Kako vnesti podatke o projektu v Microsoft Project 2019

Ko odprete prazen projekt v Microsoft Project 2019, lahko začnete vnašati osnovne informacije o projektu, kot je začetni ali končni datum. Oglejte si Cheat Sheet projekta 2019 For LuckyTemplates . Podatke o načrtovanju programa Microsoft Project lahko vnesete v Project na dva načina:

• Izberite Datoteka → Informacije. V razdelku Informacije o projektu na desni strani zaslona, ​​kot je prikazano na naslednji sliki, lahko vnesete datume začetka, konca, trenutne in statusne datume projekta. Vse, kar morate storiti, da vnesete ali spremenite vnos, je, da kliknete nanj, da se prikažejo kontrolniki – na primer, če želite spremeniti datum, samo kliknite izbirnik datuma.

Rezultat izbire ukaza Datoteka→ Info.

Ko izberete Datoteka → Informacije, lahko kliknete puščico Informacije o projektu navzdol in nato kliknete Napredne lastnosti. Odpre se pogovorno okno Lastnosti. Vnesite ime projekta, kjer piše »Naslov« in vnesite svoje ime, kjer piše »Avtor«. Vnesete lahko tudi ime podjetja, ključne besede in druge podatke. Te informacije se uporabljajo v številnih avtomatiziranih poročilih, ki jih ustvari Project.

• Na traku pojdite na zavihek Projekt in kliknite ikono Informacije o projektu. Vidite pogovorno okno Informacije o projektu, prikazano tukaj. Vsebuje enake informacije kot razdelek Informacije o projektu na zaslonu Info v pogledu Backstage.

Pogovorno okno Informacije o projektu.

Ta seznam opisuje nastavitve v pogovornem oknu Informacije o projektu:

• Začetni datum in končni datum: za projekt, ki je načrtovan naprej od začetnega datuma (glejte naslednjo oznako), vnesite samo začetni datum. Če pa načrtujete nazaj od končnega datuma, vnesite končni datum.
• Razpored od: lahko izberete, da so opravila razporejena nazaj od končnega datuma ali naprej od začetnega datuma. Večina ljudi se premakne naprej od začetnega datuma.

Čeprav lahko načrtujete nazaj, uporabite to funkcijo samo za prvo razporeditev dela nazaj, tako da izberete datum konca in kliknete gumb V redu. Takoj po tem se vrnite v to pogovorno okno in se vrnite na (na novo izračunan) začetni datum. Če tega ne storite, lahko naletite na težave na poti, če na koncu zabeležite napredek. Na tej točki bo končni datum določen, ker ste načrtovali nazaj, in začetni datum bo fiksiran, ker ste zabeležili dejanske podatke, tako da urnik ne bo več dinamičen in se ne bo razširil ali skrčil.

• Trenutni datum: privzeto se ta nastavitev ujema z nastavitvijo računalniške ure. Lahko pa ga spremenite tako, da se ne ujema z nastavitvijo ure računalnika. Spreminjanje tega datuma je uporabno za ogled scenarijev kaj-če ali za sledenje napredka od določenega datuma v preteklosti ali katerega koli datuma, ki ga izberete.
• Datum statusa: Običajno nastavite trenutni datum za spremljanje napredka projekta. Pri sledenju običajno želite videti stanje projekta v trenutnem trenutku, zato lahko to nastavitev prezrete. Če pa želite slediti od konca fiskalnega obdobja ali drugega časovnega okvira, ga spremenite tako, da spremlja stanje opravil od katerega koli drugega datuma.
• Koledar: s tega spustnega seznama izberite osnovno predlogo koledarja, ki jo želite uporabiti za koledar projekta. To nastavitev navajam najprej, ker je edina, s katero se morate ukvarjati, ko začnete nov projekt. Za zdaj predpostavimo, da boste uporabljali standardni koledar.
• Prednost: To polje je uporabno, če ima vaša organizacija veliko projektov in med njimi ustvarite povezave. Če za razreševanje konfliktov uporabljate orodje, kot je izravnavanje virov, lahko pri izračunu, kaj odložiti in kaj slediti, upošteva to nastavitev prioritete projekta.

Možnosti načrtovanja programa Microsoft Project

Eden najbolj dragocenih vidikov, ki jih ponuja Project, je tradicionalno njegova sposobnost ponovnega izračuna urnikov opravil, na primer, ko spremenite začetni datum projekta ali če pride do spremembe urnika enega opravila, ki vpliva na eno ali več odvisnih (povezanih) opravil. To zmogljivo vedenje vodjo projekta – vas – prihrani od ponovnega razmišljanja in ponovnega vnosa datumov do prerazporejenih opravil v celotnem projektu.

Toda druge strani prednosti avtomatizacije vedno obstajajo in v primeru načrtovanja projektov lahko samodejno razporejanje privede do neželenih sprememb urnika, ki temeljijo na obnašanju programske opreme in ne na človeškem strokovnem znanju.

