Svoj Wordov dokument lahko shranite v formatu PDF ali XPS. To sta obe obliki postavitve strani, datoteke v tem formatu pa so zasnovane tako, da prikazujejo strani točno tako, kot se bodo natisnile. Niso zasnovani za enostavno urejanje. Lahko na primer shranite pogodbo v tej obliki ali brošuro, pripravljeno za tiskanje.
PDF je kratica za Format opisa strani. Je zelo priljubljen format pri Adobeju. Vsakdo z brezplačno aplikacijo Adobe Reader lahko bere datoteke PDF. XPS je Microsoftov ekvivalent; ima podobne funkcije in lastnosti in ga je mogoče odpreti z uporabo aplikacije XPS Reader, ki je priložena operacijskemu sistemu Windows Vista in novejšim.
Kliknite Datoteka→ Izvozi.
Kliknite Ustvari dokument PDF/XPS.
Kliknite Ustvari PDF/XPS. Odpre se pogovorno okno Objavi kot PDF ali XPS.
Shranite dokument kot datoteko PDF ali XPS.
Če želite, spremenite ime datoteke v polju Ime datoteke.
Odprite spustni seznam Shrani kot vrsto in po želji izberite dokument PDF ali XPS.
V razdelku Optimiziraj za kliknite Standardna ali Najmanjša velikost.
V 5. koraku v večini primerov uporabite Standardno. Minimalna velikost zmanjša ločljivost datoteke, ko zmanjša njeno velikost. Manjša velikost je lahko uporabna pri pošiljanju dokumenta po e-pošti, če kakovost (ločljivost) dokumenta ni pomembna.
Po 6. koraku lahko kliknete gumb Možnosti za pogovorno okno, ki vsebuje še več možnosti za nastalo datoteko PDF ali XPS.
Po želji označite ali počistite potrditveno polje Odpri datoteko po objavi. Če je označena, ta možnost po shranjevanju odpre datoteko PDF ali XPS v ustrezni aplikaciji za branje, zunaj Worda.
Kliknite Objavi.
Določite možnosti shranjevanja za datoteko PDF ali XPS.