Kako ustvariti povzetek nalog in podopravil v Project 2016

Ko pogledate strukturo razčlenitve projektnega dela v Project 2016, znano tudi kot WBS, ali seznam projektnih opravil, kot je prikazan na naslednji sliki, vidite, da organizira naloge v ravni. Zgornje ravni so iz WBS. Nižjo raven sestavljajo naloge, ki so bile razčlenjene iz WBS.

Naloga, ki ima druge naloge zamaknjene pod seboj v tej strukturi orisa, je naloga povzetka ali nadrejena naloga. Naloge, zamaknjene pod nalogo povzetka, so podopravila ali podrejena opravila. Povzetek nalog je v orisu projekta označen krepko.

Lahko ugotovite, kdaj ima povzetek naloge družino podopravil, ki se držijo njenega roba: Ko je podopravilo skrito, se na levi strani naloge s povzetkom prikaže majhen jasen trikotnik. Ko kliknete trikotnik s konico kazalca, se naloga razširi in prikaže celoten klan podopravil, naloga s povzetkom pa na levi strani doda črn trikotnik.

Oris projekta, ki prikazuje povzetke nalog in podnalog.

Na sliki lahko vidite, da imajo povzetki nalog baze podatkov in uporabniškega vmesnika skrite podnaloge. Nalogi povzetka plačila in potrditve prikazujejo vse njihove podnaloge.

Vse informacije o družini nalog so združene v povzetek naloge najvišje ravni. Zato vsako opravilo s podopravili nima lastnih informacij o času ali stroških: svoje skupno trajanje in stroške zbere iz vsote svojih delov.

Ta funkcija združevanja je kumulativna: opravilo najnižje ravni se zvije do svojega nadrejenega, ki se lahko zvije v drugo nalogo povzetka, ki se zvije (na primer) v nalogo povzetka projekta. Vsako opravilo z nalogami pod njim dobi informacije o trajanju in stroških iz skupnega seznama svojih podopravil, ne glede na to, kako globoko je v hierarhiji.

Struktura družin v orisu je uporabna tudi, ko morate reorganizirati oris: ko premaknete nalogo povzetka, se vsa njena podopravila takoj vključijo v vožnjo, ne glede na to, ali je razširjena!

Če je povzetek opravil ročno načrtovan, funkcija združevanja ne deluje in Project prikaže opozorila, ki vam to sporočajo. Ganttova vrstica za nalogo povzetka ima rdečo opozorilno vrstico, ki prikazuje izračunano trajanje podopravil, če se ne ujemajo s trajanjem naloge povzetka. Vnos v polje Dokončaj v nalogi povzetka ima tudi rdečo podčrtano črto, ki označuje morebitno težavo pri načrtovanju.

Če želite rešiti to situacijo, lahko spremenite nalogo povzetka tako, da uporablja samodejno razporejanje, v tem primeru pravilno izračuna skupne podatke. Če želite, da je naloga s povzetkom še naprej ročno načrtovana, lahko uredite njen končni datum ali uporabite pregledovalnik opravil, da popravite razpored povzetka opravil.

Koliko stopenj lahko preidete v WBS?

Nimate praktične omejitve, koliko ravni nalog lahko ustvarite v orisu. Project vam omogoča zamik na več ravneh podrobnosti, kot jih boste potrebovali za vse razporede razen najbolj zapletenih.

Ne pozabite pa: na neki točki se morate soočiti z dodelitvijo časa in virov vsaki od teh nalog in nato spremljati njihov napredek. Preveč podrobnosti lahko oteži upravljanje vašega načrta projekta. Na primer, če je vaš projekt dolg nekaj mesecev, ne želite slediti ravni, kjer dejavnosti trajajo le nekaj ur. Najboljše prakse predlagajo, da svoj urnik vedno nastavite na raven, do katere želite upravljati svojo ekipo – običajno na delovne (delovne) dni ali tedne.