Da bi ohranili koristne vidike avtomatizacije, zaradi katerih je načrtovanje manj zamudno, hkrati pa vodjem projektov omogoča, da obdržijo nadzor nad urnikom, kadar je to potrebno, Project 2019 omogoča razporejanje, ki ga nadzoruje uporabnik.

Pri načrtovanju, ki ga nadzoruje uporabnik, lahko za vsako opravilo izberete enega od teh načinov razporejanja:

• Samodejni razpored: Project izračuna urnike opravil za vas na podlagi začetnega in končnega datuma projekta, odvisnosti opravil, izbire koledarja in razporejanja virov.
• Ročno: Project vam omogoča, da preskočite vnos trajanja in datumov ter jih določite pozneje. Ko vnesete trajanje in datume, Project popravi urnik za opravilo in ga ne premakne, razen če to storite ročno. Ročno načrtovana opravila se v večini primerov premaknejo, če prerazporedite celoten projekt. Ganttove vrstice za ročno načrtovana opravila se prav tako razlikujejo po videzu od tistih za samodejno načrtovana opravila.

Indikator za samodejno načrtovana in ročno načrtovana opravila je na dnu okna projekta. Ta slika prikazuje, da so opravila zbirke podatkov samodejno načrtovana, kot kaže časovna vrstica in puščica v stolpcu Način opravil. Naloge uporabniškega vmesnika so ročno načrtovane, kot je označeno s tipko v stolpcu Način opravil. Na časovni lestvici so samodejno načrtovana opravila prikazana kot modre črte na vašem zaslonu, ročno načrtovana opravila pa kot aqua vrstice z navpičnimi črtami na vsakem koncu.

Ročno in samodejno načrtovana opravila.

Povzetek naloge (naloga z drugimi opravili, zamaknjenimi pod njo) naj bo samodejno načrtovan. To je zato, ker začetni in končni datumi nalog pod njim označujejo, kdaj se lahko povzetek naloge začne in konča.

Projektna datoteka ima lahko vsa ročno načrtovana opravila ali vsa samodejno načrtovana opravila – ali katero koli kombinacijo obeh. Privzeto vsa opravila, ki jih ustvarite, uporabljajo ročno načrtovan način.

Način opravila za celoten projekt lahko spremenite na dva načina:

• Če želite spremeniti način za vsa nova opravila, izberite zavihek Opravilo, kliknite ikono Način načrtovanja v skupini Opravila (gumb s koledarjem in vprašajem) in nato v meniju izberite Samodejni razpored ali Ročno razpored, kot je prikazano tukaj. .
• Drug način za spreminjanje načina za vsa nova opravila je, da kliknete povezavo Nova opravila na levem koncu vrstice stanja na dnu projekta in nato izberete želeni način.

Spreminjanje načina opravila na traku.

Način opravil za posamezna opravila lahko spremenite na tri načine:

• Izberite opravilo, kliknite zavihek Opravilo na traku in nato kliknite Ročno razpored ali Samodejni razpored v skupini Urnik.
• Izberite opravilo, kliknite celico Način opravila za opravilo, kliknite spustno puščico, ki se prikaže, in na spustnem seznamu kliknite Ročno načrtovano ali Samodejno načrtovano.
• Izberite opravilo, kliknite zavihek Opravilo na traku in kliknite gumb Informacije v skupini Lastnosti. Na zavihku Splošno v pogovornem oknu Informacije o opravilu pojdite na območje Način urnika in kliknite izbirni gumb Ročno načrtovano ali gumb možnosti Samodejno načrtovano.

Pri določanju, kako pogosto boste uporabljali ročno razporejanje, morate uravnotežiti želje svojega norca za notranji nadzor in potrebo po učinkovitem vodji projekta. Čeprav ročno razporejanje preprečuje, da bi Project premaknil opravila, za katere želite, da ostanejo v urniku, boste morda morali urediti urnike za desetine odvisnih opravil v dolgem ali zapletenem projektu. Najboljše ravnovesje – zlasti za začetne vodje projektov – je lahko zmerna uporaba ročnega načrtovanja.

Kako vstopiti v strukturo razčlenitve dela (WBS)

Urnik mora biti nastavljen na enak način kot struktura razčlenitve dela (WBS). Če želite nadaljevati shemo oštevilčevanja orisa iz WBS, Project samodejno razširi na naloge razporeda oštevilčenje orisa, ki se uporablja za WBS. To lahko storite na dva načina:

Izberite zavihek Oblika.

V skupini Stolpci kliknite Vstavi stolpec.

Izberite možnost Outline Number.

Številko orisa lahko vnesete tudi neposredno v opravilno celico, tako da sledite tem korakom:

Kliknite, da odprete zavihek Oblika.

V skupini Pokaži/Skrij potrdite polje Številka orisa.

