Kako uvoziti podatke v Access 2016

Če želite, da zbirka podatkov, v katero postavljate podatke, nadomesti vir v Accessu 2016, nato uvozite. To je možnost za vas, če ustvarjate Accessovo zbirko podatkov za zamenjavo stare preglednice, ki ne ustreza več vašim potrebam. Uvozite tudi, če izvorne podatke dobavlja zunanji prodajalec v obliki, ki ni format Access.

Denimo, da na primer mesečno prejemate podatke o prodaji blagajne od zunanjega prodajalca v obliki preglednice. Access je odlično orodje za poročanje, tako da lahko uvozite podatke v Access in uporabite njegova orodja za poročanje za ustvarjanje poročil.

Tu so koraki za uvoz ali povezovanje virov podatkov z vašo zbirko podatkov Access:

1Odprite Accessovo zbirko podatkov, ki bo hranila uvožene podatke.

Videti bi morali zavihek Zunanji podatki.

2Kliknite zavihek Zunanji podatki na traku.

Na traku se prikaže skupina gumbov Uvozi in poveži.

Vsak gumb je povezan s čarovnikom, ki vas vodi skozi postopek:

Običajni formati datotek, kot sta Excel ali Text (označeni kot Besedilna datoteka), imajo svoje posebne gumbe.

Manj pogoste oblike datotek najdete z gumbom Več.

3 Kliknite gumb, ki ustreza vaši obliki datoteke.

Na zaslonu se prikaže pogovorno okno Pridobi zunanje podatke, ki je specifično za izbrano obliko datoteke.

4 Z gumbom Prebrskaj izberite vir podatkov, ki ga želite uvoziti ali povezati z Accessom.

Običajno je to datoteka. Lahko je tudi SharePointovo mesto ali Outlookova mapa.

Če vnašanje imen datotek ni vaša stvar, kliknite gumb Prebrskaj, da poiščete datoteko.

5Izberite način shranjevanja podatkov.

Tukaj Accessu poveste, ali naj uvozi ali poveže podatke. Lahko se povežete z vsemi formati datotek razen XML.

6 Sledite preostalim korakom v pogovornem oknu Get External Data.

Od te točke naprej so koraki odvisni od oblike podatkov, ki jo uvažate. Pazljivo sledite navodilom. Najslabše, kar se lahko zgodi, je, da dobite uvoženo (ali povezano) tabelo, polno neumnosti. Če to storite, preverite obliko izvorne datoteke.

Če je na primer vir besedilna datoteka in dobite neumnost, boste morda morali potrditi, da je bila besedilna datoteka shranjena kot datoteka z razmejitvijo (z znakom – na primer vejico – med polji). Možno je tudi, da izvorna datoteka ni v pravilni obliki (na primer, morda mislite, da je Excelova preglednica, vendar ni).

Če pričakujete, da boste pogosto uvažali ali povezovali to vrsto datoteke, kliknite potrditveno polje Shrani korake uvoza. (Potrditveno polje bo na zadnjem zaslonu čarovnika.) Ko potrdite polje, boste pozvani, da vnesete ime za vaš uvoz.

7Skupina Uvoz zavihka Zunanji podatki na traku vsebuje gumb, imenovan Shranjeni uvozi. S tem gumbom lahko prikličete shranjene uvoze in jih zaženete tako pogosto, kot želite.

Viri podatkov morajo ostati na svojih prvotnih lokacijah s svojimi izvirnimi imeni, da se ponovno izvede shranjeni uvoz.