Kako vgraditi preverjanje napak v vaš Excelov finančni model

Tudi če ste se šele začeli ukvarjati z manekenstvom, se verjetno dobro zavedate, kako enostavno je narediti napako pri finančnem modelu! Obstajajo trije načini za preprečevanje napak v finančnem modelu:

• Najprej se izogibajte napakam. V tej knjigi opisujem več tehnik, ki jih lahko uporabite, da se izognete napakam, na primer skladnost s svojimi formulami.
• Preverite model za napake. Kljub vsem vašim prizadevanjem lahko napake neizogibno zdrsnejo, zato preverite, še enkrat preverite in naj nekdo drug preveri vaš model, ko je dokončan.
• Vključite preverjanje napak. Ko gradite model, vključite preverjanja napak, ki preprečujejo, da bi nenamerne napake zdrsnile v model zaradi nepravilnih vnosov ali napake uporabnika.

Informacije tukaj se osredotočajo na prvi dve točki: tehnike izdelave modela za zmanjšanje napak, pa tudi načine za preverjanje napak v modelu.

Preverjanja napak so kritični del dobro zgrajenega finančnega modela, tako da lahko uporabnik ali modelar na prvi pogled vidi, ali formule izračunajo pravilno. Na primer, ko ustvarjate poročila o upravljanju, preverite, ali se vsota poročil vsakega posameznega oddelka prišteje k skupni vrednosti celotnega podjetja. To lahko storite tako, da med drugimi metodami vstavite preprosto funkcijo IF.

V primeru, prikazanem tukaj, je bil kapitalski proračun zgrajen z ocenjenimi datumi porabe v stolpcu E. V razporedu kapitalske porabe, prikazanem v stolpcih F do Q, se poraba razporedi na celotno leto. Modelar ve, da bi moral biti skupni znesek kapitalske porabe v višini 124.700 USD, prikazan v celici D17, enak celotnemu znesku kapitalskega načrta, prikazanemu v celici R17, in če si zneska nista enaka, potem model ne izračuna pravilno. Torej celica E1 za preverjanje napak vsebuje zelo preprosto formulo =R17-D17.

Preprosto preverjanje napak.

Spodaj lahko vidite, da je uporabnik v celico E4 vnesel napačno vrednost. Februar-20 ni veljaven vnos, ker razpored kapitalske porabe dovoljuje le datume v letu 2019. To pomeni, da spodnji finančni model ni pravilen – uporabnik je v model vnesel 124.700 $ kapitalskih izdatkov, vendar je bilo dodeljenih samo 115.700 $. leto. Številka v celici E1 (9.000) opozori uporabnika na dejstvo, da obstaja težava. Prenesite datoteko 0401.xlsx in izberite zavihka z oznako 4-9 in 4-10, da poskusite sami sprožiti to preverjanje napak.

Sprožilo se je preverjanje napak.

To preverjanje napak je zelo preprosto in precej diskretno. Da bi bilo bolj očitno, boste morda raje vključili opis "preverjanje napak" poleg celice za preverjanje napak v celici D1, s ​​čimer bi bilo uporabniku bolj očitno, kaj se je zgodilo, ko se sproži preverjanje napak.

Zgoraj prikazano preverjanje napak je prednostna metoda preverjanja napak, ker je tako preprosto in hitro sestaviti. Ker vrne vrednost v primeru napake, je morda malo preveč diskretno za vaš okus – ni nujno, da uporabnika takoj opozori, da je bila storjena napaka. Vsekakor pa je hitro in enostavno slediti in zato je dokaj pogosto preverjanje napak, ki ga imajo radi številni modelarji.

Če uporabljate tovrstno preverjanje napak, ga formatirajte s slogom vejice (najdete ga na zavihku Domov v skupini Številke) in odstranite decimalno mesto ter ga formatirajte z rdečo pisavo. Na ta način nič ne bo prikazano, če ni napake, in rdeča številka, če je napaka.

Druga možnost je, da boste morda raje uporabili drugo formulo za preverjanje napak, kot je =D17=R17, ki bo vrnila vrednost TRUE, če sta enaka, ali FALSE, če nista. Vendar pa je ta metoda podvržena tudi lažni napaki.

Omogočanje tolerance za napake

=IF(D17<>R17,”error”,0) je boljše preverjanje napak, vendar lahko občasno vrne napačen rezultat napake, čeprav so vrednosti enake. Ta "hrošček" pri preverjanju napak je posledica dejstva, da Excel prenaša izračune na 14 decimalnih mest. Po tem skrajša vrednost in lahko povzroči minutno odstopanje, ki bo poročalo o napaki, ko je izklopljena le 0,00000000000001.

Da bi se izognili tej možni težavi, lahko uporabite formulo absolutne vrednosti, ki bi omogočila toleranco za napake. =IF(ABS(D17-R17)>1,”error”,0) bo omogočil, da se vrednosti izklopijo za $1, preden sporoči napako. Če v Excelu uporabljate funkcijo ABS, bo to vzelo absolutno vrednost rezultata, tako da ni pomembno, ali je pozitivno ali negativno število.

Obstaja veliko različic te formule. Nekateri modelarji raje prikažejo besedo OK, če so številke pravilne, in preveri, če niso.

Uporaba pogojnega oblikovanja za preverjanje napak

Če želite, da bo preverjanje napak uporabniku še bolj vidno, razmislite o uporabi pogojnega oblikovanja, da dodate pravilo, zaradi katerega se celotna celica obarva rdeče, če je bilo preverjanje napake sproženo. Na zavihku Domov na traku v skupini Slogi kliknite gumb Pogojno oblikovanje. Nato premaknite miško nad pravilo označevanja celic in izberite Enako.

Uporaba pogojnega oblikovanja za preverjanje napak.

Ko se prikaže pogovorno okno Equal To, vnesite besedno napako v polje Oblikuj celice, ki so EQUAL TO in kliknite V redu. Privzeto bo celico spremenilo v svetlo rdeče polnjenje s temno rdečim besedilom, vendar lahko to spremenite v spustnem polju.

Urejanje barve pogojnega oblikovanja.

Pogojno oblikovanje je priljubljeno pri preverjanju napak, ker preverjanje napak bolj izstopa, ko se sproži. In z malo sreče bo uporabnik ugotovil, da je v finančnem modelu napaka. Pogojno oblikovanje ni omejeno na preverjanje napak – lahko je uporabno za druge modele, kjer želite opozoriti uporabnika na nepravilnosti ali poudarke v izračunih.