Kako ustvariti e-poštna opozorila za SharePointovo skupino

Če RSS ni vaša stvar, se lahko odločite za prejemanje e-poštnih obvestil, ko se aplikacije SharePoint spremenijo, tako da ustvarite opozorilo. Opozorila so odličen način za spremljanje sprememb, ki jih vaši soigralci naredijo v dokumentih in predmetih.

Za ustvarjanje opozoril potrebujete dovoljenje za ustvarjanje opozoril. To dovoljenje je običajno podeljeno z vnaprej pripravljeno konfiguracijo skupine Člani mesta SharePoint.

Če želite ustvariti opozorilo za aplikacijo, sledite tem korakom:

Pobrskajte do aplikacije, v kateri se želite naročiti na opozorilo, in nato kliknite spustni gumb Opozori me v razdelku Skupna raba in sledenje zavihka Knjižnica na traku (za aplikacijo, ki temelji na knjižnici) ali zavihek Seznam na traku (za aplikacijo, ki temelji na seznamu).
Če ne vidite gumba Opozori me, je verjetno, da vaš skrbnik ni konfiguriral nastavitev za odhodno e-pošto. Če nastavitve odhodne e-pošte niso konfigurirane v osrednji administraciji, potem gumb Opozori me uporabnikom preprosto ne bo prikazan. Če pa uporabljate SharePoint Online, potem je Microsoft že konfiguriral odhodno e-pošto in pripravljeni ste.

Na spustnem seznamu izberite Nastavi opozorilo v tej knjižnici.
Prikaže se okno Novo opozorilo.
Na opozorilo za element ali dokument se lahko naročite tako, da izberete element ali dokument in izberete Opozori me na zavihku Elementi na traku.

V besedilno polje Alert Title vnesite ime za opozorilo.
Naj bo ime nekaj pomembnega za vas v mapi »Prejeto«, na primer Dokumenti, spremenjeni danes – spletno mesto proračunske ekipe . V nasprotnem primeru ne morete ločiti enega opozorila od drugega.

V besedilno polje Pošlji opozorila v vnesite imena oseb poleg vas, ki bi morale prejeti opozorilo.
Tako je, lahko se naročite na druge ljudi na opozorilo! Imeti morate dovoljenje za upravljanje opozoril, ki je privzeto dodeljeno lastnikom spletnih mest.
Organizacije in lastniki spletnih mest bodo morda želeli naročiti več uporabnikov na opozorilo, da se prepričajo, da bodo prejemali pomembne posodobitve, in jih spodbuditi, da prispevajo k deski za razprave, blogu ali wikiju. Uporabniki se lahko še vedno onemogočijo tako, da spremenijo nastavitve v svojih nastavitvah opozoril.

V razdelku Način dostave izberite, ali želite prejemati opozorila po e-pošti ali besedilnem sporočilu na svoj mobilni telefon.
Besedilna sporočila zahteva, da skrbnik SharePoint konfigurira to storitev prek tretje osebe, zato morda ne boste mogli pošiljati opozoril v telefon.

V razdelku Vrsta spremembe izberite možnost, ki se ujema z vrsto obvestil, ki jih želite prejemati – vse spremembe, dodani novi elementi, spremenjeni obstoječi elementi ali izbrisani.
Če ste odgovorni za upravljanje aplikacije, bi morali prejeti opozorilo vsakič, ko so elementi izbrisani.

V razdelku Pošlji opozorila za te spremembe izberite, kdaj želite prejemati opozorila.
Možnosti, ki jih vidite tukaj, se razlikujejo glede na vrsto aplikacije, s katero delate. Aplikacija Opravila vam na primer omogoča, da prejmete opozorilo, ko je opravilo označeno kot Dokončano ali kadar koli se spremeni opravilo z visoko prioriteto.

V razdelku Kdaj pošiljati opozorila izberite pogostost pošiljanja opozoril.
Prejmete jih lahko takoj, enkrat na dan ali enkrat na teden. Dnevni povzetki so lepi; sicer boste verjetno prejeli preveč e-pošte.

Kliknite V redu, da ustvarite opozorilo.

Oglejte si ta primer konfiguriranja opozorila.

Prejmite e-pošto, ko se spremeni seznam ali knjižnica.

Vsakič, ko uporabniki rečejo, da potrebujejo potek dela za prejemanje obvestil, najprej poskusite z opozorilom. Presenečeni bi bili, kako pogosto opozorila ponujajo potrebne možnosti.

Če ima vaša aplikacija osebni ali javni pogled, ki vključuje filter, se lahko naročite na spremembe samo tega pogleda. Recimo, da želite biti obveščeni prek besedilnega sporočila, ko ima element v aplikaciji za sledenje težavam prednost nastavljena na visoko. Ustvarili bi pogled, ki filtrira aplikacijo za težave z visoko prioriteto. Izberite filtrirani pogled v razdelku Pošlji opozorila za te spremembe, ko ustvarite svoje opozorilo, in prejeli boste opozorila, ko elementi izpolnjujejo merila filtra.

Če želite prejemati opozorila, morate imeti v svojem SharePointovem profilu konfiguriran e-poštni naslov. Če se vaš SharePoint strežnik nahaja v vašem omrežju, to običajno ni težava. Vendar pa Office 365 morda ni integriran z vašim omrežjem in informacijami o e-pošti. V teh primerih lahko vaš skrbnik ročno konfigurira vaš e-poštni naslov ali vam za to odobri dovoljenje.

Vsa opozorila lahko upravljate z ene strani, namesto da se pomikate po posameznem seznamu. Če želite upravljati vsa opozorila, ki jih imate na določenem mestu, in jih spremeniti ali izbrisati, sledite tem korakom:

Brskajte do aplikacije, v kateri ste trenutno naročeni na opozorilo.

Na zavihku Seznam na traku v razdelku Skupna raba in sledenje izberite Opozori me → Upravljaj moja opozorila.

Izberite ustrezno povezavo z imenom opozorila.
Prikaže se stran Upravljanje mojih opozoril na tem spletnem mestu z vsemi možnostmi, ki ste si jih ogledali, ko ste prvič ustvarili opozorilo. Spremenite nastavitve po želji.
Niste nastavili opozorila za začetek? Še vedno lahko preberete nastavitve in spremenite izbire (glejte seznam prejšnjih korakov). Vaše spremembe ne vplivajo na nastavitve opozoril za druge, če je bilo opozorilo ustvarjeno za več uporabnikov hkrati.

Kliknite V redu, da spremenite opozorilo z novimi nastavitvami, ali Izbriši, da izbrišete opozorilo.
Če izbrišete opozorilo, ki je bilo ustvarjeno za vas, ne izbrišete opozorila drugih uporabnikov, ki so v skupini, za katero je bilo ustvarjeno opozorilo.

Če ste skrbnik mesta, lahko upravljate opozorila vseh na spletnem mestu tako, da kliknete povezavo Opozorila uporabnika v razdelku Skrbništvo mesta na strani z nastavitvami mesta.