint, morda ne boste želeli ali potrebovali nastavitev odobritve ali uveljavitve odjave. Če so vaši dokumenti slike, boste morda želeli ali pa tudi ne želite uporabiti različice, če vam različice niso pomembne in vam ni treba vrniti na starejšo različico.

Razmislite o uporabi več knjižnic dokumentov in uporabite različne nastavitve glede na potrebe. Na primer, če imate v knjižnici 100 dokumentov in resnično potrebujete samo različico in odobritev za 5 od teh dokumentov, jih je mogoče morda postaviti v knjižnico z dodatno konfiguracijo.

Različice so lahko ena najbolj napačno razumljenih funkcij SharePointovega upravljanja dokumentov. Različica je koristen zaščitni mehanizem, saj se lahko po potrebi vrnete na prejšnjo različico dokumenta.

Različice v SharePointu so kopije istega dokumenta v različnih intervalih med urejanjem. Če od uporabnikov zahtevate ogled različnih različic dokumenta, morda za izbiro med obema, morate vključiti oznako v ime (kot je v1.0 v prejšnjem primeru) ali dodaten stolpec Metapodatki.

Sledite tem korakom, da uporabite ali spremenite nastavitve različic:

Kliknite povezavo Nastavitve različic na strani z nastavitvami knjižnice/seznama.

Razdelki strani z nastavitvami različic vključujejo odobritev vsebine, zgodovino različic dokumenta, varnost osnutka elementa in zahtevaj odjavo (samo knjižnice).

V razdelku Odobritev vsebine izberite, ali želite zahtevati odobritev elementa, tako da izberete izbirni gumb Da ali Ne.

Če ste v odgovoru na »Zahtevaj odobritev vsebine za poslane elemente« izbrali Da, lahko posamezniki z dovoljenji za odobritev elementov vedno vidijo osnutke elementov.

Elementi, ki še niso odobreni, niso vidni članom ali obiskovalcem spletnega mesta. V razdelku Varnost osnutka elementa lahko določite, kdo si želite ogledati osnutke.

V razdelku Zgodovina različic dokumenta izberite izbirni gumb, da označite, ali želite uporabiti Brez različic, Ustvari glavne različice, Ustvari glavne in manjše (osnutke) različice in (izbirno) določite število različic, ki jih želite obdržati, tako da izberete ustrezno potrditveno polje in vnos številke.

Privzeta nastavitev za seznam/knjižnico je Brez različic. Izberete lahko glavne različice (1.0, 2.0. 3.0 in tako naprej) ali glavne in manjše različice (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 in tako naprej). Izbira ene od zadnjih dveh možnosti vam omogoča, da določite omejitev števila različic vsake vrste z vnosom številke do 10.000.

Izberite, kdo lahko vidi osnutke elementov, tako da v razdelku Varnost osnutka elementa izberete izbirni gumb Varnost osnutka.

Ta razdelek je onemogočen, razen če dovolite manjše (osnutke) različice svojih dokumentov ali elementov seznama. Tu so tri možnosti za to, kdo lahko vidi osnutke elementov – kateri koli uporabnik, ki lahko bere elemente, samo uporabniki, ki lahko urejajo elemente, ali samo uporabniki, ki lahko odobrijo (in avtor).

Določite, ali želite zahtevati odjavo za uporabnike, ki urejajo dokumente, tako da izberete izbirni gumb Da ali Ne.

Čeprav je včasih lahko težava, je zahteva odjava še en dober varnostni mehanizem, ki zagotavlja, da drugi uporabniki ne vidijo dokumenta v sredini spreminjanja ali da več uporabnikov ureja istočasno (zmaga zadnje shranjevanje).

Razmislite o dodajanju stolpca Odjavljeno v svoje poglede, da bodo uporabniki lahko hitro videli, kdo ima odjavljen element.

Kliknite V redu ali Prekliči.

Če kliknete V redu, se uporabijo vaše nastavitve različic. Pojdi jih preizkusi!