Za daljše projekte lahko načrtujete z uporabo načrtovanja kotajočih se valov, metode postopnega oblikovanja količine podrobnosti za kratkoročno delo in ohranite na višji ravni vsako delo, ki je dlje. Na primer, če imate dvoletni projekt, imate morda prve tri mesece podrobno načrtovane, naslednje tri mesece na višji ravni, preostali del načrta projekta pa prikazuje le mejnike in ključne rezultate. Ko napredujete skozi projekt, začnete dodajati več podrobnosti za šest mesecev in več. Dobro pravilo je, da ohranite dobro količino podrobnosti 90 dni.

Načrtovanje kotalnega valovanja ni izgovor za dodajanje obsega; to je le razdelava obstoječega obsega.

Povzetek projekta

Tako kot ima ladja samo enega kapitana, samo ena naloga povzema vse druge naloge v projektu. Prikaži nalogo povzetka projekta, ki predstavlja najvišjo (najmanj podrobno) raven informacij in je pogosto samo naslov projekta, kot je uvajanje novega izdelka. Ko naročite Projectu, da prikaže nalogo povzetka projekta, vsako opravilo v projektu spada pod to v orisu, kot je prikazano tukaj.

Povzetek projekta.

Ko gradite svoj projekt, lahko preprosto ustvarite nalogo povzetka projekta sami (zamaknite druga opravila pod njo) ali uporabite funkcijo projekta, da jo kadar koli samodejno ustvarite – tudi po tem, ko zgradite vse faze svojega projekta. Če želite, da Project samodejno prikaže nalogo povzetka projekta, sledite tem korakom:

V pogledu Ganttovega grafikona izberite kontekstni zavihek Oblika orodja za gantogram.

V skupini Pokaži/Skrij potrdite polje Povzetek projekta.

Kot lahko vidite, je naloga 0, Mladinski center 10K Run/Walk, naloga povzetka projekta. Upoštevajte, da je vrstica za nalogo povzetka projekta na grafikonu siva in da so vrstice za druge naloge povzetka črne.

Če pomislite na to, je naslov na zgornji ravni v orisu vsota njegovih delov: Naslov odraža splošno temo za vse elemente pod njim. Naloga povzetka projekta napreduje ta koncept še korak dlje: ta naloga zvije vse dejanske podatke iz drugih nalog v eno postavko vrstice. Tako trajanje naloge povzetka projekta odraža trajanje celotnega projekta. Z denarnega vidika skupni stroški naloge povzetka projekta odražajo skupne stroške za celoten projekt. Številke, kot so te, so lahko priročne, da imate na dosegu roke – in to je ena od vrednosti naloge povzetka.

Če ste zmedeni glede dolžine povzetka opravila, ne pozabite, da je trajanje povzetka opravila razlika med najzgodnejšim začetnim datumom opravila in zadnjim končnim datumom opravila. Vendar se prosti dnevi ne štejejo v trajanje povzetka opravila. Dolžina zbirne naloge je torej enaka številu delovnih dni med izvajanjem podnalog in ne številu koledarskih dni med začetkom prve naloge in koncem zadnje.

Vsi ne uporabljajo nalog povzetka projekta. Na najvišji ravni svojega orisa lahko preprosto ustvarite naloge, ki predstavljajo glavne končne rezultate ali faze projekta – s podfazami in podnalogami pod njimi – in ne ustvarite ene naloge, ki je višje po vrstnem redu od vseh drugih. Vendar pa ima povzetek projekta določene prednosti:

• Vsote za projekt si lahko hitro ogledate v stolpcih podatkov v pogledu Ganttovega grafikona in drugih pogledih.
• Povezavo do naloge povzetka projekta lahko postavite v drug projekt, tako da se vsi podatki za en projekt odražajo v drugem. Če na primer ustvarite pet urnikov za zagon novih izdelkov v vašem podjetju, lahko preprosto ustvarite glavni urnik za vse uvedbe izdelkov podjetja tako, da se povežete z nalogami povzetka projekta v vsakem od projektov.