Kako uporabljati SharePoint Team Services z Outlookom 2013

Microsoft dejansko ponuja več kot en način uporabe Outlooka 2013 za sodelovanje z drugimi ljudmi. SharePoint Team Services se poveže z Outlookom in vam pomaga pri sodelovanju. SharePoint je v bistvu spletno orodje za sodelovanje, ki vam pomaga usklajevati sestanke, projekte in dejavnosti ter deliti dokumente z drugimi ljudmi.

Toda SharePoint lahko nastavi tudi mape v Outlooku, tako da si lahko ogledate ključne informacije (kot so dokumenti, koledarji in opravila) s SharePointovega spletnega mesta, tudi ko niste povezani. SharePoint ponuja nekaj priročnih funkcij za sodelovanje, ki bi jih lahko uporabljali z ljudmi zunaj vaše organizacije.

V večini primerov nimate izbire, ali boste uporabili Microsoft Exchange ali SharePoint Team Services; nekdo drug (na primer vaš sistemski skrbnik) se o tem odloči namesto vas. Pravzaprav boste morda morali uporabiti oba izdelka; Outlook se brez težav poveže z Exchange in SharePoint hkrati.

Verjetno je, da če se boste kdaj vključili v SharePoint Team Services, boste to storili zato, ker vas nekdo prosi, da se pridružite skupni skupini. Če nihče nikoli ne vpraša, vam ni treba razmišljati o tem in lahko preskočite naslednje razdelke.

Pridružite se skupini SharePoint

Prvi ključ za odklepanje SharePointa je e-pošta, ki vas prosi, da se pridružite skupini SharePoint. Sporočilo je navadna e-pošta, ki vsebuje vaše uporabniško ime, geslo in povezavo do SharePointovega mesta.

Kliknite povezavo.

V vašem spletnem brskalniku se odpre spletno mesto, ki je namenjeno dejavnostim ekipe, ki ste jo prosili, da se pridružite. Vsako SharePointovo spletno mesto je videti drugače; kliknite povezave na spletnem mestu in si oglejte, kaj ponuja.

Prijavite se z imenom in geslom, ki sta v e-pošti.

Povežite Outlook s SharePointovimi podatki

Nekatere dele SharePointovega spletnega mesta je mogoče povezati z Outlookom, tako da se informacije s spletnega mesta samodejno prikažejo v Outlooku. Če na spletnem mestu SharePoint vidite ikono z oznako Poveži se z Outlookom, lahko kliknete to ikono, da pošljete informacije s te strani naravnost v Outlook.

Dostopajte do SharePointovih podatkov iz Outlooka

Microsoft Office je tesno povezan s SharePointom. Če imate ustrezna dovoljenja, lahko Outlook dostopa do skoraj vseh informacij na SharePointovem mestu in ohranja različice dokumentov, shranjenih na SharePointovem mestu, sinhronizirane s tistimi, shranjenimi v vaših sistemih – in obratno.

Informacije, ki jih SharePoint pošlje Outlooku, se prikažejo v lastnem nizu SharePointovih map. Če v navigacijski vrstici kliknete gumb Pošta, vidite, da SharePoint vključuje mape kot del seznama. Kliknite katero koli SharePointovo mapo, da vidite, kaj je v njej.

Te mape imajo skupne dokumente, kot so datoteke Word, Excel in PowerPoint. Ko izberete dokument, se v podoknu za branje prikaže njegov predogled – če dvokliknete dokument, se dokument odpre v lastni aplikaciji, kot je Word.

Če imate ustrezna dovoljenja, lahko urejate dokument brez povezave in nato posodobljen dokument pošljete na SharePointovo spletno mesto s svojimi spremembami. Vendar pa običajno ne morete dodati novih elementov v SharePointove mape neposredno prek Outlooka. Namesto tega običajno dodajate informacije v SharePoint prek ustrezne aplikacije Microsoft Office (kot je Word) ali ko ste prijavljeni na SharePointovo mesto s spletnim brskalnikom.

SharePointove koledarje in opravila v skupni rabi si lahko ogledate v Outlooku na popolnoma enak način, kot si ogledujete Outlookove koledarje ali informacije o opravilih. Pojavijo se na istih seznamih kot vaši koledarji in opravila – koledarje v skupni rabi si lahko celo ogledate vzporedno s svojim koledarjem. Če imate ustrezna dovoljenja, lahko spremenite koledarje in opravila ali ustvarite nove vnose.

Kdaj boste torej najverjetneje zagnali v SharePointu in kdaj boste uporabljali Exchange? Exchange je najbolj primeren za komunikacijo, načrtovanje in določanje opravil med ljudmi, ki si delijo isti e-poštni sistem, medtem ko je SharePoint bolj primeren za ljudi, ki morajo sodelovati s skupnimi dokumenti in informacijami – zlasti za tiste, ki si ne delijo istega e-poštni sistem ali viri podjetja.