Nastavitev možnosti dnevnika v Outlooku 2002

Zvezdni 2002: Na , kapetan Starship Enterprise zvesto si dnevne vnose v dnevnik zvezda. Kapitan beleži informacije o planetih, ki jih je posadka raziskala, o vesoljcih, s katerimi so se spopadli, in o bizarnih pojavih, ki so jih opazili v globokem vesolju, kamor še ni šel noben moški (ali ženska)!

Zdaj si ti na vrsti. Tako kot kapitan Enterprisea lahko posnamete svoje dnevne interakcije s čudnimi bitji v bizarnih okoljih v stresnih okoliščinah, tudi če so čudna bitja vsa v vaši pisarni. Outlook Journal je vaš dnevnik zvezdic.

Ni dvoma, da galaksijski velikani uporabljajo kapitanov dnevnik za strašno pomembne stvari, toda vaš Dnevnik vam služi bolj neposredno. Včasih, ko morate najti dokument ali zapis pogovora, se ne spomnite, kako ste dokument imenovali ali kje ste ga shranili, vendar se spomnite, kdaj ste ustvarili ali prejeli predmet. V tem primeru lahko obiščete Dnevnik in preverite datum, ko se spomnite, da ste se ukvarjali s predmetom, in poiščete, kar morate vedeti.

Če želite, da bi Dnevnik dobro izkoristili, ga morate uporabiti. Outlook lahko nastavite tako, da vnese v dnevnik skoraj vse, kar počnete, ali pa ga lahko povsem izklopite in vanj ne vnašate nobenih vpisov. Če ničesar ne vpišeš v Dnevnik, ne dobiš ničesar.

Kateri je najlažji način za vpis v Dnevnik? Delati nič. Dnevnik samodejno zabeleži kateri koli dokument, ki ga ustvarite, uredite ali natisnete v kateri koli aplikaciji Office XP. Časopis tudi samodejno spremlja e-poštna sporočila, prošnje in odgovore na srečanja ter zahteve in odgovore na opravila. Nekaj ​​drugih programov poleg aplikacij Microsoft Office ima tudi možnost vnosa v dnevnik, vendar se ta funkcija najpogosteje uporablja s programi Office XP.

Obstaja zank: Outlooku morate povedati, da želite vklopiti samodejno snemanje dnevnika. (V redu, torej morate nekaj narediti.) Na srečo, če niste aktivirali funkcije samodejnega snemanja Dnevnika, vas Outlook 2002 vpraša, ali želite to funkcijo vklopiti vsakič, ko kliknete ikono Dnevnika.

Če želite vklopiti funkcijo samodejnega snemanja dnevnika, sledite tem korakom:

1. Izberite Orodja–>Možnosti.

Prikaže se pogovorno okno Možnosti.

2. Kliknite gumb Možnosti dnevnika.

Pojavi se pogovorno okno Možnosti dnevnika, kot je prikazano na sliki 1, s potrditvenimi polji za vse vrste dejavnosti, ki jih lahko samodejno posnamete, in imeni vseh oseb, za katere lahko samodejno beležite transakcije, kot je e-pošta.

Slika 1: Pogovorno okno Možnosti dnevnika.

3. Kliknite, da potrdite potrditveno polje za tiste elemente in datoteke, ki jih želite samodejno posneti, in za stike, o katerih želite, da se zabeležijo podatki.

Seznam oseb v polju Za te stike je enak seznamu oseb na vašem seznamu stikov. Ročno lahko ustvarite vnose v dnevnik za osebe, ki niso na vašem seznamu stikov; glejte naslednji razdelek »Ročno snemanje Outlookovega elementa v Dnevnik«.

Ko dodate imena na seznam stikov v modulu Stiki, ta imena niso nastavljena za samodejno beleženje v Dnevnik. Preveriti morate ime v pogovornem oknu Možnosti dnevnika ali odpreti zapis stika, klikniti zavihek Dnevnik in potrditi Samodejno beleženje vnosov v dnevnik za te stike.

4. Kliknite V redu.

Dnevnik samodejno zabeleži tiste elemente in datoteke, ki ste jih izbrali za stike, ki ste jih poimenovali.

