Pri načrtovanju implementacije Microsoft Office 365 je najboljša komunikacija jasna, pregledna in vseobsegajoča. Vsak v organizaciji ima ideje in mnenje. Z zbiranjem čim več misli in čim več možganskih moči (crowd sourcing) bo organizacija dosegla dva jasna cilja.
Prvi je, da boste zgodaj in pogosto osvetlili težave, težave in tveganja ter se lahko prilagodili zgodaj v procesu, ne pa na poti, ko je prepozno. Druga velika zmaga, ki jo doseže organizacija, vključuje lastništvo in sodelovanje. Da bi bil projekt uspešen, morajo biti uporabniki vključeni in prevzeti lastništvo rešitve.
Microsoft se je zelo potrudil, da bi bil prevzem Office 365 čim bolj neboleč, a na koncu bo to še vedno sprememba. Lahko trdimo, da gre za spremembo na bolje pri prehodu na Office 365 in izkoriščanju vsega, kar ponuja oblak, vendar vsaka sprememba sploh vključuje nelagodje, bojazen in stres.
Z dobrim komunikacijskim načrtom so vsi na tekočem in se počutijo del procesa. Ko izvedete spremembe na osnovni ravni in pustite, da se val sprejemanja dvigne zaradi odličnih uporabniških izkušenj, potem zmaga organizacija kot celota.