Knjižnice dokumentov in SharePoint 2010

Knjižnice dokumentov SharePoint 2010 vam omogočajo varno shranjevanje in skupno rabo datotek, dodajajo pa tudi funkcije, ki vam pomagajo upravljati stvari, kot so potek dela dokumentov (postopki, ki ljudem omogočajo urejanje, komentiranje in odobritev dokumentov) in zgodovine različic (kar se je zgodilo z datoteko, in kdo je kaj naredil).

Čeprav vam skupne rabe datotek omogočajo eno pot skozi mape do vašega dokumenta, vam knjižnice dokumentov SharePoint ponujajo druge poti za razkrivanje vsebine. Do dokumentov lahko dostopate neposredno prek brskalnika, jih lahko objavljate v spletnih gradnikih ter jih lahko razvrstite in filtrirate z njihovimi metapodatki in vrstami vsebine. Z knjižnicami dokumentov lahko datoteke razkrijete po njihovem naslovu, ne le po imenu datoteke.

Knjižnice dokumentov vam ponujajo tudi več možnosti, kako dokumenti pridejo vanje. Dokument lahko shranite z URL-jem knjižnice dokumentov, lahko pa dokumente tudi pošljete po e-pošti v knjižnice dokumentov ali jih povlečete in spustite iz Raziskovalca Windows. In lahko ustvarite dokumente neposredno v njihovih knjižnicah dokumentov.

Če iščete v skupni rabi datotek, lahko pridobite zadetke na dokumentih, za odpiranje katerih nimate dovoljenj; SharePoint po drugi strani omogoča varnostno obrezovanje rezultatov, tako da če ne morete dostopati do njega, ga ne vidite niti v rezultatih iskanja.

Vse v SharePointu je seznam. Knjižnica dokumentov je le posebna vrsta seznama. Čeprav je večina drugih SharePointovih seznamov organiziranih okoli stvari, ki so opredeljene predvsem z njihovimi metapodatki, so knjižnice dokumentov organizirane okoli datotek, ki obstajajo ločeno in so opisane z njihovimi metapodatki.

Knjižnica dokumentov ne mora vsebovati le datotek Microsoft Word. Knjižnice dokumentov lahko vsebujejo številne vrste datotek, vključno z datotekami Excel, PDF in Visio. Tudi spletne strani so shranjene v knjižnicah dokumentov.

Knjižnice dokumentov dodajo možnost iskanja vaših dokumentov. Za razliko od skupne rabe datotek, ki datoteke obravnava kot ločene predmete, knjižnice dokumentov obravnavajo dokumente kot vsebino in vam omogočajo, da določene informacije ( metapodatke ) povežete z nizi dokumentov v njih. To pomeni, da je dokumente mogoče najti na podlagi podobnosti, ki jih opisujejo metapodatki, in ne le na podlagi možnosti iskanja, ki jih imate v skupni rabi datotek.

Morda se sprašujete, zakaj puščanje dokumentov na omrežnem disku v skupni rabi ni lažje kot uporaba knjižnice dokumentov v SharePointu 2010. Najbolj prepričljiv razlog je, da SharePoint ponuja veliko načinov za organiziranje vaših dokumentov, kot je npr.

• Knjižnice dokumentov nudijo edinstven spletni naslov za dostop do skupine dokumentov. Knjižnice dokumentov omogočajo uporabo varnosti za skupine povezanih dokumentov in z varnostnim obrezovanjem preprečujejo, da bi jih nepooblaščeni uporabniki videli v rezultatih iskanja.

• Lastnosti dokumenta omogočajo ustvarjanje več pogledov istih dokumentov.

• Mape omogočajo združevanje podnabora dokumentov na podlagi zahtev za dovoljenje.