Kako upravljati razpoložljivost virov v projektu 2016

Številne funkcije Project 2016 upravljajo z viri – zlasti tako, da vam pomagajo opaziti celotno porazdelitev virov. Prerazporeditev je izračun, ki temelji na koledarju in razpoložljivosti vira, ki kaže, da je bilo na podlagi te razpoložljivosti dodeljeno preveč dela.

Razmislite o Monici Mendez, inženirki, ki dela standardni osemurni dan na podlagi svojega koledarja. Monica je dodeljena nalogi Napiši končno poročilo pri 50 odstotkih njene razpoložljivosti in nalogi Ustvari specifikacije načrta – ki se pojavi sočasno z nalogo poročila – pri 100 odstotkih njene razpoložljivosti. Monica zdaj dela s 150 odstotki svoje razpoložljivosti oziroma 12 ur na dan. Uboga Monica je prezasedena. Bodite previdni - morda bo celo zapustila projekt.

Vir je privzeto dodeljen opravilu s 100-odstotno razpoložljivostjo (ali enotami), vendar lahko to nastavitev spremenite, če veste, da bo vir dodeljen več nalogam in lahko porabite le omejen čas za delo vsakega posebej.

Ocenjevanje in nastavitev razpoložljivosti virov

Razpoložljivost je za nekatere vire lažje oceniti kot za druge. Vodja verjetno ne bo cel dan posvetil nobeni posamezni nalogi, saj se mora ukvarjati z vsemi zaposlenimi, ki mu poročajo in tudi podpisovati pooblastila, se udeleževati sestankov v zvezi z različnimi projekti in na primer pripravljati proračune. Razpoložljivost proizvodnega delavca je morda lažje določiti na eno samo nalogo: če eno proizvodno delovno mesto preživi tri dni na liniji in ena oseba ves čas dela na liniji, je natančneje reči, da opravlja to nalogo v celoti. čas.

Ena od napak, ki so jih naredili začetniki projekta, je pretirano razmišljanje o razpoložljivosti. Seveda nihče ne porabi osem ur na dan za eno samo nalogo v projektu. Zaposleni preživijo del svojih delovnih dni za branje e-pošte, klepetanje s sodelavci in odgovarjanje na telefonske klice o vprašanjih, ki niso povezana z njihovimi projekti. Vir lahko en dan porabi za nalogo sedem ur, naslednji dan pa le tri ure.

Pri ocenjevanju razpoložljivosti se ne zadržujte na dnevnem urniku virov. Če se zaposleni v času trajanja naloge osredotoča nanjo, je 100-odstotna razpoložljivost ustrezna nastavitev. Če ta oseba dela le pet dni pri desetdnevni nalogi, je to 50-odstotna razpoložljivost, ne glede na to, ali dela štiri ure na dan deset dni ali pet polnih dni kadar koli.

Nastavitev Enote (razpoložljivost) vam pomaga opaziti preobremenjenost vira, ki lahko dela na več opravilih hkrati v načrtu projekta.

Če želite nastaviti privzete enote virov za določanje razpoložljivosti, sledite tem korakom:

Prikažite pogled lista virov.

Kliknite stolpec Max za vir.

Vnesite številko, ki predstavlja odstotek časa, v katerem je vir na voljo za delo na projektu.

Vnesite na primer 33 za vir, ki je na voljo eno tretjino časa, ali 400 za vir, ki lahko zagotovi štiri delavce za polni delovni čas. (Vnosi, večji od 100 odstotkov, predstavljajo vire, ki zagotavljajo skupini ali skupini za obdelavo nalog.) Najpogostejši vnos (privzeto) je 100 za en vir, ki dela polni delovni čas na nalogah v projektu.

Pritisnite Enter ali Tab.

Vnos je končan.

Upoštevajte, da to deluje samo za vire, katerih tip je nastavljen na Delo.

Ko vir pride in gre

Poleg tega, da je vir na voljo projektu le določen odstotek časa (recimo 50 odstotkov celotnega trajanja projekta), je lahko vir na voljo le določeno časovno obdobje (morda april–junij) v času trajanja projekta. projekt — običajno, ko uporabljate vir, izposojen iz drugega oddelka, ali ko delate s svobodnjakom, ki se v vaš projekt stiska z drugimi. Drug možen vir je tisti, ki je na voljo polovični delovni čas v prvih nekaj dneh projekta in nato polni delovni čas za preostanek.

V tem primeru vnesete časovno obdobje v stolpca Na voljo od in Na voljo do območja Razpoložljivost vira v pogovornem oknu Informacije o viru, kot je prikazano, da določite različno razpoložljivost.

Časovna obdobja in enote razpoložljivosti.

Če želite določiti omejeno obdobje, v katerem je vir na voljo za delo na vašem projektu, sledite tem korakom:

Prikažite pogled lista virov.

Dvokliknite vir.

Prikaže se zavihek Splošno v pogovornem oknu Informacije o viru.

Če želite določiti obdobje razpoložljivosti, uporabite stolpca Dostopno od in Na voljo za (v območju Razpoložljivost vira).

V stolpcu Enote v isti vrstici kliknite puščice, da povečate ali znižate razpoložljivost v korakih za 50 odstotkov, ali vnesite številko.

Pritisnite Enter, da dokončate vnos.

Ponovite koraka 3 in 4, da podate dodatna obdobja razpoložljivosti v naslednjih vrsticah v območju Razpoložljivost virov.

Kliknite gumb V redu, da shranite nastavitev.