Ključna vprašanja, ki si jih morate zastaviti pred distribucijo vaše Excelove nadzorne plošče

Preden pošljete svojo dokončano Excelovo nadzorno ploščo, je vredno svojega časa, da se umaknete in postavite nekaj ključnih vprašanj. Uporabite ta vprašanja kot kontrolni seznam, preden razdelite svojo nadzorno ploščo.

Ali vaša nadzorna plošča prikazuje prave informacije?

Oglejte si informacije, ki jih predstavljate, in ugotovite, ali ustrezajo namenu nadzorne plošče, opredeljenemu med zbiranjem zahtev. Ne bodite sramežljivi pri ponovnem razjasnitvi namena nadzorne plošče s svojimi osnovnimi uporabniki. Želite se izogniti gradnji armaturne plošče v vakuumu. Dovolite nekaj testnim uporabnikom, da vidijo ponovitve, ko ga razvijate. Tako ostane komunikacija odprta in ne boste šli predaleč v napačno smer.

Ali ima vse na vaši armaturni plošči namen?

Iskreno si oglejte, koliko informacij na vaši nadzorni plošči ne podpira njenega glavnega namena. Da bo vaša nadzorna plošča čim bolj dragocena, je ne želite razredčiti s podatki, ki jih je lepo vedeti, ki so zanimivi, a ne izvedljivi.

Če podatki ne podpirajo osnovnega namena nadzorne plošče, jih izpustite. Nič ne pravi, da morate zapolniti vsak delček belega prostora na strani.

Ali je na vaši nadzorni plošči vidno prikazano ključno sporočilo?

Vsaka nadzorna plošča ima eno ali več ključnih sporočil. Želite zagotoviti, da so ta sporočila vidno prikazana. Če želite preveriti, ali so ključna sporočila na nadzorni plošči vidna, se umaknite in mežikajte, medtem ko gledate v armaturno ploščo. Poglejte stran in nato večkrat poglejte v armaturno ploščo. Kaj ti najprej skoči? Če to niso ključne komponente, ki jih želite prikazati, boste morali nekaj spremeniti.

Tukaj je nekaj dejanj, ki jih lahko izvedete, da zagotovite, da so vaše ključne komponente vidne.

• Postavite ključne komponente svoje nadzorne plošče v zgornji levi ali srednji levi del strani. Študije kažejo, da ta področja pritegnejo največ pozornosti dalj časa.

• Odpravite poudarek obrob, ozadij in drugih elementov, ki opredeljujejo območja nadzorne plošče. Poskusite uporabiti naravni beli prostor med komponentami, da razdelite armaturno ploščo. Če so obrobe potrebne, jih formatirajte v svetlejše odtenke od vaših podatkov.

• Oblikujte oznake in drugo besedilo v svetlejše odtenke od vaših podatkov. Svetlo obarvane oznake dajejo vašim uporabnikom informacije, ki jih potrebujejo, ne da bi jih odvrnile od prikazanih informacij.

Ali lahko vzdržujete to nadzorno ploščo?

Obstaja velika razlika med posodabljanjem nadzorne plošče in obnovo armaturne plošče. Preden navdušeno pošljete na ogled čudovito armaturno ploščo, ki ste jo pravkar izdelali, si vzemite trenutek in razmislite o vzdrževanju takšne armaturne plošče. Razmislite o pogostosti posodobitev in o tem, katere postopke morate opraviti vsakič, ko posodobite podatke. Če gre za enkratni dogodek poročanja, določite to pričakovanje svojim uporabnikom. Če veste, da bo poročilo postalo ponavljajoče se, se boste želeli zares pogajati o času razvoja, intervalih osveževanja in postopnih, preden se strinjate s katerim koli časovnim razporedom.

Ali vaša nadzorna plošča jasno prikazuje obseg in rok uporabnosti?

Na nadzorni plošči mora biti jasno določen obseg in rok uporabnosti. To pomeni, da bi si moral vsak lahko ogledati vašo nadzorno ploščo in poznati obdobje, za katerega je to pomembno, in obseg informacij na nadzorni plošči. To se nanaša na nekaj preprostih stvari, ki jih lahko storite za učinkovito označevanje nadzornih plošč in poročil.

• Na nadzorni plošči vedno vključite časovni žig. To zmanjša zmedo pri distribuciji iste nadzorne plošče ali poročila v mesečnih ali tedenskih obrokih.

• Vedno vključite nekaj besedila, ki označuje, kdaj so bili pridobljeni podatki za ukrepe. V mnogih primerih je časovna razporeditev podatkov kritična informacija pri analizi ukrepa.

• Uporabite opisne naslove za vsako komponento na nadzorni plošči. Izogibajte se skrivnostnim naslovom z veliko akronimov in simbolov.

Ali je vaša nadzorna plošča dobro dokumentirana?

Pomembno je, da dokumentirate svojo nadzorno ploščo in podatkovni model za njo. Vsakdo, ki je kdaj podedoval Excelov delovni list, ve, kako težko je lahko prevesti različne analitične gibe, ki gredo v poročilo. Če boste imeli srečo, bo podatkovni model dovolj majhen, da ga boste lahko sestavili v enem tednu. Če nimate te sreče, boste morali opustiti celoten model in začeti iz nič.