Ročno snemanje Outlookovega elementa v Dnevnik

Če ne želite obremenjevati svojega dnevnika s samodejnim snemanjem vsega, lahko izbrane elemente vnesete ročno – samo jih povlecite na ikono Dnevnika. Na primer, morda ne boste želeli beležiti vsake transakcije s potencialno stranko, dokler niste prepričani, da s to stranko poslujete. Ustrezna e-poštna sporočila lahko povlečete v Dnevnik in obdržite evidenco resnih poizvedb. Ko dejansko začnete poslovati z novo stranko, lahko nastavite samodejno snemanje.

Če želite ročno zabeležiti elemente v dnevnik, sledite tem korakom:

1. Povlecite predmet, ki ga želite posneti (na primer e-poštno sporočilo), na ikono Dnevnika.

Prikaže se obrazec za vnos v dnevnik (glejte sliko 2). Na dnu obrazca je ikona, ki predstavlja element, ki ga snemate, skupaj z imenom predmeta.

Slika 2: Vnos v dnevnik z bližnjico do e-poštnega sporočila, ki je pripet v besedilno polje.

2. Izpolnite podatke, ki jih želite zapisati.

Vendar vam ni treba ničesar snemati. Besedilno polje na dnu zaslona vam daje prostor za beleženje, če ga želite uporabiti.

3. Kliknite Shrani in zapri.

Postavka, ki ste jo zabeležili, se vpiše v Dnevnik.

Zapis dokumenta v Dnevnik

Če se vaš najljubši program, kot je program za risanje ali namizno založništvo, ne prikaže na seznamu programov, ki lahko samodejno vnesejo v dnevnik, še ni vse izgubljeno – dokumente lahko povlečete iz Outlookove mape Moj računalnik v Mapa dnevnika za ustvarjanje vnosov v dnevnik tudi za datoteke teh programov. Ker lahko Dnevnik spremlja številne vrste informacij o dokumentu, razen datuma in časa (kot so odjemalec, predmet in nekatere opombe), lahko uporabite Dnevnik za spremljanje datotek, ki jih ustvarite v programih, ki niso del Microsoft Officea. Če ste se odločili, da Outlook samodejno ustvari vnose v dnevnik za vaše aplikacije Office XP, vam ni treba vnašati vnosov za dokumente Office XP.

Če želite dokument zabeležiti v Dnevnik, sledite tem korakom:

1. Kliknite ločilno vrstico Druge bližnjice v Outlookovi vrstici.

Prikažejo se ikone v skupini Druge bližnjice, vključno z ikono Moj računalnik.

2. Kliknite ikono Moj računalnik v Outlookovi vrstici.

Prikaže se vaš seznam pogonov (glejte sliko 3).

Slika 3: Seznam pogonov v Mojem računalniku.

3. Poiščite dokument, ki ga želite posneti.

Dvokliknite pogon, ki vsebuje dokument, ki ga želite posneti. Nato dvokliknite mapo, v katero shranite svoje dokumente, da poiščete dokument, ki ga želite posneti. Poudarite ga.

4. Kliknite ločilno vrstico Outlookovih bližnjic v Outlookovi vrstici.

Prikažejo se ikone v skupini Outlookovih bližnjic, vključno z ikono dnevnika.

5. Povlecite dokument na ikono Dnevnika.

Prikaže se obrazec za vnos v dnevnik z ikono v besedilnem polju, ki predstavlja datoteko, ki jo snemate.

6. Kliknite Shrani in zapri.

Vaš dokument je zabeležen v Dnevniku.

Velika prednost beleženja dokumentov v Dnevnik je dejstvo, da so vnosi v Dnevnik resnično bližnjice do samih dokumentov. Ko vnesete dokument v Dnevnik, imate hiter dostop do informacij, ki ste jih shranili o dokumentu, in od samega dokumenta ste oddaljeni le en klik. Če torej uporabljate program, ki ni Office XP, ki ustvarja datoteke, ki ne spremljajo veliko informacij o sebi, je Journal odlična osrednja lokacija za spremljanje informacij o dokumentih. Če na primer shranjujete slike iz programa za risanje v računalniku, boste morda želeli shraniti več informacij o vsaki sliki kot samo ime datoteke. Če ustvarite vnose v dnevniku za vsako datoteko, lahko vodite zapiske o vsaki sliki v dnevniku. Ko najdete vnos Dnevnika za želeno sliko, samo dvokliknite ikono za sliko. Odpre se program, ki ga uporabljate za ogled slike.