Če seznam podatkov še ne obstaja, ga lahko ustvarite v Wordovi tabeli ali v Excelu in ga nato priložite glavnemu dokumentu. Vendar pa obstaja še en način za ustvarjanje seznama podatkov, ki je nekoliko lažji (ali vsaj malo bolj varen), še posebej, če seznam, ki ga nameravate ustvariti, vsebuje imena in naslove ljudi:
Ko je glavni dokument odprt, na zavihku Pošiljanje kliknite Izberi prejemnike.
Kliknite Vnesi nov seznam.
Izberite vnos novega seznama.
Vnesite ime in naslov ter pritisnite Tab, da se premaknete na naslednja polja (stolpec).
Ni vam treba izpolniti vseh polj za vsako osebo; naredite le tiste, ki se nanašajo na združitev, ki jo boste izvedli, na primer ime in poštni naslov.
Kliknite Nov vnos in nato v naslednjo vrstico vnesite podatke druge osebe.
Ponavljajte 3. korak, dokler ne vnesete vseh zapisov.
Kliknite V redu. Odpre se pogovorno okno Shrani seznam naslovov.
Izberite vnos novega vnosa.
Vnesite ime za seznam v polje Ime datoteke.
Po želji se pomaknite na drugo lokacijo za shranjevanje. Privzeta lokacija je Moji viri podatkov v vaši osebni mapi Dokumenti.
Kliknite Shrani.
Določite ime in lokacijo podatkovne datoteke.
Če boste pozneje morali to datoteko urediti, izberite Pošiljanje→ Uredi seznam prejemnikov. Shranjena datoteka je v formatu baze podatkov Microsoft Access, tako da jo lahko odprete in urejate tudi z Microsoft Access.