Ni nujno, da je dokumentacija hifalutin fancy stvar. Nekaj ​​preprostih stvari vam lahko pomaga pri dokumentiranju vaše nadzorne plošče.

• Dodajte zavihek Zemljevid modela v svoj podatkovni model. Zavihek Zemljevid modela je ločen list, ki ga lahko uporabite za povzetek ključnih obsegov v podatkovnem modelu in razčlenitev, kako vsak obseg deluje s komponentami poročanja v končni predstavitveni plasti.

• Prosto uporabljajte komentarje in oznake. Neverjetno je, kako lahko nekaj pojasnjevalnih komentarjev in oznak pomaga razjasniti vaš model tudi po tem, ko ste dolgo časa odsotni od svojega podatkovnega modela.

• Uporabite barve za prepoznavanje obsegov v vašem podatkovnem modelu. Uporaba barv v vašem podatkovnem modelu vam omogoča, da hitro pogledate vrsto celic in dobite osnovne informacije o tem, kaj ta obseg počne. Vsaka barva lahko predstavlja vrsto obsega. Na primer, rumena lahko predstavlja uprizoritvene tabele, siva lahko predstavlja formule, vijolična pa referenčne tabele.

Je vaša nadzorna plošča uporabniku prijazna?

Preden razširite svojo nadzorno ploščo, se želite prepričati, da je uporabniku prijazna. Ni težko uganiti, kaj pomeni uporabniku prijazen:

• Intuitivna: Vaša nadzorna plošča mora biti intuitivna za nekoga, ki je še nikoli ni videl. Preizkusite to na nekom in vprašajte to osebo, ali je smiselno. Če morate začeti razlagati, kaj piše na nadzorni plošči, je nekaj narobe. Ali nadzorna plošča potrebuje več oznak, manj zapletene grafikone, boljšo postavitev, več podatkov, manj podatkov? Dobro je dobiti povratne informacije od več uporabnikov.

• Preprosto krmarjenje: če je vaša nadzorna plošča dinamična in omogoča interaktivnost z makri ali vrtilnimi tabelami, se prepričajte, da navigacija deluje dobro. Ali mora uporabnik klikniti na več mestih, da pride do svojih podatkov? Ali je število razčlenitev primerno? Ali preklapljanje z enega pogleda na drugega traja predolgo? Ponovno preizkusite svojo nadzorno ploščo na več uporabnikih. In ne pozabite preizkusiti vseh funkcij interaktivne nadzorne plošče na več računalnikih, razen na vašem.

• Tiskanje pravilno: Nič ni bolj nadležno kot tiskanje nadzorne plošče samo, da ugotovite, da si oseba, ki je ustvarila nadzorno ploščo, ni vzela časa, da bi zagotovila, da je pravilno natisnjena. Ne pozabite nastaviti možnosti tiskanja v Excelovih datotekah, da bodo vaše nadzorne plošče pravilno tiskale.

Je vaša armaturna plošča natančna?

Nič ne ubije nadzorne plošče ali poročila hitreje kot zaznavanje, da so podatki na njej netočni. Ni v mojih zmožnostih, da bi vam povedal, kako ugotoviti, ali so vaši podatki točni. Lahko pa izpostavite tri dejavnike, ki določajo zaznavo, da je nadzorna plošča točna:

• Usklajenost z verodostojnimi viri: očitno je, da če se vaši podatki ne ujemajo z drugimi viri poročanja, boste imeli težavo z verodostojnostjo podatkov – še posebej, če se ti drugi viri štejejo za verodostojne vire. Zavedajte se virov podatkov, ki se v vaši organizaciji štejejo za evangelije. Če vaša nadzorna plošča vsebuje podatke, povezane z verodostojnim virom, primerjajte svoje podatke s tem virom, da zagotovite doslednost.

• Notranja doslednost: nikoli ni zabavno razlagati, zakaj se en del vaše armaturne plošče ne ujema z drugimi deli iste armaturne plošče. Na nadzorni plošči želite zagotoviti določeno raven notranje doslednosti. Prepričajte se, da so primerljive komponente na različnih področjih vaše armaturne plošče med seboj skladne. Če obstaja razlog za nedoslednost, te razloge jasno navedite. Neverjetno je, kako dobro preprost zapis razjasni vprašanja o podatkih.

• Osebna izkušnja: Ste že kdaj videli nekoga, ki je pogledal poročilo in rekel: »To ni videti prav?« Uporabljajo tisto, kar nekateri imenujejo »občutek črevesja«, da ocenijo pravilnost podatkov. Nihče ne gleda na številke v vakuumu. Ko pogledate katero koli analizo, s seboj prinesete leta osebnega znanja, interakcij in izkušenj. Te izkušnje podzavestno uporabljate pri ocenjevanju informacij. Ko določate natančnost vaše nadzorne plošče, upoštevajte organizacijsko »anekdotično znanje«. Če je mogoče, pokažite svojo nadzorno ploščo nekaj strokovnjakom za vsebino v vašem podjetju.