Kako vstaviti polja za spajanje pošte v Office 2016

Če združujete poštne sezname v programu Microsoft Office 2016, boste morali vstaviti polja, kjer želite, da je prilagoditev. Najprej ustrezno namestite točko vstavljanja:

• Za črke kliknite tam, kjer želite, da se prikaže spojna koda. Ime in naslov prejemnika boste želeli blizu vrha dokumenta, tik pod datumom. Morda boste želeli tudi pozdrav, kot je (Drago ime ). Morda boste želeli tudi drugo personalizacijo, na primer omembo mesta ali države osebe v odstavku telesa.

• Za e-poštna sporočila kliknite tam, kjer želite, da se prikaže prvi del personalizacije. Ni običajne umestitve za prilagojene podatke v e-poštnih sporočilih, kot je za poslovno pismo.

• Za ovojnice postavite točko vstavljanja v prazno polje z besedilom na sredino nalepke.

• Za oznake postavite točko vstavljanja v zgornjo desno celico tabele. Če ne vidite tabele, izberite Orodja za tabele Postavitev → Ogled mrežnih črt.

• Za imenik kliknite tam, kjer želite, da se prikaže koda za spajanje. Če želite, da se med zapisi prikaže ločilo, ga ustvarite (na primer vodoravna črta ali prazna vrstica) in nato premaknite točko vstavljanja nad tem ločilnikom.

Po pozicioniranju točke vstavljanja ste pripravljeni vstaviti kodo za spajanje. Za poenostavitev postopka vstavljanja polj Word ponuja dve posebni kodi za spajanje, ki ju lahko uporabite:

• Address Block vstavi vsa polja, potrebna za ustvarjanje pravilno oblikovanega naslovnega bloka, vključno s presledki in prelomi odstavkov med njimi, nekako takole:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Pozdravna vrstica vstavi pozdrav, kot je Dragi, ki mu sledi ime prejemnika. Ko vstavite pozdravno vrstico, lahko izberete, ali želite uporabiti njihovo ime, priimek ali oboje. Lahko bi izgledalo nekako takole:

  Spoštovana gospa Jones:

  Vstavite lahko tudi posamezna polja za spajanje. Na primer, lahko omenite mesto osebe v odstavku, kot je ta:

  Do 30. junija naša trgovina v Indianapolisu ponuja 20 % popust na vse razpoložljive artikle.

Vstavite naslovni blok

Če želite vstaviti naslovni blok (na primer na ovojnico ali nalepko ali na vrh pisma), sledite tem korakom:

Na zavihku Pošiljanje kliknite Blok naslova.

Izberite obliko, v kateri naj se prikaže ime osebe.

Če ne želite, da se prikaže ime podjetja (če obstaja), kliknite potrditveno polje Vstavi ime podjetja.

Določite, kako naj bodo prikazani naslovi zunaj privzete države.

Preverite predogled in se prepričajte, da je naslovni blok prikazan po pričakovanjih.

Če predogled naslova ne izgleda pravilno, kliknite Ujemanje polj in uporabite pogovorno okno, ki se prikaže, da uskladite polja iz podatkovne datoteke za spajanje s polji, uporabljenimi za naslovni blok.

Kliknite V redu, da vstavite kodo.

Določite možnosti za naslovni blok.

Koda naslovnega bloka je v dokumentu prikazana z dvojnimi kotnimi oklepaji, kot je ta: >.

Popravite težavo z razmikom v naslovnih blokih

Ena težava s privzetim naslovnim blokom je, da pušča preveč navpičnega prostora med vrsticami zaradi privzetega razmika med odstavki. (Vsaka vrstica naslovnega bloka je ločen odstavek.) Če se želite sami prepričati, izberite Pošiljanje→ Predogled rezultatov. Ponovite ta ukaz, da izklopite predogled.

Če želite odpraviti težavo, sledite tem korakom:

Izberite > kodo.

Na zavihku Domov kliknite gumb Razmik med vrsticami in odstavki, da odprete njegov meni.

Kliknite Odstrani presledek za odstavkom.

Odstranite dodaten presledek po odstavkih v naslovnem bloku.

Vstavite pozdravno vrstico

Če želite vstaviti pozdravno vrstico, sledite tem korakom:

Na zavihku Pošiljanje kliknite Pozdravna vrstica.

Uporabite spustne sezname v razdelku Oblika vrstice pozdrava, da določite, kako bo videti pozdrav.

Določite pozdravno vrstico za neveljavna imena prejemnikov (na primer zapis, kjer ni bilo podano nobeno ime prejemnika).

Preverite območje za predogled in se prepričajte, da je pozdravna vrstica takšna, kot želite.

• Lahko kliknete gumb Naprej, da se pomikate po vseh zapisih in preverite vsakega posebej.

• Če se polja ne ujemajo, kliknite Match Fields in določite, katera polja s seznama podatkov naj bodo vključena v pozdrav.

Kliknite V redu.

Določite nastavitve za pozdravno vrstico.

Vstavite posamezno polje za spajanje

Če želite vstaviti posamezno polje, sledite tem korakom:

Na zavihku Sporočila kliknite puščico na gumbu Vstavi polje za spajanje in odprete meni.

Kliknite želeno polje za vstavljanje.

Izberite posamezno polje za vstavljanje.

Tukaj je nadomestna metoda. Lahko kliknete obraz gumba Vstavi spojno polje (grafični del, ne besedila in puščice pod njim), da odprete pogovorno okno Vstavi spojno polje. Od tam lahko izberete polje in kliknete Vstavi.