Kako ustvariti in kategorizirati zapiske v Outlooku 2019

Veliko ljudi uporablja samolepilne opombe, da si ustvari opomnike na koščke informacij: vse od gesel za spletna mesta do nepozabnih citatov. Outlook 2019 vključuje opombe, ki so elektronski ekvivalent tem samolepilnim listkom. Na beležko lahko shranite vse, kar želite, vendar jih je najbolje uporabiti za majhne koščke podatkov, kot so kode za potrditev rezervacije ali ID številke članstva. Zapisek lahko pustite odprt (dokler je odprt Outlook), da vas bodo vsakič, ko ga vidite, opomnili, ali pa ga zaprete, da vam ne bo v napoto.

Če želite ustvariti opombo, sledite tem korakom:

Prikažite razdelek Opombe v Outlooku.

To storite tako, da kliknete ikono Več (...) v spodnjem levem kotu okna in v meniju, ki se prikaže, kliknete Opombe.

Izberite Domov → Nova opomba ali pritisnite Ctrl+N.

Pojavi se nova prazna opomba.

Oglejte si te druge bližnjice na tipkovnici Outlook 2019 .

V novi prazen zapisek, ki se prikaže, vnesite, kar želite.

Prvih nekaj besed prve vrstice bo prikazanih kot naslov ikone, zato poskusite biti tam opisni. Če seveda ne poskušate prikriti informacij, kot je geslo; potem boste morda želeli zavajajoče besedilo kot prvo vrstico. Ena pametna uporabnica hrani svoja gesla v zapisku z naslovom Družinski rojstni dnevi in ​​misli, da nekdo, ki vohlja, da bi ukradel njena gesla, ne bi skrbel za družinske rojstne dneve in bi to šel mimo.

Zaprite opombo s klikom na gumb X v zgornjem desnem kotu. Shrani se samodejno.

Tukaj je nekaj priročnih nasvetov za Outlookove beležke:

• Zapisek znova odprete: dvokliknite ga. Odprt ostane, dokler ga ne zaprete ali dokler ne zaprete Outlooka.
• Če želite premakniti opombo: povlecite jo za naslovno vrstico (barvna vrstica na vrhu) in jo postavite kamor koli na zaslon, tudi zunaj meja Outlookovega okna. Tam ostane, dokler ne zaprete Outlooka.
• Če želite urediti opombo: odprite jo in uredite stran.
• Če želite spremeniti velikost opombe: kliknite in povlecite njen spodnji desni kot.
• Za brisanje beležke: Izberite jo in naredite nekaj od naslednjega: Izberite Domov → Izbriši, pritisnite tipko Delete na tipkovnici ali z desno tipko miške kliknite zapisek in v meniju, ki se odpre, izberite Izbriši.

Tako kot pri izbrisanem stiku se izbrisana opomba premakne v mapo Izbrisani predmeti.

Če želite pridobiti izbrisano beležko, odprite razdelek Pošta v Outlooku , prikažite vsebino mape Izbrisani elementi, poiščite opombo in jo povlecite na ikono Opombe v spodnjem levem kotu okna. Lahko ga tudi kliknete z desno tipko miške, izberete Premakni v mapo in nato določite, kam ga želite premakniti.

Kako kategorizirati svoje Outlookove zapiske

Ker je beležka tako večnamenska postavka, se vam bo morda zdelo koristno ustvariti kategorije za razlikovanje ene vrste beležke od druge.

Z dodelitvijo barve zapisku lahko navedete, katero vrsto informacij vsebuje. Lahko se na primer odločite, da bodo finančne zapiske zelene, družinske zapiske pa modre.

Če želite beležki dodeliti barvno kategorijo

Z desno tipko miške kliknite opombo in izberite Kategoriziraj. Prikaže se meni z izbiro barv.

Kliknite na želeno barvo.

Če je vaš primarni/privzeti e-poštni račun vrste IMAP, ne boste mogli uporabljati kategorij. Če v meniju z desnim klikom ne vidite možnosti Razvrsti, je to razlog.

Če ste to kategorijo že uporabljali, ste na tej točki končali. Ikona in ozadje opombe spremenita to barvo. Vendar pa se ob prvi uporabi določene barve odpre pogovorno okno Preimenuj kategorijo, tako da lahko dodelite ime. Outlook barvi ne pripisuje nobenega posebnega pomena; to narediš sam. Če ste pozvani, spremenite ime v polju Ime. Nato kliknite V redu.

Če želite preimenovati kategorijo, lahko to storite tako, da sledite tem korakom:

Izberite Domov → Kategorije → Vse kategorije.

Odpre se pogovorno okno Barvne kategorije.

Kliknite želeno kategorijo in kliknite Preimenuj.

Ime postane mogoče urejati.

Vnesite novo ime in pritisnite Enter.

Upoštevajte na zgornji sliki, da lahko tudi ustvarjate in brišete kategorije ter spreminjate barvo, dodeljeno kategoriji. (To je lahko koristno, na primer, če želite spremeniti barvo, ki se uporablja za predstavljanje določene kategorije, vendar ne želite izgubiti informacij o kategoriji, ki so že dodeljene obstoječim opombam.) Imate lahko do 25 kategorij.

Zapisku je lahko dodeljenih več kategorij. Vsaka kategorija je stikalo za vklop/izklop za vsako beležko. Ikona opombe prikazuje samo barvo za kategorijo, ki ji je bila nazadnje dodeljena, vendar še vedno ohranja tudi svojo drugo kategorizacijo. Če želite odstraniti kategorijo iz zapiska, izberite zapisek, kliknite Domov → Kategoriziraj in kliknite kategorijo, da izklopite za ta zapisek.

Kategorije si delijo tudi funkcije Koledar in Opravila v Outlooku. Ko ustvarjate kategorije, razmislite o tem, kako bi morda želeli kategorizirati tudi sestanke in dogodke.