Prva informacija, ki jo vnesemo v novi projekt, je WBS. Sledite tem preprostim korakom, da vnesete WBS v pogled gantograma:

V stolpcu Ime opravila kliknite prazno celico.

Vnesite ime WBS elementa.
Na primeru Mladinskega centra 10K Run/Walk je prvi element Registracija.

Pritisnite Enter, da se premaknete na naslednjo celico v stolpcu, nato pa vnesite ime elementa WBS.

Ponavljajte 3. korak, dokler ne vnesete vseh imen WBS.
Besedilo, ki ga vnesete, lahko uredite tako, da pritisnete tipko Delete ali Backspace, da počistite znake.

Ko vnesete WBS, lahko uporabite funkcijo zamika, da ustvarite obliko orisa. Za zamik izberite zavihek Naloga in kliknite ikono Zamik skupine Urnik.

Ta slika prikazuje del zaslona po vnosu WBS obrisa. Ta različica prikazuje oštevilčenje orisa kot ločen stolpec. Upoštevajte, da po zamiku opravila njegovo nadrejeno opravilo preklopi iz ročno načrtovanega v samodejno načrtovano, ker trajanje in odvisnosti podrejenih opravil določajo, kdaj se lahko nadrejeno opravilo začne in konča. Zato za elemente WBS ne vnesete trajanja ali datumov začetka in konca – te informacije se bodo samodejno izpolnile, ko vnesete opravila pod elemente WBS.

WBS za 10K teka.

Kako vnesti opravila v Microsoft Project 2019

Ko so podatki WBS vneseni, lahko začnete vnašati opravila. Naloge lahko ustvarite na več različnih načinov:

• Vnesite informacije v območje lista Ganttovega grafikona.
• Vnesite informacije v pogovorno okno Informacije o opravilu.
• Uvozite opravila iz Outlooka.
• Uvozite opravila iz Excela.

Podrobnosti o trajanju opravila in začetni datum lahko izpolnite, ko vnesete opravilo ali pozneje.

Vnašanje opravil v pogled gantograma

Številni ljudje, ki delajo na dolgotrajnih projektih, ugotavljajo, da je vnos vseh imen opravil v podokno listov pogleda Ganttovega grafikona najhitrejši in najpreprostejši način. Ta metoda je ista, kot sem jo uporabil za vnos podatkov WBS. V stolpec Ime opravila lahko preprosto vnesete ime opravila, pritisnete tipko Enter ali puščico navzdol na tipkovnici, da se pomaknete na naslednjo prazno vrstico, vnesete drugo opravilo itd.

Uporabite stolpec Način opravila, da spremenite način načrtovanja opravil iz Ročno razporejanje v Samodejni razpored za katero koli opravilo, ki ne uporablja privzete metode.

Vnos nalog prek pogovornega okna Informacije o opravilu

Če pogovorna okna ponujajo vrsto centraliziranega obrazca z informacijami, ki ustreza vašemu načinu dela, razmislite o uporabi pogovornega okna Informacije o opravilu za vnos podatkov o opravilu. Niz zavihkov v tem pogovornem oknu vsebuje vse informacije o opravilu.

Sledite tem korakom, da ustvarite opravilo v pogovornem oknu Informacije o opravilu:

V stolpcu Ime opravila dvokliknite prazno celico.
Prikaže se pogovorno okno Informacije o opravilu, kot je prikazano.

V polje Ime vnesite ime opravila.
Ko ste tam, lahko vnesete vse druge podatke, ki jih želite.

Kliknite gumb V redu, da shranite novo nalogo.
Ime opravila se prikaže v pogledu Ganttovega grafikona v celici, ki ste jo kliknili v 1. koraku.

Pritisnite puščično tipko navzdol, da se premaknete na naslednjo celico.

Ponovite korake 1–4, da dodate toliko opravil, kot želite.

Pogovorno okno Informacije o opravilu.

Ko poimenujete naloge, naj bodo imena opravil v projektu opisna in edinstvena. Če pa vseh imen ne morete narediti edinstvenih (na primer, imate tri naloge z imenom Najemi osebje), lahko uporabite samodejno dodeljeno številko opravila ali številko okvira za identifikacijo nalog; te številke so vedno edinstvene za vsako nalogo.

Poimenovanje nalog je kompromis med popolnim opisom (ki je predolg za polje Ime opravila) in prekratkim (kar lahko vodi do nesporazumov in negotovosti). Če ste v dvomih, bodite kratki v imenu opravila in podrobno opišite z opombo o opravilu.

Če želite opravilo vstaviti kamor koli na seznam opravil v Projectu, na zavihku Opravilo v skupini Vstavi kliknite celico z imenom opravila, kjer želite, da se prikaže novo opravilo, in kliknite ikono Vstavi opravilo. Novo opravilo je vstavljeno v zgornjo vrstico. Lahko tudi pritisnete tipko Vstavi na tipkovnici ali z desno tipko miške kliknete in v pojavnem meniju izberete Vstavi opravilo.